Cara Meningkatkan Kolaborasi Procurement dan IT

Procurement dan IT adalah dua fungsi penting dalam organisasi bisnis. Procurement bertanggung jawab untuk mengelola pengadaan barang dan jasa yang dibutuhkan oleh organisasi, sedangkan IT bertanggung jawab untuk menyediakan infrastruktur, sistem, dan aplikasi yang mendukung operasional dan strategi bisnis. Kolaborasi antara procurement dan IT adalah hal yang sangat penting, terutama di era digital saat ini. Kolaborasi dapat membantu meningkatkan efisiensi, kualitas, inovasi, dan nilai tambah bagi organisasi. Berikut adalah beberapa cara untuk meningkatkan kolaborasi antara procurement dan IT. 

Baca Juga: Pertimbangan Etika dan Hukum dalam Proses Procurement

Cara Meningkatkan Kolaborasi Procurement dan IT

1. Menetapkan Visi dan Misi Bersama

Procurement dan IT harus memiliki pemahaman yang sama tentang tujuan dan sasaran organisasi, serta bagaimana kontribusi mereka dapat membantu mencapainya. Visi dan misi bersama dapat menjadi landasan untuk menyelaraskan kepentingan, harapan, dan tanggung jawab kedua fungsi.

2. Membangun Komunikasi yang Efektif

Membangun komunikasi yang efektif adalah hal penting bagi procurement dan IT. Berkomunikasi secara terbuka, jujur, dan transparan tentang kebutuhan, permintaan, masalah, solusi, dan hasil yang diharapkan membantu mengurangi kesalahpahaman, menyelesaikan konflik, dan meningkatkan kepercayaan antara kedua fungsi.

3. Membentuk Tim Lintas Fungsi

Selain itu, procurement dan IT juga sebaiknya membentuk tim lintas fungsi yang terdiri dari anggota yang memiliki kompetensi, pengalaman, dan perspektif yang beragam. Tim lintas fungsi dapat memfasilitasi kerjasama, koordinasi, dan integrasi antara kedua fungsi dalam mengelola proyek-proyek pengadaan IT.

4. Mengadopsi Teknologi yang Mendukung Kolaborasi

Mengadopsi teknologi yang dapat mendukung kolaborasi antara kedua fungsi, seperti platform pengadaan digital, sistem manajemen proyek, aplikasi berbagi dokumen, dan alat komunikasi online, bisa jadi cara meningkatkan kolaborasi procurement dan IT. Teknologi dapat membantu mempercepat proses pengadaan IT, meningkatkan transparansi dan akuntabilitas, serta memudahkan pertukaran informasi dan pengetahuan antara kedua fungsi.

5. Mengevaluasi dan Meningkatkan Kinerja Kolaborasi

Procurement dan IT harus mengevaluasi kinerja kolaborasi mereka secara berkala, dengan menggunakan indikator-indikator yang relevan, seperti waktu penyelesaian proyek, tingkat kepuasan pelanggan internal, jumlah inovasi yang dihasilkan, dan nilai tambah yang dibawa bagi organisasi. Evaluasi dapat membantu mengidentifikasi kekuatan, kelemahan, peluang, dan tantangan dalam kolaborasi antara kedua fungsi, serta merumuskan rencana perbaikan yang diperlukan.

6. Membuat Sistem Reward dan Recognition

Kolaborasi lainnya yang bisa dilakukan oleh procurement dan IT ialah membuat sistem reward dan recognition yang mengakui dan mengapresiasi prestasi dan kontribusi individu atau tim yang berhasil melakukan kolaborasi antara keduanya. Reward dan recognition ini dapat berupa uang, barang, sertifikat, penghargaan, atau promosi.

7. Melakukan Pelatihan Bersama

Procurement dan IT dapat melakukan pelatihan bersama untuk meningkatkan pengetahuan, keterampilan, dan kompetensi mereka dalam bidang pembelian dan teknologi. Pelatihan ini dapat berupa workshop, seminar, webinar, kursus online, atau studi kasus.

Baca Juga: Transformasi Digital dalam Proses Procurement

KeuntunganKolaborasi Procurement dan IT

Kolaborasi Procurement dan IT dapat memberikan banyak keuntungan, seperti:

1. Meningkatkan Efisiensi dan Efektivitas Proses Pengadaan

Dengan bekerja sama, Procurement dan IT dapat memilih solusi teknologi yang sesuai dengan kebutuhan bisnis, menghindari duplikasi atau redundansi, serta mempercepat implementasi dan integrasi sistem. Selain itu, kolaborasi juga dapat mengurangi biaya operasional dan pemeliharaan, serta meningkatkan kualitas layanan kepada internal dan eksternal stakeholder.

2. Mendorong Inovasi dan Transformasi Digital

Procurement dan IT dapat saling berbagi pengetahuan, ide, dan best practice tentang teknologi terkini yang dapat membantu organisasi mencapai tujuan strategisnya. Kolaborasi juga dapat membuka peluang untuk menciptakan solusi baru yang lebih kreatif dan inovatif, serta mengadaptasi solusi yang sudah ada dengan lebih cepat dan fleksibel.

3. Meningkatkan Kepuasan dan Loyalitas Pelanggan

Dengan kolaborasi, Procurement dan IT dapat memahami kebutuhan dan harapan pelanggan dengan lebih baik, serta memberikan solusi yang tepat waktu, akurat, dan berkualitas. Kolaborasi juga dapat meningkatkan transparansi dan akuntabilitas dalam proses pengadaan, serta memperkuat hubungan kerjasama dengan pelanggan.

4. Meningkatkan Kinerja dan Kompetensi Tim

Kolaborasi Procurement dan IT dapat meningkatkan motivasi, keterlibatan, dan produktivitas tim. Kolaborasi juga dapat meningkatkan kemampuan tim dalam beradaptasi dengan perubahan, belajar dari kesalahan, serta mengembangkan kompetensi teknis dan bisnis yang dibutuhkan.

Kolaborasi Procurement dan IT adalah kunci untuk mencapai keunggulan kompetitif dalam era digital. Dengan kolaborasi, Procurement dan IT dapat memberikan nilai tambah bagi organisasi dengan cara yang lebih efisien, inovatif, dan berkelanjutan.:

Referensi: 

https://una.com/resources/article/how-to-improve-collaboration-between-procurement-and-it/

https://www.supplychainbrain.com/blogs/1-think-tank/post/34351-nine-ways-to-improve-collaboration-between-it-and-procurement

https://www.cio.com/article/228503/a-4-step-formula-for-better-collaboration-between-it-and-procurement.html