Transformasi Digital dalam Proses Procurement

Proses procurement yang efektif dan efisien dapat memberikan banyak manfaat bagi perusahaan, seperti menghemat biaya, meningkatkan kualitas, mempercepat waktu pengadaan, dan mengurangi risiko. Namun, proses procurement yang tradisional seringkali menghadapi berbagai tantangan dan hambatan, seperti proses yang panjang dan rumit, banyaknya dokumen dan data yang harus dikelola, kurangnya transparansi dan akuntabilitas, serta rentan terhadap kesalahan dan kecurangan. Oleh karena itu, transformasi digital dalam proses procurement menjadi salah satu solusi yang dapat membantu perusahaan mengatasi tantangan-tantangan tersebut.

Baca Juga: Kenapa Perusahaan Harus Beralih ke Software eProcurement Digital

6 Transformasi Digital dalam Proses Procurement

Teknologi digital dapat membantu perusahaan melakukan proses procurement secara online, otomatis, terintegrasi, dan terukur. Beberapa contoh teknologi digital yang dapat digunakan dalam proses procurement adalah:

1. E-procurement

Ini merupakan sistem pengadaan barang dan jasa secara elektronik melalui internet. E-procurement dapat memudahkan perusahaan untuk mencari dan membandingkan penyedia barang dan jasa, melakukan negosiasi dan kontrak secara online, mengirimkan pesanan dan pembayaran secara elektronik, serta memantau kinerja penyedia barang dan jasa.

2. E-auction

E-auction yakni sistem lelang secara elektronik yang dapat digunakan untuk menentukan harga barang dan jasa yang akan dibeli oleh perusahaan. E-auction dapat meningkatkan persaingan antara penyedia barang dan jasa, sehingga dapat menekan harga menjadi lebih rendah dan sesuai dengan nilai pasar.

3. Transformasi Digital dalam Proses Procurement, E-invoicing

Sementara itu, e-invoicing ialah sistem penagihan secara elektronik yang dapat digunakan untuk mengirimkan dan menerima faktur secara online. E-invoicing dapat mengurangi biaya administrasi, mempercepat proses pembayaran, serta meningkatkan akurasi dan keamanan data.

4. E-catalogue

Sedangkan e-catalogue yakni sistem katalog barang dan jasa secara elektronik yang dapat digunakan untuk menyimpan dan menampilkan informasi tentang barang dan jasa yang ditawarkan oleh penyedia. E-catalogue dapat mempermudah perusahaan untuk mencari dan memilih barang dan jasa yang sesuai dengan kebutuhan mereka.

5. Business Intelligence

Proses Procurement Anda

Business inteelligence adalah sistem analisis data yang dapat digunakan untuk mengumpulkan, mengolah, dan menyajikan informasi yang relevan dengan proses procurement. Business intelligence dapat membantu perusahaan untuk membuat keputusan yang lebih baik berdasarkan data yang valid dan terkini.

Baca Juga: 4 Pilar Utama dalam Global Procurement

6. AI 

Ini merupakan teknologi yang dapat melakukan tugas-tugas yang biasanya membutuhkan kecerdasan manusia, seperti pengenalan pola, pemrosesan bahasa alami, pengambilan keputusan, dan pembelajaran mesin. AI dapat digunakan untuk membantu proses e-procurement dengan cara seperti berikut:

  • Menganalisis data historis dan tren pasar untuk mengidentifikasi kebutuhan pengadaan yang optimal.
  • Mencari dan merekomendasikan penyedia yang sesuai dengan kriteria pembeli.
  • Menegosiasikan kontrak secara otomatis dengan menggunakan algoritma optimisasi.
  • Memantau kinerja penyedia dan memberikan umpan balik untuk meningkatkan kualitas barang dan jasa.
  • Mendeteksi dan mencegah penipuan, korupsi, dan ketidakpatuhan dengan menggunakan teknik analisis sentimen, deteksi anomali, dan verifikasi identitas.

7. Transformasi Digital dalam Proses Procurement, Blockchain

Siapa yang tak tahu blockchain? Ini merupakan teknologi yang dapat menyimpan data transaksi secara terdistribusi, terenkripsi, dan tidak dapat diubah oleh pihak manapun. Blockchain dapat digunakan untuk meningkatkan transparansi dan keamanan dalam proses e-procurement dengan cara seperti berikut:

  • Mencatat setiap tahapan proses e-procurement dalam rantai blok yang dapat diakses oleh semua pihak yang terlibat.
  • Menggunakan smart contract untuk mengeksekusi kontrak secara otomatis berdasarkan kondisi yang telah disepakati.
  • Menggunakan kriptografi untuk mengamankan data transaksi dari manipulasi atau pencurian.
  • Menggunakan token digital untuk memfasilitasi pembayaran yang cepat dan murah.

Dengan demikian, teknologi-teknologi seperti platform e-procurement, AI, dan blockchain dapat berperan dalam menyederhanakan proses e-procurement dan meningkatkan efisiensi. Teknologi-teknologi ini dapat membantu para pihak dalam proses e-procurement untuk menghemat waktu, biaya, dan sumber daya, serta meningkatkan kualitas, kepuasan, dan kepercayaan.

Transformasi digital dalam proses procurement bukanlah hal yang mudah dilakukan. Perusahaan harus mempersiapkan berbagai aspek, seperti strategi bisnis, infrastruktur teknologi, sumber daya manusia, budaya organisasi, dan keterlibatan pemangku kepentingan. Perusahaan juga harus menghadapi berbagai tantangan, seperti perubahan regulasi, perlawanan dari pihak internal maupun eksternal, kurangnya keterampilan dan pengetahuan, serta risiko keamanan dan privasi data.

Namun, transformasi digital dalam proses procurement adalah hal yang penting dan mendesak untuk dilakukan. Perusahaan yang mampu melakukan transformasi digital dalam proses procurement akan memiliki keunggulan kompetitif dan dapat bertahan di era digital yang penuh dengan persaingan dan dinamika. Oleh karena itu, perusahaan harus berani dan siap untuk melakukan transformasi digital dalam proses procurement demi mencapai tujuan bisnis yang lebih baik

Referensi: