Kontrak procurement adalah perjanjian yang mengikat secara hukum antara pembeli dan penjual, yang menguraikan syarat dan ketentuan untuk memperoleh barang, jasa, atau pekerjaan.
Dokumen ini berfungsi sebagai kerangka kerja dalam mengatur seluruh proses procurement termasuk spesifikasi produk, kuantitas, harga, jadwal pengiriman, ketentuan pembayaran, dan ketentuan relevan lainnya yang disetujui oleh kedua belah pihak.
Baca Juga: 4 Cara Beralih ke Sistem Pengadaan Barang Terpusat
3 Jenis Kontrak Procurement
Ada berbagai jenis kontrak procurement yang disesuaikan dengan seberapa besar risiko dan sesuai dengan tujuan perusahaan Anda. Berikut adalah bebeapa jenisnya.
1. Kontrak Harga Tetap
Kontrak harga tetap atau lumpsum adalah kontrak yang menentukan harga tetap untuk barang atau jasa yang dikontrak. Kontrak ini menetapkan harga pembeli untuk material atau layanan yang dibeli, terlepas dari fluktuasi pasar atau faktor lainnya. Adapun manfaatnya sebagai berikut:
- Mengurangi kemungkinan kelebihan biaya karena Anda mengetahui harga pasti yang akan dibayarkan.
- Membantu Anda memperkirakan pendapatan secara akurat.
Beberapa kategorinya adalah sebagai berikut:
- Harga tetap perusahaan: Memastikan pemasok mematuhi tarif dan ketentuan yang telah ditetapkan sebelumnya dengan menetapkan harga terlebih dahulu. Contohnya procurement pemerintah.
- Harga tetap dan biaya insentif (FPIF): Bentuk pengharagaan dengan memberikan insentif kepada supplier saat mereka melampaui ekspektasi biasanya.
- Harga tetap dengan penyesuaian harga ekonomi (FPEPA): Mencantumkan lingkup pekerjaan dan harga yang harus dibayar, tetapi dengan ketentuan perubahan harga pasar dan inflasi. Ini berarti bahwa harga akhir dapat disesuaikan jika biaya produksi naik karena faktor-faktor di luar kendali pemasok.
Baca Juga: 7 Faktor Keberhasilan Strategi Negosiasi dalam Procurement
2. Kontrak yang Bisa Diganti Biayanya
Dalam kontrak procurement ini supplier berjanji menanggung biaya pengembangan, produksi, dan pengiriman produk terlebih dahulu lalu Anda yang akan mengganti biaya tersebut setelah proyek selesai.
Meskipun ada kemungkinan perubahan, supplier dan Anda menyepakati anggaran potensial dan menetapkan harga maksimum yang dapat diterima. Berbagai jenis ini meliputi:
- Biaya ditambah harga tetap (CPFF): Supplier menerima pembayaran untuk semua biaya mereka ditambah jumlah yang tetap. Memastikan mereka terlindungi dari segala risiko atau ketidakpastian pembayaran. Jika supplier tidak dapat memenuhi ketentuan kontrak, mereka harus menanggung sejumlah biaya sesuai kesepakatan.
- Biaya ditambah biaya insentif (CPIF): Melibatkan biaya tetap, risiko dari supplier, dan menerapkan sistem insentif berdasarkan kinerja penjual. Jika penjual tidak dapat memenuhi persyaratan kontrak, maka biaya proyek yang gagal harus ditanggung bersama oleh Anda dan supplier
- Biaya ditambah biaya penghargaan (CPAF): Dengan kontrak semacam ini, supplier mengganti biaya produksi kepada Anda ditambah biaya penghargaan tambahan. Biaya tersebut dapat ditetapkan tinggi rendahnya.
- Biaya ditambah persentase biaya (CPPC): Dalam jenis kontrak ini supplier mendapat bayaran penuh, menutupi biaya layanan ditambah persentase biaya sebagai laba.
Baca Juga: Analisis SWOT dalam Procurement: Contoh dan Cara Penerapannya
3. Kontrak Waktu dan Material
Jika masih ragu memilih antara kontrak biaya tetap atau penggantian biaya, dan ingin menikmati kedua keuntungan tersebut, Anda dapat mempertimbangkan kontrak ini.
Untuk menjaga biaya tetap terkendali, kontrak menetapkan tarif tetap untuk material dan tenaga kerja serta menetapkan batas atas jumlah waktu dan material yang dapat digunakan. Ini cara terbaik untuk proyek yang cakupan atau persyaratannya tidak dapat ditentukan dengan pasti.
Kontrak waktu dan material memberikan ketenangan karena membagi risiko secara merata di kedua belah pihak. Saat memilih kontrak ini, tetapkan batas atas untuk melindungi diri Anda dari potensi kelebihan biaya.
Dengan memastikan setiap peran dan kemungkinan, dengan adanya kontrak procurement bisa melindungi bisnis dari kerugian besar dan meningkatkan hubungan Anda dengan vendor. Namun, mengelola kontrak pengadaan secara efektif akan menjadi rumit. Untuk itu dibutuhkan alat manajemen pengadaan yang tepat seperti ProcurA , sehingga bisa mengaturnya dengan mudah.
Sumber:
- https://clickup.com/blog/procurement-contracts/
- https://ironcladapp.com/journal/contracts/what-is-a-procurement-contract/
- https://kissflow.com/procurement/different-types-of-procurement-contracts/