Forecasting budget merupakan bagian penting dalam memenuhi target keuangan dan pengadaan. Data pengeluaran sendiri adalah aset berharga untuk perencanaan keuangan.
Data ini bisa digunakan untuk melihat performa vendor, jumlah pesanan di masa mendatang, kontrak berbasis volume, dan penghematan biaya di masa mendatang.
Dalam blog ini, kita akan membahas dasar-dasar perkiraan pengeluaran dan teknik yang dapat Anda gunakan, plus apa yang perlu dipertimbangkan.
Baca Juga: 7 Faktor Keberhasilan Strategi Negosiasi dalam Procurement
Apa itu Forecasting Budget?
Forecasting budget menggabungkan informasi pengeluaran historis dan saat ini dengan metode kualitatif dan kuantitatif sehingga memberi wawasan tentang pengeluaran di masa mendatang.
Sehingga Anda bisa membuat keputusan yang lebih baik dan mengurangi biaya.
Apa Itu Perencanaan Permintaan?
Perencanaan permintaan merupakan bagian dari peramalan pengeluaran, di mana proyeksi penjualan di masa mendatang menentukan kebutuhan bahan baku, barang, dan jasa.
Perencanaan permintaan adalah proses manajemen rantai pasokan yang memprediksi permintaan masa depan. Perencanaan permintaan memiliki dampak besar pada proses procurement, yakni:
- Setiap perubahan permintaan memengaruhi keputusan pengadaan dan kontrak.
- Meningkatnya permintaan memberikan peluang untuk diskon berdasarkan volume, sedangkan penurunan permintaan yang drastis dapat mengakibatkan diskusi yang sulit dengan pemasok saat ini dan peningkatan biaya unit.
- Perencanaan permintaan juga membantu Anda memutuskan tingkat inventaris dan jumlah pesanan minimum.
Baca Juga: Risiko Rantai Pasokan: Pengertian dan Tips Mencegahnya
Teknik Forecasting Budget
Ada beberapa teknik yang bisa Anda gunakan yakni:
- Perkiraan pengeluaran kuantitatif: Teknik ini menggunakan data pengeluaran historis yang tervalidasi beserta analisis biaya dan fluktuasi mata uang. Peramalan kuantitatif dapat mencakup model teknis seperti analisis regresi, pemulusan eksponensial, dan pemodelan ekonometrika.
- Perkiraan pengeluaran kualitatif: Teknik kualitatif dianggap subjektif karena mencakup pendapat ahli, riset pasar, kelompok fokus, dan konsensus panel.
Elemen-elemen dalam Forecasting Budget
Beberapa faktor dapat memengaruhi perkiraan budget Anda dalam procurement. Berikut ini adalah beberapa elemennya.
1. Penggerak Biaya
Sangat penting untuk memahami pendorong biaya utama suatu produk yang dapat memengaruhi biaya masa mendatang.
Apa yang memengaruhi biaya suatu barang? Biasanya, biaya bahan baku, energi, atau tenaga kerja.
Indeks bahan baku dan harga energi merupakan sumber untuk memproyeksikan fluktuasi harga di masa mendatang.
Untuk memperkirakan penghematan secara lebih akurat, perkirakan dampak pergerakan harga dalam setiap elemen biaya utama.
2. Tren Pasar
Analisis data historis hanya dapat memberi tahu kita sedikit. Riset pasar dan indeks akan membantu memprediksi pergerakan harga.
Angka permintaan global untuk bahan baku dan produk jadi, misalnya kontainer pengiriman, akan membantu mengidentifikasi kenaikan harga di masa mendatang.
Penelusuran mendalam terhadap tren dan prakiraan harga komoditas dapat membantu menentukan di mana biaya naik atau turun.
Anda dapat menyiapkan model biaya yang direvisi pada tingkat komoditas dan memetakannya terhadap kerangka waktu mendatang. Jika harga saat ini menarik, mungkin inilah saatnya untuk membeli dalam jumlah besar untuk mencapai skala ekonomi.
Baca Juga: Analisis SWOT dalam Procurement: Contoh dan Cara Penerapannya
3. Fluktuasi Mata Uang
Untuk impor, pilihan mata uang dan fokus pada fluktuasi nilai tukar sangat penting seperti halnya ketentuan pembayaran, harga, dan kualitas yang benar.
Manfaat analisis tren mata uang dan perkiraan nilai tukar berarti Anda dapat membuat keputusan berdasarkan fakta.
4. Pola Pengeluaran
- Apakah ada peningkatan pengeluaran dalam kategori tertentu yang mungkin ingin Anda manfaatkan?
- Apakah menguntungkan bagi Anda untuk melakukan pemesanan lebih sering atau lebih jarang?
- Dapatkah Anda memesan dalam jumlah yang lebih besar ketika ketidakpastian pasokan terjadi?
Pembelian yang tidak biasa atau tidak terduga juga dapat memberikan peluang.
Faktur (terutama tanpa PO) dapat menjalin kemitraan pemasok dengan strategi baru.
Itulah tadi beberapa teknik yang bisa Anda gunakan dalam membuat perencanaan terkait budget procurement.
Referensi:
- https://sievo.com/blog/spend-forecasting
- https://www.gep.com/blog/technology/spend-forecasting
- https://procurementtactics.com/spend-forecasting/