Proses pengadaan (procurement) seringkali melibatkan banyak tahapan yang memerlukan ketelitian, kemampuan negosiasi, manajemen waktu yang baik, serta koordinasi dengan berbagai pihak, mulai dari vendor hingga tim internal. Untuk itu, Anda perlu mengetahui cara mengelola stress.
Bagi para profesional procurement, mengelola stres di tengah tekanan untuk mendapatkan hasil terbaik dengan biaya yang efisien dan dalam waktu yang tepat bisa menjadi tantangan besar.
Ketika tuntutan kerja meningkat, penting untuk memiliki strategi yang baik dalam mengelola stres agar tetap produktif dan sehat secara mental. Berikut ini adalah beberapa tips efektif untuk mengelola stress di tengah proses pengadaan yang kompleks.
1. Prioritaskan Tugas Berdasarkan Urgensi
Dalam dunia procurement, tidak semua tugas memiliki tingkat urgensi yang sama. Mulai dari memeriksa kontrak, bernegosiasi dengan vendor, hingga menyusun laporan anggaran, penting untuk mengelola prioritas dengan baik.
Salah satu penyebab utama stres adalah mencoba menyelesaikan terlalu banyak hal sekaligus. Cobalah menggunakan teknik manajemen waktu seperti Eisenhower Matrix, di mana Anda memprioritaskan tugas berdasarkan urgensi dan kepentingannya.
Misalnya, tugas yang mendesak dan penting, seperti memperbarui kontrak yang hampir habis harus segera diselesaikan.
Sementara itu, tugas yang kurang mendesak, seperti membuat laporan bulanan, dapat dijadwalkan di kemudian hari. Dengan memprioritaskan tugas, Anda dapat menghindari perasaan kewalahan dan bekerja secara lebih efisien.
2. Menetapkan Batasan
Di dunia pengadaan, tekanan dari atasan, tim internal, atau vendor dapat memaksa Anda untuk bekerja lebih lama dari jam kerja biasa atau bahkan mengorbankan waktu pribadi.
Sangat penting untuk menetapkan batasan yang jelas antara pekerjaan dan kehidupan pribadi. Mengambil waktu untuk beristirahat setelah jam kerja tidak hanya penting untuk kesehatan mental, tetapi juga membantu meningkatkan produktivitas dan fokus pada hari berikutnya.
Jika pekerjaan menumpuk dan Anda merasa tidak mampu menyelesaikan semuanya sendiri, jangan ragu untuk berbicara dengan manajer atau tim Anda.
Berikan pemahaman yang jelas tentang beban kerja yang Anda hadapi. Lalu, cobalah diskusikan solusinya, seperti pembagian tugas atau menyesuaikan deadline.
Baca Juga: 6 Cara Agar Produktif Saat Bekerja
3. Gunakan Teknologi untuk Mengotomatiskan Proses
Stres dalam procurement sering kali datang dari pengelolaan detail-detail kecil, seperti mengawasi pengiriman, memeriksa inventaris, dan memastikan vendor mematuhi syarat-syarat kontrak.
Di era digital saat ini, banyak alat dan platform teknologi yang dapat membantu meringankan beban tersebut.
Menggunakan software e-procurement dapat membantu menyederhanakan dan mengotomatiskan beberapa aspek pekerjaan, seperti proses pemilihan vendor, pengelolaan kontrak, hingga pengaturan pengiriman barang.
Dengan demikian, Anda bisa menghemat waktu dan mengurangi kesalahan manusia, yang sering menjadi sumber stres. Hal ini juga bisa jadi cara mengelola stress
4. Lakukan Teknik Relaksasi di Sela Pekerjaan
Teknik relaksasi sederhana seperti pernapasan dalam atau meditasi singkat dapat membantu menenangkan pikiran dan meredakan stres di tengah jadwal kerja yang padat. Saat merasa kewalahan, luangkan waktu beberapa menit untuk bernafas secara perlahan dan dalam.
