Source: Pixabay
Banyak software procurement yang dijumpai bersifat universal. Agar tidak salah pakai, Anda harus tahu tips memilih software procurement yang terbaik untuk Anda.
Software procurement terdiri dalam berbagai jenis dan mampu membantu Anda dalam menangani proses pengadaan atau procurement dengan efisiensi dan produktivitas yang lebih besar. Tetapi untuk menemukan sistem eprocurement yang memberikan nilai terbaik untuk investasi Anda, penting untuk memahami opsi dan manfaat yang diberikan masing-masing.
Pemahaman tentang Jenis Software Procurement
Source: Arek Socha from Pixabay
Selama beberapa tahun terakhir, peran tim procurement di sebagian besar bisnis berkisar pada penghematan biaya. Namun, dengan munculnya pasar yang terhubung secara global dan dipenuhi dengan data yang menyimpan potensi untuk menghasilkan wawasan yang bernilai tinggi, profesional di bidang procurement menyadari peran mereka berkembang menjadi lebih terfokus pada sumber strategis, manajemen pengeluaran yang efektif, dan manajemen risiko.
Kebutuhan akan procurement sendiri diharapkan terus tumbuh. Dalam sebuah studi 2019, Market Research Future memperkirakan bahwa software procurement akan memiliki ukuran pasar global US$ 9,6 miliar pada tahun 2023, hampir dua kali lipat nilai pada tahun 2017.
Pertumbuhan ini sama sekali tidak mengejutkan ketika seseorang mempertimbangkan bagaimana otomatisasi dan kecerdasan buatan, bersama dengan optimalisasi proses dan manajemen data yang lebih baik, memberikan insentif kuat bagi tim procurement yang ingin memaksimalkan return-on-investment (ROI) manajemen procurement.
Tidak semua software procurement dibuat sama. Beberapa aplikasi fokus pada peningkatan proses tunggal, seperti siklus procure-to-pay, atau penanganan sistem tunggal yang kompleks, seperti manajemen pemasok.
Lainnya, sistem procurement yang lebih kuat mengambil pendekatan yang komprehensif. Sistem ini mengintegrasikan procurement dengan sumber daya software yang ada seperti perencanaan sumber daya perusahaan (enterprise resource planning) dan software akuntansi untuk menciptakan ekosistem software tunggal yang saling terhubung.
Beberapa jenis software eProcurement yang paling umum, berdasarkan sumber Purchase Control, meliputi:
Baca Juga: Mengenal Procure to Pay, Siklus Membeli sampai Membayar
1. Analisis Pengeluaran
Selama menjalani bisnis data untuk setiap transaksi, komunikasi, dan interaksi akan disimpan. Analisis pengeluaran umumnya menunjukkan pola dalam perilaku pembelian yang dapat membantu merampingkan proses internal dan mengoptimalkan penghematan biaya untuk bisnis yang sedang Anda jalani. Banyak aplikasi analisis pengeluaran yang tersebar dan dapat memungkinkan Anda untuk melakukan efisiensi dari hal vendor, kategori, proyek, dll.
2. Software untuk Melakukan Purchase Order
Software atau perangkat lunak yang menyediakan fasilitas purchase order akan membantu Anda melakukan manajemen pengeluaran dengan memberikan catatan lengkap dari setiap pembelian, melacak dan menyimpan semua data, serta mengefisiensikan waktu dan uang yang terbuang karena kesalahan. Pengguna dapat melakukan purchase order dari template, serta diisi secara otomatis dengan informasi permintaan pembelian, syarat dan harga vendor, standar industri, dan hukum.
3. Manajemen Hubungan Supplier
Manfaat signifikan dalam bentuk pengurangan risiko, laba lebih tinggi, dan keunggulan kompetitif yang lebih baik adalah menemukan, memilih, dan bekerja dengan supplier terbaik untuk bisnis yang sedang Anda jalankan.
Software ini umumnya digunakan untuk mencari vendor berdasarkan kriteria spesifik (kapasitas, lokasi, riwayat kepatuhan, sertifikasi khusus, dll.). Perangkat lunak manajemen hubungan vendor digunakan untuk mencatat informasi pemasok yang akurat dan terkini, melacak riwayat kinerja pemasok, dan profil risiko.
Software ini juga memastikan Anda memilih pemasok utama secara efektif dan merehabilitasi kinerja yang kurang baik atau memangkasnya dari rantai pasokan. Software manajemen hubungan supplier juga menghubungkan Anda ke procurement lain atau perangkat lunak ERP untuk mengisi data pemasok ke dalam bentuk, basis data, dll secara otomatis.
Baca Juga: 7 Langkah dalam Proses Procurement
4. eSourcing
Electronic Sourcing atau esourcing memberikan fasilitas pada supplier potensial untuk menanggapi Request for Proposal (RFP), Request for Quotes (RFQ), Request for Information (RFI), dan lain-lain secara elektronik. Anda juga dapat mendorong persaingan sehat antara supplier dengan memungkinkan mereka melihat peringkat dan nilai penawaran yang relatif terhadap pesaing mereka.
5. Contract Management
Software contract management atau manajemen kontrak memudahkan pengguna merakit kontrak sesuai permintaan dengan waktu dan usaha yang minimal. Pengguna dapat memberikan penjelasan mengenai kontrak secara elektronik untuk mendapatkan persetujuan, melacak penambahan atau revisi, serta memberi tahu tim procurement dan tim hukum ketika kontrak mendekati akhir siklus kontrak.
Software ini juga memberikan solusi penyimpanan dokumen dan manajemen data yang terpusat (berbasis cloud).
6. Software eProcurement
Software eprocurement atau electronic procurement menciptakan pengalaman yang hampir mirip dengan momen ketika Anda membeli barang pribadi di website. eProcurement memungkinkan profesional di bidang procurement membuat katalog barang dan jasa yang telah diisi sebelumnya dan belum diisi dari vendor yang disetujui.
Calon pengguna dapat memilih barang dan layanan yang sesuai dengan kebutuhan serta memeriksanya. Purchase requisition dibuat dan dialihkan dengan baik untuk approval (tergantung pada batas pengeluaran, kategori barang, anggaran proyek dan departemen, dan lain-lain) atau langsung ke procurement untuk menghasilkan purchase order.
7. Software eInvoicing
Perangkat lunak electronic invoicing atau e-invoicing dikenal juga sebagai software ePayment. Software ini menghubungkan supplier dengan sistem procurement dan memungkinkan pembuatan faktur bebas kertas yang lebih akurat dan efisien.
Beberapa paket dalam perangkat ini menawarkan diskon bawaan khusus untuk pembayaran awal, integrasi dengan manajemen kontrak, eProcurement, dan perangkat lunak akuntansi untuk membantu memastikan pencatatan. Pengguna hanya memesan barang dari vendor yang memenuhi syarat, ketentuan, dan harga yang disetujui secara kontrak.
Semua data transaksi lengkap, transparan, dan akurat. Informasi faktur mudah diverifikasi terhadap dokumen terkait seperti pesanan pembelian asli, dan dalam hal barang fisik, dokumen pengiriman dan pembeli dapat secara otomatis memesan barang dan jasa dengan harga optimal berdasarkan promosi vendor, tingkat pengeluaran yang ditentukan dalam kontrak mereka, dan lain-lain.
8. Paket Software Procurement Custom
Saat pengguna membuat atau membeli software tertentu, paket yang menawarkan fungsionalitas P2P lengkap kadang tak mampu dihindari padahal harganya sangat mahal. Akhirnya, salah satu jalan keluarnya adalah dengan menerapkan paket software procurement custom untuk pembayaran. Jika ditambahkan kapabilitas, maka solusinya adalah menerapkan sistem source-to-pay.
9. Procurement yang Lebih Komprehensif
Beberapa rangkaian e-procurement yang ditawarkan perusahaan dapat disesuaikan dengan lengkap untuk mencakup banyak hal hingga jenis software procurement lainnya yang lebih komprehensif. Hal ini dibarengi fitur-fitur seperti manajemen inventaris, manajemen aset, dan integrasi manajemen proyek.
Baca Juga: Mengapa Procurement Etis Penting?
Bagaimana Memilih Software Procurement yang Tepat untuk Bisnis Anda?
Source: Robin Higgins from Pixabay
Baik Anda berinvestasi dalam rangkaian procurement lengkap maupun memulai dari yang kecil dengan solusi P2P dasar, memilih software procurement tidak harus sulit atau membuat frustrasi.
Pada akhirnya, jenis perangkat yang tepat untuk perusahaan Anda adalah yang memenuhi kebutuhan Anda, membebaskan Anda dari ketidakefisienan dan memungkinkan tim Anda fokus membangun nilai, inovasi, dan keuntungan riil.
Tentang ProcurA
ProcurA sebagai penyedia solusi e-procurement bisa menjadi pilihan Anda dalam mengelola strategi perusahaan. Tertarik mencari tahu lebih banyak tentang software procurement lengkap yang kami tawarkan? Kunjungi situs kami di sini. Sukses!