Overstock adalah salah satu masalah yang sering dialami oleh banyak perusahaan, terutama mereka yang belum memiliki sistem pengelolaan stok yang baik. Untuk itu, cara mencegah overstock perlu Anda ketahui supaya bisnis berjalan lancar.
Situasi overstock terjadi ketika stok barang yang tersedia melebihi kebutuhan aktual, sehingga menyebabkan berbagai masalah seperti pemborosan anggaran, ruang penyimpanan penuh, hingga potensi barang menjadi rusak atau usang.
Dalam artikel ini, kita akan membahas penyebab utama terjadinya overstock, bagaimana mengelola inventory control yang efektif, serta peran procurement dalam mencegah masalah ini.
Baca Juga: 6 Tanda Anda Perlu Segera Mengubah Strategi Procurement
Kenapa Overstock Bisa Terjadi?
Ada beberapa penyebab overstock bisa terjadi, berikut alasannya.
1. Kesalahan Perencanaan Permintaan
Banyak perusahaan yang gagal memprediksi kebutuhan pasar dengan akurat. Akibatnya, mereka memesan barang dalam jumlah besar berdasarkan asumsi, tanpa mempertimbangkan data penjualan sebelumnya.
2. Minimnya Komunikasi Antara Tim
Ketika tim procurement, produksi, dan penjualan tidak saling berkoordinasi, seringkali terjadi miskomunikasi yang menyebabkan stok berlebih. Misalnya, tim procurement memesan barang dalam jumlah besar karena mengira permintaan sedang tinggi, padahal realitanya tidak.
3. Diskon dari Supplier
Supplier sering menawarkan diskon untuk pembelian dalam jumlah besar. Godaan ini kadang membuat perusahaan memesan lebih banyak dari yang sebenarnya dibutuhkan, tanpa mempertimbangkan biaya penyimpanan.
4. Kurangnya Sistem Monitoring Stok
Tanpa sistem yang terintegrasi, sulit bagi perusahaan untuk melacak stok secara real-time. Ini bisa mengakibatkan pemesanan barang yang sebenarnya masih tersedia di gudang.
Baca Juga: Supplier Dependency: Bahaya dan 5 Cara Menghindarinya
Dampak Negatif dari Overstock
Ada beberapa dampak negatif jika bisnis Anda mengalami overstock. Berikut penjelasannya.
1. Biaya Penyimpanan Tinggi
Semakin banyak stok, semakin besar pula biaya yang dikeluarkan untuk menyimpan barang. Biaya ini meliputi sewa gudang, pengelolaan, hingga keamanan.
2. Barang Rusak atau Kedaluwarsa
Untuk barang-barang seperti makanan, minuman, atau bahan kimia, overstock bisa berujung pada kerusakan atau kadaluwarsa jika tidak segera digunakan.
3. Cash Flow Tersendat
Uang yang seharusnya bisa digunakan untuk kebutuhan lain malah terkunci dalam bentuk stok. Ini bisa menghambat operasional dan investasi perusahaan.
6 Cara Mencegah Overstock dengan Inventory Control yang Efektif
Dengan inventory control yang baik, overstock bisa dicegah. Berikut beberapa cara mencegah overstock.
1. Gunakan Sistem Inventory Management
Cara Mencegah Overstock yang pertama adalah dengan investasi dalam software inventory management seperti SAP, Oracle, atau bahkan aplikasi sederhana seperti Google Sheets. Aplikasi-aplikasi ini bisa membantu memantau stok secara real-time.
Sistem ini memungkinkan Anda untuk mengetahui jumlah stok yang tersedia, tanggal masuk barang, hingga prediksi kebutuhan ke depan.
2. Forecasting yang Akurat
Prediksi kebutuhan berdasarkan data penjualan historis dan tren pasar sangat penting. Gunakan metode forecasting seperti trend analysis atau seasonal analysis untuk memperkirakan permintaan barang.
3. Implementasi Just-In-Time (JIT)
Metode JIT memungkinkan perusahaan hanya memesan barang ketika diperlukan, sehingga stok tidak menumpuk. Hal ini memerlukan koordinasi yang baik dengan supplier agar pengiriman barang tepat waktu.
4. Atur Safety Stock dengan Tepat
Safety stock atau stok pengaman penting untuk mengantisipasi fluktuasi permintaan. Namun, perhitungan safety stock harus sesuai dengan kebutuhan aktual agar tidak terlalu banyak.
5. Lakukan Cycle Counting Secara Berkala
Audit stok secara berkala, seperti setiap minggu atau bulan, dapat membantu mengidentifikasi barang-barang yang overstock dan perlu segera dioptimalkan.
6. Buat Sistem FIFO (First In, First Out)
Cara mencegah overstock yang terakhir adalah pastikan barang yang masuk lebih awal keluar lebih dahulu. Dengan sistem FIFO, Anda dapat mencegah barang yang lama tertinggal di gudang hingga rusak atau usang.
Baca Juga: 7 Alasan Kapan Harus Memilih Pengelola Pengadaan Barang Jasa In-house
Hubungan Procurement dengan Pencegahan Overstock
Procurement memiliki peran penting dalam mencegah overstock. Berikut beberapa hal yang dapat dilakukan oleh tim procurement:
- Evaluasi Supplier Secara Rutin: Supplier yang responsif dan fleksibel dapat membantu perusahaan mendapatkan barang sesuai kebutuhan, tanpa harus memesan dalam jumlah besar.
- Negosiasi Flexible Delivery Terms: Dengan negosiasi pengiriman bertahap, perusahaan dapat memesan barang sesuai kebutuhan tanpa khawatir ruang penyimpanan penuh.
- Kolaborasi dengan Tim Lain: Tim procurement harus rutin berkoordinasi dengan tim penjualan dan produksi untuk memastikan pesanan sesuai dengan kebutuhan aktual.
- Penggunaan e-Procurement: Sistem e-Procurement memungkinkan tim untuk melacak pesanan, memonitor pengiriman, dan mengevaluasi kinerja supplier secara real-time. Hal ini membantu mencegah pemesanan berlebih.
Overstock bukan hanya masalah penyimpanan, tetapi juga mengganggu efisiensi dan cash flow perusahaan. Dengan implementasi inventory control yang efektif dan dukungan dari tim procurement yang terkoordinasi, masalah overstock bisa dicegah. Investasi dalam teknologi, analisis data yang akurat, serta komunikasi lintas tim adalah kunci untuk memastikan stok selalu sesuai kebutuhan.
Referensi: