Keamanan siber telah menjadi salah satu elemen terpenting dalam operasi organisasi di era digital saat ini. Salah satu area yang sering kali kurang mendapat perhatian, namun sangat vital dalam menghadapi ancaman siber, adalah keamanan procurement.
Proses pengadaan barang dan jasa, terutama yang berkaitan dengan teknologi, bisa menjadi sasaran serangan siber. Oleh karena itu, penting bagi organisasi untuk membuat strategi pengadaan yang tidak hanya fokus pada efisiensi dan biaya, tetapi juga menjaga agar proses tetap aman dari ancaman siber.
Artikel ini akan membahas berbagai strategi yang dapat diterapkan dalam pengadaan untuk mengurangi risiko keamanan siber dan memastikan keamanan procurement tetap terjaga.
Baca Juga: Manajemen Vendor: Cara Menghadapi Vendor yang Sering Telat Kirim Barang
1. Evaluasi Keamanan Vendor secara Menyeluruh
Langkah pertama untuk mengurangi risiko siber dalam pengadaan adalah melakukan evaluasi menyeluruh terhadap keamanan vendor. Keamanan procurement tidak hanya melibatkan pemilihan vendor berdasarkan harga dan kualitas, tetapi juga bagaimana vendor mengelola data dan infrastruktur mereka.
Sebelum menandatangani kontrak, tim procurement Anda harus memastikan vendor memiliki kebijakan keamanan yang memadai. Beberapa hal yang perlu diperhatikan adalah:
-
Sertifikasi Keamanan: Pastikan vendor memiliki sertifikasi keamanan seperti ISO 27001 yang menunjukkan bahwa mereka mematuhi standar keamanan yang diakui.
-
Pengelolaan Data Sensitif: Vendor harus memiliki kebijakan yang jelas tentang bagaimana mereka mengelola data sensitif, termasuk enkripsi data, perlindungan data pelanggan, dan prosedur pemusnahan data yang aman.
-
Riwayat Keamanan: Lakukan pengecekan untuk memastikan vendor tidak pernah terlibat dalam pelanggaran data atau serangan siber yang dapat membahayakan organisasi Anda.
2. Menyusun Kontrak yang Memuat Ketentuan Keamanan Procurement
Setelah vendor terpilih, langkah selanjutnya adalah menyusun kontrak yang memuat ketentuan mengenai keamanan.
Kontrak ini harus mengatur dengan jelas tanggung jawab kedua belah pihak terkait aspek keamanan.
Salah satu hal penting yang harus tercantum dalam kontrak adalah kewajiban vendor untuk menjaga keamanan data dan sistem yang mereka kelola.
Pastikan ada klausul yang mengharuskan vendor untuk melakukan pembaruan perangkat lunak secara berkala serta mematuhi kebijakan keamanan yang sudah disepakati.
Selain itu, kontrak juga harus memuat prosedur penanganan insiden keamanan, yang mencakup langkah-langkah yang harus diambil jika terjadi pelanggaran data atau serangan siber.
Ini termasuk kewajiban untuk memberi pemberitahuan dengan cepat dan transparansi mengenai dampak yang timbul dari insiden tersebut.
Tak kalah penting, kontrak juga perlu mencantumkan ketentuan mengenai audit keamanan berkala, untuk memastikan bahwa sistem yang digunakan oleh vendor tetap terlindungi dengan baik dari potensi ancaman siber.
Baca Juga: 5 Alasan Pentingnya Regulasi dalam Pengadaan Barang dan Jasa
3. Melibatkan Tim Keamanan Siber dalam Proses Pengadaan
Melibatkan tim keamanan siber dalam setiap tahap pengadaan sangat penting untuk memastikan keamanan procurement.
Tim ini dapat membantu mengidentifikasi risiko yang mungkin tidak terlihat oleh tim pengadaan tanpa keahlian di bidang keamanan.
Melibatkan tim keamanan siber sejak awal, mereka dapat menilai apakah vendor memenuhi standar keamanan yang dibutuhkan.
Selain itu, kolaborasi ini juga dapat meningkatkan kesadaran seluruh organisasi tentang pentingnya menjaga keamanan data dan sistem.
4. Pengawasan Vendor Secara Berkala
Keamanan procurement tidak berhenti setelah kontrak ditandatangani, sehingga pemantauan dan pengawasan terhadap vendor secara berkala sangat penting.
Salah satu cara untuk melakukannya adalah dengan memantau sistem yang digunakan oleh vendor menggunakan alat seperti SIEM (Security Information and Event Management) yang dapat mendeteksi ancaman secara real-time.
Selain itu, vendor harus dievaluasi secara rutin untuk memastikan mereka tetap memenuhi standar keamanan yang disepakati dalam kontrak, dan audit tahunan dapat membantu mengidentifikasi potensi celah yang perlu diperbaiki.
Baca Juga: Tips Procuremet Hemat untuk UMKM dengan Budget Terbatas
5. Pemeriksaan Menyeluruh Pada Vendor
Keamanan procurement tidak hanya melibatkan vendor utama, tetapi juga seluruh rantai pasokan yang terkait.
Vendor utama sering kali bekerja dengan subvendor atau mitra lain, yang dapat menjadi titik masuk bagi serangan siber.
Oleh karena itu, penting untuk memastikan bahwa subvendor atau mitra yang digunakan oleh vendor utama juga mematuhi standar keamanan yang sama.
Karena ancaman bisa datang dari mana saja dalam rantai pasokan, pastikan bahwa semua pihak yang terlibat, baik itu vendor utama maupun subvendor, memenuhi kriteria keamanan yang tinggi untuk melindungi seluruh ekosistem.
6. Buat Rencana Tanggap Insiden yang Jelas
Meskipun langkah-langkah pencegahan telah diambil, risiko siber tetap ada.
Oleh karena itu, penting untuk memiliki rencana tanggap insiden yang jelas jika terjadi pelanggaran data atau serangan siber.
Rencana ini harus mencakup tindakan segera, seperti mengisolasi sistem yang terinfeksi dan memberi pemberitahuan kepada pihak yang terlibat.
Selain itu, rencana juga harus mencakup prosedur untuk memulihkan data yang hilang dan memperbaiki sistem yang terinfeksi, sehingga organisasi bisa segera kembali beroperasi dengan normal.
Keamanan procurement sangat penting dalam pengadaan barang dan jasa, tetapi sering terlupakan.
Dengan ancaman siber yang semakin meningkat, organisasi harus memastikan bahwa pengadaan memperhatikan keamanan.
Melalui evaluasi vendor, kontrak yang jelas, pengawasan rutin, dan kolaborasi antara tim pengadaan dan keamanan siber, risiko siber dapat diminimalkan.
Keamanan dalam pengadaan bukan hanya tentang memilih vendor yang tepat, tetapi juga membangun sistem yang melindungi data dan sistem secara terus-menerus.
Referensi:
- https://www.tradogram.com/blog/data-security-in-procurement-systems
- https://jaeger-gk.com/en/blog/6-tips-for-more-supply-security-how-to-make-your-resource-procurement-crisis-proof/
- https://www.mazepay.com/insight/5-tips-for-enhanced-internet-security-in-procurement