7 Cara Memilih Software E-Procurement Terbaik

Cara memilih software e-procurement terbaik sesuai kebutuhan bisnis menjadi langkah krusial di era digital saat ini.

Pengadaan barang dan jasa bukan lagi sekadar aktivitas administratif, melainkan bagian strategis yang berdampak langsung pada efisiensi dan profitabilitas perusahaan.

Oleh karena itu, banyak perusahaan mulai mengadopsi sistem e-procurement untuk menyederhanakan dan mempercepat proses mereka.

Namun, dengan banyaknya pilihan di pasaran, penting untuk memahami cara menentukan solusi yang paling sesuai.

Artikel ini akan memberikan 7 tips praktis dan mendalam untuk membantu Anda membuat keputusan yang tepat.

1. Pahami Kebutuhan Internal Bisnis Anda

Langkah awal dalam cara memilih software e-procurement terbaik adalah memahami secara menyeluruh kebutuhan dan proses internal bisnis Anda. Jangan langsung tergiur dengan fitur canggih—pastikan fitur tersebut benar-benar menyelesaikan masalah nyata yang Anda hadapi.

Tinjau proses pengadaan saat ini: bagaimana alur pengajuan, siapa saja yang terlibat dalam approval, berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan satu siklus pembelian, serta bagaimana hubungan Anda dengan vendor. Semua informasi ini akan membantu Anda memilih software yang sesuai dan tidak over-engineered.

Beberapa pertanyaan penting yang bisa Anda gunakan sebagai panduan:

Apakah Anda membutuhkan sistem tender elektronik untuk menyederhanakan proses lelang?
Seberapa penting integrasi software dengan sistem lain seperti ERP, keuangan, atau manajemen aset?
Apakah perusahaan Anda memiliki struktur organisasi yang kompleks dengan banyak level approval?
Apakah saat ini Anda mengalami kendala dalam pelacakan dokumen atau transparansi proses?

Memahami kebutuhan dengan tepat akan membantu Anda menyusun daftar prioritas fitur yang dibutuhkan dan menghindari pemborosan biaya untuk fungsi yang tidak relevan.

2. Pilih Software yang Fitur-fiturnya Lengkap dan Bisa Disesuaikan

Banyak perusahaan salah langkah karena memilih software e-procurement yang terlalu rumit atau terlalu terbatas.

Padahal, setiap bisnis memiliki kebutuhan yang berbeda tergantung pada ukuran perusahaan, industri, dan proses internalnya.

Software e-procurement terbaik biasanya menyediakan fitur yang lengkap dan bersifat modular artinya Anda bisa memilih dan mengaktifkan hanya fitur yang dibutuhkan tanpa harus membeli semuanya sekaligus.

Beberapa fitur penting yang sebaiknya ada di dalamnya meliputi:

E-Tendering: Mengelola proses tender secara digital, mulai dari undangan hingga evaluasi.
Vendor Management: Menyimpan data vendor dan menilai performa mereka secara berkelanjutan.
Purchase Requisition & Approval: Mempermudah pembuatan permintaan pembelian dan proses persetujuan.
Contract Management: Mengatur dokumen kontrak dan tanggal jatuh tempo secara otomatis.
Reporting & Analytics: Menyediakan laporan dan data visual untuk pengambilan keputusan strategis.

Sistem modular ini memudahkan Anda memulai dari fitur dasar, lalu menambahkan modul lain saat bisnis berkembang.

Menurut laporan G2 Crowd (2023), sebanyak 68% pengguna sistem e-procurement menyebut fleksibilitas modul sebagai alasan utama dalam memilih solusi yang mereka gunakan.

3. Cara Memilih Software E-Procurement Terbaik: Pastikan Software Mudah Terhubung dengan Sistem Lain

Salah satu hal yang sering terlupakan saat memilih software e-procurement adalah kemampuannya untuk terhubung dengan sistem lain yang sudah digunakan di perusahaan.

Padahal, ini sangat penting. Bayangkan jika Anda sudah menggunakan sistem ERP, akuntansi, atau manajemen proyek tentu akan merepotkan jika software e-procurement yang baru tidak bisa “ngobrol” dengan sistem-sistem itu.

Integrasi antar sistem akan membuat alur kerja jadi jauh lebih lancar. Data tidak perlu dimasukkan berulang kali, risiko kesalahan berkurang, dan waktu kerja jadi lebih efisien.

Software yang bagus biasanya bisa terhubung dengan berbagai sistem populer seperti SAP, Oracle NetSuite, Microsoft Dynamics, atau bahkan software keuangan lokal yang sudah digunakan perusahaan sejak lama.

Memastikan integrasi ini sejak awal akan menyelamatkan Anda dari banyak masalah teknis di kemudian hari dan mempercepat implementasi sistem secara menyeluruh.

4. Utamakan Tampilan yang Sederhana dan Mudah Digunakan

Antarmuka atau tampilan software sangat memengaruhi keberhasilan penggunaan sistem e-procurement di perusahaan.

Tidak semua karyawan terbiasa menggunakan teknologi yang rumit, jadi pilihlah software yang tampilannya sederhana, mudah dipahami, dan tidak membingungkan.

Software yang terlalu kompleks justru bisa membuat pengguna enggan menggunakannya dan memperlambat proses adaptasi.

Sebaiknya, pilih sistem yang memiliki tampilan dashboard yang rapi, menu navigasi yang jelas, dan panduan penggunaan yang tersedia langsung di layar, seperti bantuan interaktif atau petunjuk otomatis.

Jika tampilan software mudah digunakan sejak awal, maka proses transisi ke sistem baru akan berjalan lebih lancar dan efisien.

5. Pertimbangkan Keamanan dan Kepatuhan Data

Dalam proses e-procurement, Anda akan menangani banyak informasi penting mulai dari data vendor, detail kontrak, hingga dokumen transaksi. Karena itu, keamanan sistem menjadi hal yang tidak bisa ditawar.

Pastikan software yang Anda pilih punya standar keamanan yang tinggi, seperti sertifikasi internasional (misalnya ISO/IEC 27001), sistem enkripsi data, serta fitur login berlapis seperti autentikasi dua langkah.

Yang juga tak kalah penting adalah adanya sistem pencatatan otomatis yang bisa merekam semua aktivitas pengguna. Ini akan sangat membantu jika terjadi kendala atau perlu dilakukan audit internal.

Selain soal teknis, perhatikan juga apakah software tersebut mematuhi regulasi lokal.

Misalnya, untuk perusahaan yang mengikuti tender pemerintah, sistem harus memenuhi ketentuan dari LKPP dan aturan pengadaan yang berlaku di Indonesia.

Memilih software yang aman dan patuh hukum akan melindungi perusahaan Anda dari potensi pelanggaran, sekaligus membangun kepercayaan dalam jangka panjang.

6. Cek Dukungan Setelah Pembelian dan Pelatihan yang Diberikan

Dalam memilih software e-procurement, jangan hanya fokus pada fitur teknisnya. Pastikan juga bahwa vendor menyediakan dukungan yang memadai setelah implementasi. Hal-hal yang perlu diperhatikan antara lain:

Pelatihan Pengguna: Pastikan vendor menyediakan pelatihan yang jelas, mudah dipahami, dan dapat diikuti oleh semua divisi pengguna sistem.
Layanan Bantuan Teknis (Support): Idealnya, pilih vendor yang menawarkan support 24 jam, terutama jika proses pengadaan Anda berjalan nonstop atau lintas waktu.
Kesiapan Saat Terjadi Masalah: Periksa apakah vendor memiliki sistem respons cepat untuk menangani kendala teknis yang muncul, terutama dalam fase awal penggunaan.
Service Level Agreement (SLA): Pastikan ada SLA yang menjelaskan dengan detail waktu respons, prosedur penanganan masalah, dan jaminan layanan pasca pembelian.
Dukungan Jangka Panjang: Vendor yang berkomitmen memberikan dukungan jangka panjang akan membantu memastikan sistem berjalan optimal dalam jangka waktu yang panjang.

Dengan dukungan yang baik, proses adaptasi sistem baru akan lebih lancar dan risiko gangguan operasional bisa diminimalkan.

7. Cara Memilih Software E-Procurement Terbaik: Evaluasi Total Cost of Ownership dan Skema Lisensinya

Saat memilih software e-procurement, jangan hanya tergiur oleh harga awal yang terlihat murah. Bisa jadi, biaya tersembunyi di belakangnya justru lebih besar.

Karena itu, penting untuk memperhitungkan apa yang disebut Total Cost of Ownership (TCO).

Ini mencakup semua biaya yang mungkin timbul, mulai dari pembelian awal, proses implementasi, pelatihan pengguna, dukungan teknis, hingga biaya pembaruan atau upgrade sistem di masa depan.

Selain itu, pahami juga model lisensi yang ditawarkan.

Beberapa software berbasis langganan (SaaS), artinya Anda membayar rutin setiap bulan atau tahun.

Ada juga yang dihitung berdasarkan jumlah pengguna, atau yang menggunakan sistem instalasi di server perusahaan (on-premise) dibandingkan dengan sistem berbasis cloud.

Masing-masing memiliki kelebihan dan kekurangan tergantung pada kebutuhan dan kemampuan keuangan perusahaan Anda.

Memilih skema lisensi yang sesuai dengan anggaran dan struktur bisnis akan membantu Anda memastikan bahwa investasi yang dikeluarkan benar-benar sepadan dan tidak menjadi beban di kemudian hari.

Memilih software e-procurement bukan hanya keputusan teknologi, melainkan juga keputusan strategis bisnis.

Dengan mengikuti 7 tips di atas, Anda dapat menemukan solusi yang tepat untuk meningkatkan efisiensi, transparansi, dan akuntabilitas proses pengadaan.

Ingat, cara memilih software e-procurement terbaik tidak berhenti pada fitur teknis, tetapi juga mencakup kemudahan penggunaan, keamanan, dukungan vendor, dan kesesuaian dengan struktur organisasi Anda.

Gunakan ProcurA, platform e-procurement terpercaya di Indonesia yang dirancang khusus untuk memenuhi kebutuhan bisnis Anda—dari tender elektronik, manajemen vendor, hingga laporan analitik real-time.

Referensi:

https://www.g2.com/categories/procurement
https://www.mdpi.com/2071-1050/16/3/1283
https://www.mdpi.com/2071-1050/17/8/3429

7 Tips Cara Memilih Software E-Procurement Terbaik Sesuai Kebutuhan Bisnis