Audit pengadaan adalah salah satu proses penting untuk memastikan bahwa setiap aktivitas pengadaan berjalan sesuai prosedur, transparan, dan akuntabel.
Namun, banyak profesional procurement merasa cemas saat menghadapi audit. Padahal, dengan persiapan yang matang, audit bisa dijalani tanpa stres.
Dalam artikel ini, kita akan membahas tips audit pengadaan agar kamu bisa lebih tenang dan percaya diri.
Baca Juga: Masih Pakai Cara Manual? Ini Alasan Digitalisasi Pengadaan Jadi Kunci Efisiensi Bisnis
1. Pahami Ruang Lingkup Audit
Sebelum audit dimulai, pastikan kamu memahami apa saja yang akan diperiksa.
Biasanya, ruang lingkup audit meliputi dokumen kontrak, bukti transaksi, persetujuan internal, dan kepatuhan terhadap regulasi.
Mengetahui cakupan ini akan membantumu mempersiapkan dokumen yang relevan tanpa harus panik.
Selain itu, pelajari juga standar atau regulasi yang menjadi acuan audit, misalnya peraturan pengadaan pemerintah atau kebijakan internal perusahaan.
Dengan memahami hal ini, kamu dapat menyiapkan jawaban jika auditor menanyakan detail tertentu.
Kesadaran terhadap ruang lingkup audit akan membuat kamu lebih siap, sehingga proses berjalan lebih lancar dan minim temuan.
2. Siapkan Dokumen Secara Lengkap dan Terorganisir
Salah satu kesalahan umum yang membuat audit terasa rumit adalah kurangnya kerapihan dokumen.
Pastikan semua dokumen pengadaan, mulai dari permintaan pembelian, penawaran, kontrak, hingga bukti pembayaran tersimpan rapi dan mudah diakses.
Jika perusahaan menggunakan sistem e-procurement, manfaatkan fitur pencarian untuk mempercepat pengambilan data.
Jangan menunggu sampai auditor meminta dokumen baru kamu mencari; sebaiknya persiapkan sejak awal.
Dokumen yang rapi tidak hanya mempermudah auditor, tetapi juga menunjukkan profesionalisme tim procurement. Ini bisa menjadi poin plus dalam penilaian kepatuhan.
3. Periksa Kepatuhan Terhadap Prosedur
Sebelum audit dimulai, lakukan pengecekan internal untuk memastikan semua proses pengadaan sesuai SOP (Standard Operating Procedure) yang berlaku.
Pastikan tidak ada pelanggaran seperti pemilihan vendor tanpa persaingan sehat atau pengadaan tanpa dokumen pendukung.
Audit biasanya menyoroti kepatuhan prosedural karena ini menyangkut integritas perusahaan. Jika ada temuan kecil, segera perbaiki sebelum auditor menemukannya.
Dengan langkah ini, kamu akan lebih percaya diri karena yakin proses yang dilakukan sesuai regulasi.
4. Komunikasikan dengan Tim
Audit pengadaan bukan hanya tanggung jawab satu orang, tetapi seluruh tim. Pastikan semua anggota tim procurement memahami jadwal audit dan apa yang harus disiapkan.
Koordinasi yang baik akan meminimalisir kebingungan saat auditor meminta data tambahan. Selain itu, jelaskan kepada tim agar memberikan informasi yang konsisten dan sesuai fakta.
Dengan komunikasi yang solid, proses audit bisa berjalan cepat dan tanpa hambatan.
Baca Juga: 5 Alasan Kenapa Bisnis Anda Wajib Beralih ke Aplikasi Procurement Terbaik Indonesia!
5. Tetap Tenang dan Jujur Saat Audit Berlangsung
Rasa gugup saat diaudit adalah hal wajar, tetapi jangan sampai membuat kamu memberikan jawaban yang tidak akurat.
Jika tidak tahu jawaban suatu pertanyaan, lebih baik katakan akan memeriksanya terlebih dahulu daripada memberikan informasi yang salah.
Ingat, tujuan audit bukan untuk mencari kesalahan, tetapi memastikan proses pengadaan berjalan sesuai aturan. Dengan sikap tenang, profesional, dan jujur, auditor akan menilai kamu sebagai pihak yang kooperatif.
6. Manfaatkan Teknologi untuk Persiapan Audit
Sistem e-procurement dan software manajemen dokumen dapat menjadi penyelamat saat menghadapi audit.
Dengan teknologi ini, semua data pengadaan tersimpan secara digital, mudah dicari, dan lebih aman dibandingkan penyimpanan manual.
Menggunakan teknologi juga mengurangi risiko kehilangan dokumen penting yang dapat menimbulkan masalah saat audit berlangsung.
Bahkan, beberapa sistem dilengkapi fitur pelacakan (tracking) yang memudahkan kamu memverifikasi setiap langkah pengadaan.
Investasi dalam teknologi bukan hanya membantu saat audit, tetapi juga meningkatkan efisiensi proses pengadaan secara keseluruhan.
Baca Juga: Rahasia Efisiensi Perusahaan Sukses: Keuntungan Supply Chain Management Cloud
7. Lakukan Review dan Evaluasi Pasca Audit
Setelah audit selesai, jangan langsung berhenti di situ.
Gunakan hasil audit untuk melakukan evaluasi dan memperbaiki kelemahan yang ditemukan.
Biasanya auditor memberikan catatan temuan dan rekomendasi perbaikan jadikan ini sebagai peluang untuk meningkatkan sistem pengadaan.
Langkah evaluasi ini akan membuat audit berikutnya lebih mudah karena kamu sudah menutup celah yang sebelumnya ada.
Selain itu, perusahaan akan dinilai proaktif dalam menjaga kepatuhan dan integritas.
Evaluasi rutin juga menciptakan budaya kerja yang lebih disiplin dan transparan di dalam tim procurement.
Menghadapi audit pengadaan tidak harus menjadi momok menakutkan.
Dengan memahami ruang lingkup audit, menyiapkan dokumen dengan baik, menjaga kepatuhan prosedural, berkomunikasi dengan tim, dan bersikap jujur, kamu bisa menjalani audit dengan lebih percaya diri.
Terapkan tips audit pengadaan ini agar proses berjalan lancar dan reputasi perusahaan tetap terjaga.
Referensi:
- https://veridion.com/blog-posts/procurement-audit-best-practices/
- https://veridion.com/blog-posts/procurement-audit/
- https://www.bill.com/blog/procurement-audit