Bedanya Purchasing dan Procurement

Dalam dunia pengadaan barang dan jasa, dua istilah yang sering digunakan dan bahkan kerap dianggap sama adalah purchasing dan procurement. Padahal, jika ditelaah lebih dalam, bedanya purchasing dan procurement sangatlah signifikan, baik dari segi tujuan, proses, hingga strategi yang dijalankan.

Memahami bedanya purchasing dan procurement sangat penting, terutama bagi perusahaan, pelaku bisnis, dan profesional pengadaan agar dapat menjalankan operasional secara efisien dan terstruktur.

Artikel ini akan mengulas secara lengkap mengenai bedanya purchasing dan procurement agar kamu tidak salah kaprah lagi dan bisa menempatkan fungsi keduanya dengan tepat.

Pengertian Dasar: Purchasing vs Procurement

Untuk memahami bedanya purchasing dan procurement, kita mulai dari definisi masing-masing.

Purchasing adalah proses pembelian barang atau jasa yang sudah ditentukan kebutuhan dan penyedianya.

Fokus utamanya adalah pada aktivitas transaksi seperti membuat purchase order, melakukan pembayaran, dan menerima barang.

Sementara itu, procurement mencakup kegiatan yang lebih luas.

Procurement adalah seluruh proses strategis dalam pengadaan barang dan jasa, mulai dari identifikasi kebutuhan, pemilihan vendor, negosiasi harga, manajemen kontrak, hingga evaluasi kinerja penyedia.

Singkatnya, purchasing adalah bagian dari procurement, tetapi tidak mencakup keseluruhan aktivitas procurement.

Bedanya Purchasing dan Procurement dari Segi Tujuan

Dari segi tujuan, bedanya purchasing dan procurement cukup signifikan.

Tujuan purchasing adalah memastikan barang atau jasa yang sudah direncanakan bisa dibeli dan diterima tepat waktu, dalam jumlah dan spesifikasi yang sesuai. Fokus utamanya adalah efisiensi eksekusi dan kelancaran operasional.
Tujuan procurement lebih strategis. Procurement bertujuan menciptakan nilai jangka panjang, menjaga kualitas pasokan, mengontrol biaya, memilih mitra terbaik, dan bahkan mendukung keberlanjutan (sustainability). Procurement tidak hanya sekadar membeli, tetapi juga mengelola risiko dan menciptakan hubungan jangka panjang dengan vendor.

Bedanya dari Segi Proses

Secara proses, bedanya purchasing dan procurement bisa dilihat dari tahapan kerja yang dijalankan. Purchasing biasanya dimulai dari:

Pembuatan permintaan pembelian (PR)
Penerbitan purchase order (PO)
Proses pembelian barang
Penerimaan barang
Pembayaran kepada penyedia

Sementara procurement meliputi:

Identifikasi kebutuhan organisasi
Riset pasar dan penyedia potensial
Permintaan proposal/penawaran
Evaluasi penyedia
Negosiasi harga dan kontrak
Pengawasan pemenuhan kontrak
Evaluasi vendor pasca-pembelian

Dengan kata lain, purchasing lebih bersifat administratif dan operasional, sementara procurement lebih bersifat manajerial dan strategis.

Bedanya dari Segi Ruang Lingkup

Dalam hal ruang lingkup, procurement memiliki cakupan yang lebih luas dan menyentuh banyak aspek pengelolaan rantai pasok (supply chain), termasuk pengelolaan kontrak, pengendalian anggaran, serta pengawasan keberlanjutan dan kepatuhan hukum.

Purchasing lebih fokus pada pengadaan harian atau pembelian rutin, dan biasanya tidak terlibat dalam pemilihan vendor atau negosiasi strategis.

Purchasing menjadi bagian teknis dari implementasi keputusan procurement.

Bedanya Purchasing dan Procurement dari Segi Posisi Organisasi

Dalam struktur organisasi, bedanya purchasing dan procurement juga bisa terlihat dari level tanggung jawab.

Divisi procurement biasanya berada di level strategis atau manajerial, dan terlibat dalam pengambilan keputusan jangka panjang.

Procurement bertanggung jawab atas proses tender, pemilihan vendor utama, dan penyusunan strategi pengadaan.

Sedangkan purchasing lebih banyak berada di level pelaksana, seperti staff atau admin pengadaan.

Mereka memastikan setiap transaksi pembelian berjalan sesuai prosedur yang sudah ditetapkan oleh tim procurement.

Bedanya Purchasing dan Procurement dari Segi Strategi

Jika berbicara strategi, procurement cenderung menerapkan prinsip-prinsip seperti:

Total cost of ownership (TCO)
Vendor relationship management
Risk mitigation
Green procurement
E-procurement integration

Sementara strategi dalam purchasing lebih teknis dan berfokus pada:

Akurasi data PO
Kepatuhan terhadap SOP
Kecepatan proses pembelian
Kelengkapan dokumen

Dengan begitu, bisa disimpulkan bahwa procurement mengelola “bagaimana cara belanja yang terbaik”, sementara purchasing mengeksekusi “apa yang harus dibeli”.

Kenapa Perbedaan Ini Penting?

Memahami bedanya purchasing dengan procurement sangat penting agar perusahaan tidak keliru dalam menyusun tim, sistem kerja, hingga target performa.

Jika perusahaan hanya fokus pada purchasing, maka fungsi strategis seperti pengendalian biaya, analisis kebutuhan, dan manajemen vendor bisa terabaikan.

Sebaliknya, jika hanya fokus pada strategi tanpa pelaksanaan teknis yang rapi, maka operasional harian akan terganggu.

Dengan membedakan keduanya secara jelas, perusahaan bisa menyusun sistem pengadaan yang seimbang strategis sekaligus efisien.

Bedanya purchasing dan procurement terletak pada ruang lingkup, tujuan, proses, hingga peran dalam organisasi.

Purchasing lebih fokus pada pelaksanaan pembelian secara administratif dan operasional.

Sementara procurement memiliki cakupan strategis yang lebih luas, mencakup perencanaan, negosiasi, pemilihan penyedia, hingga evaluasi kinerja vendor. Dalam praktiknya, keduanya saling melengkapi.

Procurement yang baik membutuhkan eksekusi purchasing yang tepat, dan purchasing yang efektif hanya bisa berjalan jika didukung strategi procurement yang matang.

Dengan memahami perbedaannya, organisasi bisa meningkatkan efisiensi pengadaan, memperkuat hubungan dengan penyedia, dan menciptakan sistem belanja yang lebih terstruktur dan berkelanjutan.

Referensi:

https://www.cips.org/knowledge/procurement-topics-and-skills/procurement-vs-purchasing
https://www.procurify.com/blog/procurement-vs-purchasing
https://procurementtactics.com/procurement-vs-purchasing

Bedanya Purchasing dan Procurement: Dari Proses, Tujuan, hingga Strateginya