Yuk, Pahami 3C dalam Proses Procurement!

Proses procurement adalah salah satu aspek penting dalam bisnis, terutama bagi perusahaan yang bergerak di bidang produksi atau jasa. Proses procurement melibatkan pengadaan barang atau jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk menjalankan operasionalnya secara efektif dan efisien.

Salah satu cara untuk memastikan proses procurement berjalan dengan baik adalah dengan menerapkan konsep 3C, yaitu Competency, Compliance, dan Cost. Berikut adalah penjelasan singkat tentang 3C dalam proses procurement.

Baca Juga: 5 Prinsip Penerapan eProcurement

3C dalam Proses Procurement

1. Competency

Untuk dapat melaksanakan proses procurement dengan baik, diperlukan competency atau kompetensi yang sesuai dengan tugas dan tanggung jawab masing-masing pihak yang terlibat. Kompetensi merupakan kemampuan yang dimiliki oleh seseorang untuk melakukan sesuatu dengan baik. Kompetensi dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu kompetensi teknis dan kompetensi non-teknis.

Dalam hal ini, kompetensi teknis adalah kemampuan yang berkaitan dengan pengetahuan, keterampilan, dan pengalaman yang spesifik dalam bidang tertentu. Contoh kompetensi teknis dalam proses procurement adalah:

  • Memahami kebutuhan dan spesifikasi barang dan jasa yang akan diadakan
  • Mengetahui metode dan prosedur pengadaan yang sesuai dengan peraturan dan standar yang berlaku
  • Mampu melakukan analisis pasar, penyusunan anggaran, negosiasi kontrak, dan administrasi dokumen
  • Mampu menggunakan teknologi informasi dan komunikasi yang mendukung proses procurement
  • Mampu melakukan pengawasan dan evaluasi kinerja pemasok dan kontrak

Sedangkan kompetensi non-teknis ialah kemampuan yang berkaitan dengan sikap, perilaku, dan karakter yang diperlukan dalam berinteraksi dengan orang lain. Contoh kompetensi non-teknis dalam proses procurement adalah:

  • Memiliki integritas, etika, dan profesionalisme yang tinggi
  • Memiliki kemampuan komunikasi, kerjasama, dan koordinasi yang baik
  • Memiliki kemampuan analitis, kritis, dan kreatif dalam memecahkan masalah
  • Memiliki kemampuan adaptasi, fleksibilitas, dan inovasi dalam menghadapi perubahan
  • Memiliki kemampuan kepemimpinan, motivasi, dan pengembangan diri

2. 3C dalam Proses Procurement, Compliance

Compliance adalah suatu kondisi dimana suatu perusahaan atau individu telah memenuhi semua persyaratan hukum, regulasi, standar, dan kode etik yang berlaku dalam suatu bidang usaha atau aktivitas. 

Compliance sangat penting untuk menjaga reputasi, integritas, dan kredibilitas perusahaan atau individu, serta untuk menghindari risiko hukum, sanksi, atau kerugian finansial. Untuk mencapai compliance dalam proses procurement, perusahaan perlu melakukan hal-hal berikut:

  • Menyusun kebijakan, prosedur, pedoman, dan kode etik procurement yang sesuai dengan hukum, regulasi, standar, dan praktik terbaik
  • Melakukan sosialisasi, pelatihan, dan bimbingan kepada semua pihak yang terlibat dalam proses procurement tentang kebijakan, prosedur, pedoman, dan kode etik procurement
  • Menetapkan sistem pengendalian internal yang efektif untuk mencegah, mendeteksi, dan mengatasi pelanggaran atau penyimpangan dalam proses procurement
  • Menetapkan mekanisme pengaduan, investigasi, sanksi, dan tindak lanjut terhadap pelanggaran atau penyimpangan dalam proses procurement
  • Melakukan audit internal dan eksternal secara berkala untuk mengevaluasi kepatuhan terhadap kebijakan, prosedur, pedoman, dan kode etik procurement
  • Melakukan perbaikan berkelanjutan berdasarkan hasil audit, evaluasi, pengaduan, atau umpan balik

Baca Juga: Mengenal Procurement Automation

3. Cost

Cost merupakan jumlah uang yang dikeluarkan untuk memperoleh barang atau jasa yang dibutuhkan. Cost terbagi dua jenis, yaitu direct cost dan indirect cost.

Direct cost adalah biaya yang berhubungan langsung dengan barang atau jasa yang dibeli, seperti harga pembelian, biaya pengiriman, pajak, bea cukai, dan lainnya. Indirect cost adalah biaya yang tidak berhubungan langsung dengan barang atau jasa yang dibeli, tetapi berpengaruh terhadap proses procurement secara keseluruhan, seperti biaya administrasi, biaya penyimpanan, biaya keuangan, biaya risikol. Indirect cost sulit dihitung dan ditelusuri ke sumbernya.

Cost dalam proses procurement harus dikelola dengan baik agar tidak menimbulkan pemborosan atau kerugian bagi organisasi. Cost dalam proses procurement dipengaruhi oleh beberapa faktor, seperti kualitas, kuantitas, waktu, lokasi, dan sumber barang atau jasa yang dibeli.

Hal ini juga dipengaruhi oleh strategi procurement yang dipilih oleh organisasi, seperti competitive bidding, negotiation, reverse auction. Untuk mengelola cost dalam proses procurement dengan baik, Anda perlu melakukan beberapa hal, seperti:

  • Menetapkan anggaran procurement yang realistis dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
  • Melakukan analisis pasar untuk mengetahui harga dan ketersediaan barang atau jasa yang dibutuhkan.
  • Melakukan analisis total cost of ownership (TCO) untuk mengetahui biaya total yang dikeluarkan selama siklus hidup barang atau jasa yang dibeli.
  • Melakukan analisis value for money (VFM) untuk mengetahui manfaat dan nilai tambah yang diperoleh dari barang atau jasa yang dibeli.
  • Melakukan pemilihan vendor yang berkualitas dan terpercaya dengan mempertimbangkan kriteria-kriteria seperti harga, kualitas, layanan, reputasi.
  • Melakukan negosiasi dengan vendor untuk mendapatkan harga dan kondisi terbaik.
  • Melakukan pengawasan dan pengendalian terhadap pelaksanaan kontrak procurement untuk memastikan bahwa barang atau jasa yang dibeli sesuai dengan spesifikasi dan persyaratan yang ditetapkan.
  • Melakukan evaluasi terhadap kinerja vendor dan hasil procurement untuk mengetahui tingkat kepuasan dan dampaknya terhadap perusahaan.

Dengan menerapkan konsep 3C dalam proses procurement, perusahaan dapat meningkatkan kualitas dan produktivitasnya, serta mengurangi risiko dan biaya.

Referensi: