Indikator Kinerja Utama (KPI) procurement adalah metrik pengukuran yang membantu memahami keberhasilan manajemen pengadaan Anda . KPI ini menganalisis bagaimana perusahaan mengatur waktu, biaya, dan kualitas.
Adanya KPI ini bisa membantu Anda melacarak metrik seperti daya saing harga, tingkat siklus pesanan pembelian, dan tingkat kepatuhan. Sehingga Anda bisa mudah menilai apakah kegiatan pengadaan di seluruh organisasi sudah efektif atau belum.
7 Poin dalam KPI Procurement
Berikut adalah beberapa KPI yang wajib Anda terapkan dalam sebuah procurement.
1. Peringkat Kualitas Pemasok
Anggaplah KPI ini sebagai skala penilaian pemasok Anda. Penilaian kualitas pemasok membantu Anda mengidentifikasi risiko atau masalah, dan meningkatkan kualitas pemasok dari waktu ke waktu. Penilaian ini melihat kecepatan pengiriman, respons pemasok, biaya, dan kualitas layanan.
Selain ukuran kuantitatif, organisasi juga dapat menggunakan ukuran kualitatif seperti audit pemasok dan penilaian manajemen. Menetapkan kualitas pemasok yang jelas dan memantau data pemasok dapat membantu tim procurement meningkatkan kualitas pemasok dan efisiensi procurement Anda.
Baca Juga: Sudah Benarkah Sistem Pengadaan Anda? Cek 5 Tanda Ini!
2. Tingkat Kepatuhan
Tingkat kepatuhan merupakan metrik KPI procurement yang membantu Anda mengetahui apakah pemasok berhasil memenuhi sesuai dengan kontrak.
KPI tingkat kepatuhan sangat penting untuk dikelola karena penurunan di sini secara otomatis mengarah pada peningkatan pengadaan tidak langsung. Kepatuhan kontraktual dan hukum juga penting untuk keamanan hukum. Untuk menghitung metrik ini, identifikasi proporsi faktur yang disengketakan di antara total faktur dan lacak kesenjangan antara harga yang dikutip dan harga yang dibayarkan.
Untuk memulainya, KPI kepatuhan sebesar 50% adalah target yang wajar bagi perusahaan menengah.
3. Ketersediaan Supplier
KPI ini menunjukkan seberapa andal vendor yang dihitung sebagai rasio berapa kali pemasok mengirimkan dengan segera terhadap jumlah total permintaan mendesak yang diajukan.
Ketersediaan pemasok sebesar 90% ke atas menunjukkan pemasok yang andal dan rantai pasokan yang berjalan efisien.
4. Siklus Pesanan Pembelian
Waktu siklus pesanan pembelian adalah KPI procurement yang tidak dapat diabaikan. KPI menentukan pemasok mana yang ideal saat Anda sedang terburu-buru.
Metrik ini mencakup perjalanan pembelian dari persetujuan pesanan hingga pengiriman, faktur, dan pembayaran. Kategorikan supplier tergantung pada siklus pesanan mereka dan buat pesanan kepada mereka sesuai dengan itu.
Alokasikan pesanan mendesak kepada pemasok, yang menjamin siklus pesanan pembelian yang lebih pendek. Pelacakan metrik ini menjaga proses pengadaan Anda tetap kuat dan akurat.
Baca Juga: Analisis SWOT dalam Procurement: Contoh dan Cara Penerapannya
5. Waktu Tunggu
Waktu ini mengacu pada waktu yang dibutuhkan vendor untuk memenuhi pesanan. Anda mengukurnya dengan memeriksa historis saat pesanan dilakukan dengan perusahaan dan waktu saat produk dikirimkan.
Perhitungan di baliknya cukup sederhana: kurangi saja waktu yang dibutuhkan untuk menerima Purchase Order dari total waktu pengiriman, dan Anda sudah memperolehnya! Singkatnya, itulah waktu tunggu pemasok Anda.
Waktu tunggu pemasok = Waktu pengiriman – Waktu pemesanan (penerimaan PO)
Mencapai waktu tunggu yang lebih pendek tanpa mengurangi kualitas dapat membantu menjaga kepuasan pelanggan.
6. Biaya Pesanan Pembelian
Selain menganalisis biaya dan kualitas pemasok, Anda juga harus melacak berbagai metrik terkait biaya seperti biaya internal pesanan pembelian. Ini adalah total biaya pembelian pesanan, mulai dari pembelian dan pembuatan hingga penutupan faktur.
Faktor-faktor yang membentuk biaya pembelian bervariasi dari satu bisnis ke bisnis lainnya. Sementara beberapa bisnis mungkin memperhitungkan biaya langsung dan tidak langsung, yang lain mungkin hanya mempertimbangkan biaya langsung.
Jika Anda menginginkan satu rumus umum untuk KPI ini, rumus tersebut dapat dihitung sebagai jumlah biaya pembelian, pemesanan, dan penyimpanan.
Memperhitungkan KPI ini membantu meningkatkan efisiensi siklus pengadaan-pembayaran dan memastikan bahwa biaya dan kesalahan diminimalkan.
Baca Juga: 7 Faktor Keberhasilan Strategi Negosiasi dalam Procurement
7. Pengadaan ROI
KPI procurement yang terkahir ini penting untuk memberi wawasan tentang profitabilitas dan efektivitas biaya dari strategi pengadaan. Hitung ROI pengadaan dengan membagi penghematan biaya tahunan dengan biaya pengadaan tahunan.
Ingatlah bahwa meskipun menjadi faktor utama yang perlu dipertimbangkan, ROI pengadaan saja tidak akan memberi Anda gambaran yang akurat. Untuk hasil terbaik, gabungkan metrik ini dengan metrik lainnya, seperti penghindaran biaya pengadaan, untuk mendapatkan gambaran yang lengkap.
Tetapkan target ROI pembelian Anda sebesar 10x investasi internal untuk meluncurkan strategi pengadaan yang baik.
Sumber:
- https://kissflow.com/procurement/procurement-kpis/
- https://sievo.com/blog/procurement-kpis
- https://www.zluri.com/blog/procurement-kpis