Source: Pexels
Produksi menjadi barang final akan membutuhkan tenaga ekstra untuk meyakinkan kembalinya investasi yang ingin kita capai dari pembuatan produk tersebut. Dalam dunia B2B, proses ini dinamakan procure to pay.
Proses procure-to-pay — juga dikenal sebagai siklus pembelian untuk membayar — adalah proses yang digunakan bisnis untuk menanyakan dan meminta kemudian menerima dan membayar setiap layanan dan barang mentah yang mereka gunakan sepanjang proses menciptakan produk atau layanan. Proses pembelian untuk membayar melibatkan beberapa langkah untuk menyelesaikan satu pesanan.
Baca Juga: Apa Peran Procurement Analyst?
Bagaimana Proses Procure to Pay Bekerja
Source: Pexels
Mayoritas proses procure to pay meliputi langkah-langkah ini:
- Manajemen persediaan: Ini adalah metode yang perusahaan gunakan untuk terhubung ke supplier saat ini dan mengelola hubungan tersebut untuk tujuan pemesanan
- Pemilihan pemasok: Ini melibatkan penelitian dan pemilihan pemasok yang disukai untuk membeli barang dan jasa.
- Permintaan pembelian/permintaan ulang: Proses internal ini melibatkan perolehan persetujuan yang diperlukan untuk memesan produk atau layanan dari vendor.
- Pesanan pembelian: Pada tahap ini, perusahaan membuat dokumen formal yang telah diterima oleh vendor menjadi kontrak yang mengikat secara hukum. Ini adalah tempat perusahaan memberikan spesifikasi barang dan jasa yang akan dipesan termasuk jumlah dan persyaratan vendor.
- Menerima: Pada titik ini, perusahaan menangani tanda terima barang. Perusahaan menerima pengiriman fisik barang dari vendor dan memasukkan apa yang telah perusahaan terima ke dalam inventaris, pelacakan, dan sistem akuntansi.
- Rekonsiliasi faktur: Pada tahap ini, perusahaan membandingkan faktur dengan pesanan pembelian untuk memastikan bahwa perusahaan hanya membayar barang yang dipesan dan diterima. Perusahaan juga dapat memeriksa untuk memastikan semua biaya sesuai dengan harga dan ketentuan kontrak vendor.
- Hutang akun: Pada langkah akhir proses, perusahaan menangani pesanan pembelian untuk pembayaran, mengirim pembayaran, dan memasukkan jumlahnya ke dalam sistem akuntansi.
Baca Juga: 7 Langkah dalam Proses Procurement
Proses Procure to Pay Modern
Source: Pexels
Proses procurement saat ini telah berjalan jauh sejak awal teknologi. Namun, sebagian besar perusahaan masih belum mampu mempercepat tren procurement saat ini.
Procure to pay adalah proses, bukan teknologi. Namun, perangkat lunak tersedia untuk menangani seluruh proses procure to pay atau berbagai komponennya seperti faktur manajemen inventaris dan akuntansi.
Laporan terbaru menunjukkan ada 56 persen bisnis yang disurvei memiliki departemen procurement terpusat dengan proses standar untuk organisasi. Namun, itu tidak berarti proses saat ini dikendalikan. Mayoritas proses terpusat akhirnya menjadi kombinasi langkah manual dan sistem elektronik.
Perusahaan yang mengandalkan kombinasi ini memiliki visibilitas penuh ke dalam pembelian sebelumnya dan tidak memiliki kemampuan untuk melacak pengeluaran mereka secara real-time. Dengan demikian, mereka mengalami pengeluaran yang sangat besar yang berdampak negatif pada anggaran dan arus kas. Ketika perusahaan melihat semua masalah procure to pay ini, perusahaan akan melihat bahwa hal ini memengaruhi proses audit dan pelaporan.
Solusi Procurement Berbasis Cloud
Source: Pexels
Baca Juga: Perbedaan Procurement dan Purchasing, Ketahui Hal-hal Ini!
Jika perusahaan belum beralih ke solusi procurement berbasis cloud, kemungkinan karena apa yang perusahaan miliki saat ini berfungsi dengan baik-baik saja.
Jika perusahaan mempercayai alat internal atau perangkat lunak otomasi yang dapat dibayarkan, itu mungkin sesuai dengan kebutuhan perusahaan sekarang. Tetapi, jika bisnis perlu memodifikasi proses untuk alasan apa pun, hal ini mungkin memerlukan banyak waktu dan sumber daya untuk mengubah alat demi kebutuhan perusahaan.
Opsi penyesuaian dan pembaruan juga mungkin sangat terbatas. Setelah bertahun-tahun berubah, sistem akan menjadi usang yang menyebabkan bisnis menggunakan proses procure to pay yang tidak efisien.
Menggunakan perangkat lunak pesanan pembelian berbasis cloud atau sistem pengadaan elektronik memberikan visibilitas dan fleksibilitas yang lebih baik bagi perusahaan Anda dan menghilangkan kebutuhan untuk mengatasi pembaruan dari waktu ke waktu.
Berinvestasi dalam e-procurement berbasis cloud memungkinkan perusahaan untuk mengelola dan merampingkan proses procure to pay dan sistem terpusat yang memungkinkan perusahaan untuk mengelola pesanan, faktur, pelaporan, dan pembayaran dari lokasi pusat yang dapat diakses dari perangkat apapun dengan koneksi internet.
Dengan pendekatan ini, perusahaan dapat mengatur izin untuk setiap orang di perusahaan berdasarkan peran mereka. Kepala departemen dapat memiliki kemampuan untuk menyetujui pesanan sementara perusahaan dapat mengatur alur kerja persetujuan multilangkah untuk pembelian yang lebih besar. Perusahaan dapat melacak anggaran departemen, membatasi pengeluaran, dan sebagainya.
Pencocokan tiga arah memudahkan perusahaan mengeluarkan uang untuk apa yang dipesan dan diterima. Manajemen kontrak lebih mudah karena kontrak dapat disimpan secara digital dengan masing-masing vendor, membuatnya mudah diakses untuk tujuan kepatuhan dan pemantauan.
Pada akhirnya, perusahaan akan memiliki hubungan pemasok yang lebih kuat di seluruh rantai pasokan karena perusahaan dapat membayar mereka lebih cepat dari yang dimungkinkan untuk menegosiasikan syarat pembayaran dan diskon yang lebih baik.
Tentang ProcurA
Jika Anda tertarik menggunakan e-procurement berbasis cloud untuk perusahaan Anda, ProcurA bisa jadi pilihan tepat. Perusahaan ini menyediakan jasa perangkat lunak e-procurement yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan Anda. Silakan klik di sini untuk informasi lebih lanjut.