Mengenal Procurement Automation

Procurement Automation merupakan proses mengotomatisasi tugas-tugas berulang dan manual yang terkait dengan pengadaan barang dan jasa.

Dalam praktikya, otomatisasi pengadaan ini menggunakan teknologi seperti perangkat lunak, robot, dan kecerdasan buatan.

Oleh sebab itu, ini dapat meningkatkan efisiensi, akurasi, dan transparansi dalam fungsi pengadaan. Ketahui pengertian hingga manfaat menggunakan Procurement Automation berikut ini!

Baca Juga: ProcurA, Solusi eProcurement Terbaik untuk Perusahaan Anda

Pengertian Procurement Automation

Procurement Automation adalah proses pengadaan barang atau jasa yang dilakukan secara otomatis dengan bantuan teknologi. Tujuan dari otomatisasi pengadaan ialah untuk meningkatkan efisiensi, efektivitas, transparansi, dan akuntabilitas dalam pengelolaan kebutuhan perusahaan. Procurement Automation dapat meliputi berbagai aktivitas seperti:

• Purchase Requisition: Permintaan pembelian barang atau jasa yang disetujui oleh pihak yang berwenang.
• Vendor Selection: Pemilihan penyedia barang atau jasa yang sesuai dengan kriteria dan spesifikasi yang ditentukan.
• Contract Negotiation: Penawaran dan perundingan harga, kualitas, waktu pengiriman, dan syarat-syarat lainnya antara perusahaan dan vendor.
• Order Placement: Pemesanan barang atau jasa yang dilakukan melalui sistem online atau elektronik.
• Invoice Processing: Penerimaan dan verifikasi faktur dari vendor yang dikirim melalui email atau platform digital.
• Payment Processing: Pembayaran kepada vendor yang dilakukan melalui transfer bank atau metode lainnya.

Baca Juga: Ini Jobdesk Purchasing dan Procurement, Jangan Tertukar!

Keuntungan Menggunakan Procurement Automation

Dalam praktiknya, otomatisasi pengadaan menggunakan teknologi seperti perangkat lunak, robot, dan kecerdasan buatan. Hal ini dilakukan untuk meningkatkan efisiensi, akurasi, dan transparansi dalam fungsi pengadaan. Berikut adalah beberapa keuntungan dari Procurement Automation:

1. Menghemat Biaya

Procurement Automation memungkinkan Anda untuk berhubungan dengan sejumlah pemasok besar, menghitung kebutuhan pasokan, dan mengelola kontrak dengan lebih baik, tentu hal ini dapat menghemat biaya operasional secara signifikan.

Selain itu, otomatisasi pengadaan juga membantu departemen procurement untuk mengehemat biaya, dan mengidentifikasi area mana yang sekiranya bisa dihemat atau mengoreksi anggaran biaya operasional yang dirasa terlalu tinggi. 

2. Pengeluaran off-contract/non-katalog lebih sedikit

Sistem otomatisasi pengadaan memungkinkan Anda menempatkan semua kontrak dan informasi pemasok termasuk katalog di satu tempat, sehingga memudahkan pelanggan atau procurement untuk membeli barang yang mereka butuhkan.

Hal ini juga memberikan kemudahan akses untuk mengurangi kemungkinan membeli barang dari pemasok yang tidak terverifikasi. 

3. Visibilitas yang lebih besar

Informasi apapun terkait tender bisa diakses hanya dalam hitungan detik. Melacak pesanan menjadi lebih mudah ketika semua informasi untuk pembelian ada di satu tempat.

Selain itu, data yang dikumpulkan memberi Anda transparansi yang lebih baik. Sehingga, akses langsung ke analitik data, Procurement Automation juga memfasilitasi pengambilan keputusan terbaik ketika hendak bertransaksi.

4. Risiko lebih rendah

Procurement Automation dapat membantu Anda mengurangi risiko dalam berbagai hal. Misalnya, mevalidasi data pemasok secara otomatis sehingga Anda dapat memastikan bahwa Anda hanya bekerja dengan pemasok yang andal dan sesuai dengan standar kualitas Anda.

Dengan mengotomatisasi proses kontrak, Anda dapat memastikan bahwa semua persyaratan hukum dipenuhi dan tidak ada kesalahan atau ketidaksesuaian dalam dokumen. Dengan meningkatkan visibilitas rantai pasokan, Anda dapat mengantisipasi gangguan potensial dan merencanakan skenario cadangan.

5. Efisiensi dan sumber daya maksimal

Salah satu manfaat utama dari Procurement Automation adalah kemampuan untuk melakukan lebih banyak pekerjaan dengan sumber daya yang lebih sedikit.

Dengan menghilangkan tugas-tugas rutin seperti pemrosesan faktur, permintaan penawaran, atau persetujuan pembelian, tim akan lebih fokus pada tugas-tugas strategis yang lebih penting seperti negosiasi pemasok, manajemen hubungan pemasok, atau inovasi produk.

Procurement Automation juga dapat meningkatkan kinerja tim pengadaan dengan memberikan umpan balik real-time, pelaporan otomatis, dan alur kerja yang disesuaikan.

Baca Juga: Mengenal Jenis-Jenis E-Katalog dalam Proses Procurement

ProcurA sebagai Procurement Automation Andalan

Setelah membaca penjelasan di atas, apakah Anda mulai tertarik menggunakan Procurement Automation? Jika ya, maka ProcurA bisa jadi pilihan tepat.

ProcurA adalah penyedia aplikasi eProcurement yang membantu perusahaan Anda mengelola proses pengadaan barang dan jasa secara online, mudah, dan efisien.

ProcurA menawarkan berbagai fitur unggulan, seperti vendor management, tender management, contract management, dan report management. Dengan ProcurA, Anda akan mendaparkan sejumlah manfaat seperti:

• Mendaftarkan dan mengevaluasi vendor bisnis Anda secara cepat dan akurat
• Melakukan lelang elektronik untuk mendapatkan penawaran terbaik dari vendor
• Mengawasi pelaksanaan kontrak dan pembayaran dengan sistem yang transparan
• Melacak dan melaporkan seluruh transaksi pengadaan dengan alat pembuat laporan komprehensif

ProcurA adalah solusi eProcurement terbaik untuk perusahaan Anda yang ingin meningkatkan kinerja, menghemat biaya, dan mengurangi risiko dalam pengadaan barang dan jasa.

Referensi: 

https://www.gep.com/blog/strategy/procurement-automation-meaning-benefits-examples