Ini dapat membantu menurunkan tekanan darah dan memberi ruang bagi otak untuk kembali fokus.
Selain itu, meditasi singkat dapat membantu Anda mengelola pikiran yang berseliweran dan membawa perhatian kembali ke tugas yang sedang dikerjakan.
Dengan melakukan teknik relaksasi secara teratur, Anda bisa mengelola tingkat stres lebih baik dan meningkatkan kesejahteraan mental selama proses pengadaan.
Baca Juga: 7 Keterampilan Wajib Dimiliki Procurement Staff
5. Cara Mengelola Stress: Komunikasi yang Efektif dengan Tim dan Vendor
Salah satu penyebab utama stres dalam pengadaan adalah komunikasi yang buruk. Kesalahpahaman dengan vendor atau tim internal dapat menyebabkan keterlambatan, kesalahan dalam pesanan, atau pengeluaran yang tidak terduga.
Untuk menghindari situasi ini, penting untuk menjaga komunikasi yang jelas dan efektif. Selalu pastikan bahwa semua pihak yang terlibat memahami peran dan tanggung jawab masing-masing.
Berikan instruksi yang rinci dan tepat, serta pastikan bahwa timeline dan harapan disampaikan dengan jelas. Dengan demikian, potensi masalah di kemudian hari bisa dikurangi, dan stres yang timbul dari ketidakpastian juga dapat diminimalisir.
Baca Juga: 5 Tips Menguasai Public Speaking Anti Gugup, Wajib Anda Coba!
6. Berolahraga dan Jaga Pola Makan Sehat
Olahraga adalah salah satu cara terbaik untuk mengurangi stres. Bahkan olahraga ringan seperti berjalan kaki selama 15-20 menit bisa memberikan manfaat besar dalam mengurangi ketegangan mental dan fisik.
Aktivitas fisik membantu melepaskan endorfin, yaitu hormon yang bertanggung jawab atas perasaan bahagia dan rileks.
Selain itu, menjaga pola makan yang sehat juga berperan penting dalam manajemen stres. Hindari mengonsumsi terlalu banyak kafein atau makanan tinggi gula yang bisa membuat Anda cepat lelah.
Sebaliknya, pilihlah makanan yang kaya akan protein, serat, dan vitamin yang bisa membantu menjaga energi dan konsentrasi sepanjang hari.
7. Cara Mengelola Stress: Belajar Menerima Ketidakpastian
Dalam dunia pengadaan, tidak semua hal berjalan sesuai rencana. Ada kalanya vendor mengalami keterlambatan, barang yang dipesan tidak sesuai, atau perubahan anggaran mendadak dari manajemen.
Belajar untuk menerima ketidakpastian dan fleksibilitas dalam menghadapi perubahan adalah keterampilan penting sebagai cara mengelola stress.
Ketimbang merasa frustrasi setiap kali hal-hal tidak berjalan sesuai rencana, cobalah untuk fokus pada solusi. Sikap proaktif dan adaptif dalam menghadapi tantangan akan membantu mengurangi stres dan meningkatkan ketahanan Anda terhadap situasi yang tak terduga.
Cara mengelola stress di tengah proses pengadaan yang kompleks memerlukan strategi yang efektif, mulai dari memprioritaskan tugas hingga menjaga keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi.
Dengan memanfaatkan teknologi, berkomunikasi secara efektif, dan menjaga kesehatan fisik dan mental, profesional procurement dapat menghadapi tantangan pekerjaan dengan lebih baik. Ketika stres dikelola dengan baik, produktivitas akan meningkat, dan kualitas hidup pun dapat lebih terjaga.
Referensi:
- https://www.linkedin.com/advice/1/how-can-you-reduce-stress-when-working-tight-pnxee
- https://www.efemini.com/post/8-tips-to-manage-stress-as-a-procurement-professional
- https://www.linkedin.com/pulse/stress-procurement-time-put-glass-down-michael-cadieux/