Dalam proses pengadaan barang dan jasa, terutama di lingkungan perusahaan, memahami harga pasaran barang adalah tips menghindari harga overprice.
Namun kenyataannya, banyak tim procurement yang tidak memiliki acuan harga yang akurat dan terkini.
Akibatnya, proses pembelian sering kali dilakukan tanpa data pembanding yang memadai, dan ini membuka peluang besar terjadinya pembelian barang dengan harga yang terlalu mahal atau yang sering disebut dengan istilah overprice.
Ketika perusahaan tidak mengetahui harga pasaran, keputusan pembelian menjadi lemah secara data.
Tim procurement hanya mengandalkan informasi dari satu vendor, atau bahkan hanya dari pengalaman sebelumnya, tanpa pembanding objektif.
Padahal, pasar terus berubah. Harga yang wajar tahun lalu bisa jadi sudah tidak relevan hari ini. Inilah yang menyebabkan banyak perusahaan secara tidak sadar terus menerus membeli barang dengan harga di atas nilai pasar.
Baca Juga: 9 Cara Manajemen Pengeluaran Bagi Bisnis
Kenapa Sering Kena Overprice?
Salah satu penyebab utama mengapa perusahaan sering mengalami overprice adalah kurangnya referensi harga.
Dalam banyak kasus, tim pembelian hanya menerima satu penawaran harga dari vendor yang sudah bekerja sama sejak lama. Tanpa ada perbandingan dengan penawaran dari vendor lain, maka tidak ada tolok ukur yang bisa digunakan untuk menilai apakah harga tersebut wajar atau tidak.
Selain itu, tidak adanya histori harga dari pembelian sebelumnya juga menjadi faktor yang memperparah kondisi ini.
Jika tidak ada catatan harga barang yang dibeli tahun lalu, atau bahkan bulan lalu, maka sangat sulit untuk menilai apakah terjadi kenaikan harga yang wajar atau justru tidak masuk akal.
Apalagi jika proses pengadaan masih dilakukan secara manual atau tidak terdigitalisasi akses terhadap informasi menjadi sangat terbatas.
Solusi: Gunakan Fitur Perbandingan Vendor dan Histori Harga
Untuk mengatasi masalah ini, perusahaan perlu mulai mengadopsi sistem procurement berbasis digital yang memiliki fitur perbandingan vendor dan histori harga.
Fitur ini sangat membantu dalam meningkatkan efisiensi, transparansi, dan akurasi dalam proses pembelian.
Perbandingan Vendor Otomatis
Dengan fitur ini, tim procurement bisa langsung membandingkan beberapa penawaran harga dari vendor berbeda secara berdampingan.
Tidak hanya harga, sistem juga biasanya menampilkan spesifikasi barang, lama pengiriman, hingga reputasi vendor berdasarkan rating atau histori kerja sama sebelumnya.
Bayangkan Anda hendak membeli printer kantor, dan sistem procurement Anda secara otomatis menampilkan tiga penawaran dari tiga vendor berbeda.
Dengan melihat perbandingan harga, garansi, dan fitur produk secara langsung, Anda bisa mengambil keputusan yang jauh lebih cepat dan tepat.
Tak perlu lagi meminta satu-satu atau menunggu vendor mengirimkan dokumen penawaran.
Baca Juga: 7 Langkah Zero Based Budgeting, Bisa Menghemat Budget Operasional Kantor!
Histori Harga
Selain membandingkan harga saat ini, fitur histori harga memungkinkan Anda melihat tren harga dari waktu ke waktu.
Apakah harga barang tertentu cenderung stabil, naik, atau justru pernah lebih murah di masa lalu? Informasi seperti ini sangat berguna sebagai dasar negosiasi. Anda tidak lagi sekadar menawar berdasarkan perasaan atau asumsi, tetapi berdasarkan data historis yang akurat.
Misalnya, tahun lalu Anda membeli kursi kerja ergonomis dengan harga Rp1.200.000 per unit. Tahun ini, vendor yang sama menawarkan kursi dengan spesifikasi yang sama seharga Rp1.500.000.
Dengan melihat histori harga di sistem, Anda punya argumen kuat untuk menawar atau mencari vendor lain yang menawarkan harga lebih kompetitif.
Notifikasi Harga Tak Wajar
Beberapa sistem procurement bahkan sudah dilengkapi dengan fitur deteksi otomatis terhadap harga yang jauh di atas rata-rata pasar.
Ketika sistem mengenali bahwa penawaran harga dari suatu vendor melampaui batas kewajaran berdasarkan histori, maka notifikasi akan muncul untuk memperingatkan pengguna.
Manfaat Jangka Panjang Penggunaan Fitur Ini
Penggunaan fitur perbandingan vendor dan histori harga bukan hanya solusi jangka pendek. Dalam jangka panjang, sistem ini akan membawa efisiensi besar bagi perusahaan.
Anda bisa menghemat anggaran pengadaan, mempercepat proses persetujuan, serta menjaga transparansi dalam setiap transaksi.
Selain itu, sistem ini memperkuat posisi negosiasi perusahaan.
Ketika Anda tahu persis bahwa harga barang tertentu pernah lebih murah, atau vendor lain bisa menawarkan harga lebih rendah untuk spesifikasi serupa, maka kekuatan tawar Anda meningkat drastis.
Fitur-fitur ini juga memungkinkan perusahaan untuk menyusun database harga yang bisa dijadikan referensi ke depan, sehingga proses pengambilan keputusan tidak lagi berdasarkan dugaan, tetapi berbasis data nyata.
Baca Juga: 9 Strategi Menghemat Biaya Pengadaan Barang Jasa Tanpa Mengorbankan Kualitas
Tips Menghindari Harga Overprice dalam Procurement
Salah satu tips menghindari harga overprice yang paling ampuh adalah dengan membandingkan harga secara rutin dan menggunakan data histori sebagai acuan.
Jangan terpaku pada satu vendor, dan hindari membuat keputusan pembelian tanpa melihat data pembanding.
Pastikan setiap proses pembelian memiliki dokumentasi lengkap yang bisa ditinjau ulang kapan saja. Dengan begitu, risiko membeli barang terlalu mahal bisa diminimalisir secara signifikan.
Tidak mengetahui harga pasaran barang bukan lagi alasan yang bisa diterima di era digital.
Dengan teknologi procurement yang terus berkembang, perusahaan memiliki banyak alat bantu untuk menghindari pembelian overprice.
Fitur seperti perbandingan vendor dan histori harga menjadi solusi efektif untuk menciptakan proses pembelian yang efisien, transparan, dan akurat.
Maka dari itu, saatnya perusahaan Anda bertransformasi membuat procurement bukan hanya sekadar membeli, tapi menjadi strategi penghematan biaya jangka panjang.
Referensi:
- https://currentscm.com/blog/historical-procurement-data-features-to-make-better-procurement-decisions/?utm_source=chatgpt.com
- https://eoxs.com/new_blog/benchmarking-and-price-analysis-in-procurement/?utm_source=chatgpt.com
- https://fastercapital.com/content/Supplier-Negotiation–Strategic-Supplier-Negotiations-to-Optimize-Purchase-Price-Variance.html?utm_source=chatgpt.com