Kesalahan dalam Indirect Procurement yang Harus Dihindari

Dalam dunia bisnis, pengadaan tidak langsung atau indirect procurement merupakan aspek penting yang seringkali diabaikan. Namun, kesalahan dalam proses ini dapat berakibat fatal bagi operasional dan keuangan perusahaan. Berikut adalah beberapa kesalahan dalam indirect procurement yang harus dihindari, apa sajakah itu? Simak penjelasannya di bawah ini!

Baca Juga: Apa Saja Tugas dan Tanggung Jawab Divisi Procurement?

Kesalahan dalam Indirect Procurement yang Harus Dihindari

prinsip eprocurement

1. Kurangnya Pemahaman Terhadap Kebutuhan Internal Perusahaan

Sebelum memulai proses pengadaan, penting bagi staff purchasing untuk memiliki pemahaman yang mendalam tentang kebutuhan internal perusahaan. Komunikasi yang efektif dengan departemen terkait akan memastikan bahwa barang atau jasa yang dibeli benar-benar sesuai dengan kebutuhan mereka.

2. Tidak Melakukan Evaluasi Supplier Secara Cermat

Memilih supplier tanpa evaluasi yang cermat dapat berdampak buruk pada kualitas, harga, dan layanan. Riset menyeluruh terhadap supplier, termasuk referensi, sertifikasi, dan kinerja sebelumnya, adalah langkah krusial yang tidak boleh diabaikan.

3. Ketidaksesuaian dengan Kebijakan Perusahaan

Pembelian yang tidak sesuai dengan kebijakan perusahaan dapat menimbulkan konsekuensi hukum dan finansial. Staff purchasing harus memahami dan mematuhi prosedur dan batasan yang telah ditetapkan oleh perusahaan.

4. Tidak Mengoptimalkan Negosiasi Harga

Keterampilan negosiasi yang baik adalah kunci untuk mengurangi biaya pembelian. Staff purchasing harus mampu bernegosiasi untuk mendapatkan harga terbaik tanpa mengorbankan kualitas produk atau layanan.

Baca Juga: Perbedaan Direct Procurement dan Indirect Procurement

5. Kurangnya Diversifikasi Supplier

Kurangnya diversifikasi supplier dalam indirect procurement dapat menimbulkan risiko yang signifikan bagi perusahaan.

Bergantung pada satu atau beberapa supplier saja dapat menyebabkan gangguan pasokan atau perubahan harga yang tidak terduga, yang pada akhirnya dapat mengganggu kelancaran operasional dan berdampak negatif terhadap pertumbuhan bisnis.

Untuk mengatasi masalah ini, perusahaan perlu mengadopsi strategi diversifikasi supplier yang efektif. Ini melibatkan pencarian dan pemeliharaan hubungan dengan berbagai supplier, tidak hanya untuk mengurangi ketergantungan pada supplier tertentu tetapi juga untuk meningkatkan daya saing dan produktivitas perusahaan.

Dengan demikian, perusahaan dapat menghemat biaya operasional, meningkatkan kesejahteraan karyawan, dan memenuhi standar kualitas serta kepatuhan.

Selain itu, penerapan teknologi e-procurement, evaluasi kinerja supplier secara berkala, dan negosiasi yang efektif merupakan beberapa solusi praktis yang dapat dilakukan untuk mengatasi kendala dalam proses purchasing, termasuk dalam hal diversifikasi supplier.

6. Tidak Memperbarui Informasi Supplier

Menurut sebuah artikel oleh BION ERP, tidak memperbarui informasi supplier dapat menyebabkan ketidaksesuaian harga, kapasitas produksi, dan syarat-syarat pembayaran yang berubah seiring waktu.

Hal ini menunjukkan pentingnya pembaruan data supplier yang terus-menerus untuk memastikan keakuratan informasi yang digunakan dalam pengambilan keputusan pengadaan.

Untuk menghindari kesalahan ini, perusahaan harus menerapkan sistem yang memungkinkan pembaruan informasi secara otomatis dan terintegrasi, seperti penggunaan Enterprise Resource Planning (ERP).

Dengan sistem yang efisien, staff purchasing dapat mengelola informasi supplier dengan lebih efektif, mengurangi risiko kesalahan, dan meningkatkan efisiensi operasional perusahaan.

7. Mengabaikan Kualitas Produk atau Layanan

Mengutamakan harga terendah sebagai kriteria utama dalam indirect procurement tanpa mempertimbangkan kualitas dapat menyebabkan kerugian jangka panjang.

Produk atau layanan berkualitas rendah dapat menurunkan kinerja operasional, meningkatkan biaya perawatan, dan merusak reputasi perusahaan.

Oleh karena itu, penting bagi staff purchasing untuk menjaga keseimbangan antara harga dan kualitas, memastikan bahwa pembelian mendukung kebutuhan operasional perusahaan dengan efektif.

Indirect procurement yang efisien tidak hanya fokus pada penghematan biaya, tetapi juga pada pembentukan hubungan jangka panjang dengan supplier yang dapat menjamin ketersediaan dan kualitas produk atau layanan. Dengan demikian, perusahaan dapat mengoptimalkan operasionalnya dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Baca Juga: Apa Itu Indirect Procurement?

8. Melakukan Pembayaran Tanpa Verifikasi yang Tepat

Pembayaran yang dilakukan tanpa verifikasi yang tepat, seperti membayar barang yang belum diterima atau membayar dua kali untuk barang yang sama, adalah kesalahan yang harus dihindari.

Menghindari kesalahan-kesalahan ini akan membantu perusahaan meningkatkan efisiensi operasional, mengelola risiko, dan memberikan nilai tambah.

Pendekatan yang hati-hati dan terencana dalam indirect procurement akan menjadi bagian integral dari kesuksesan keseluruhan perusahaan. Untuk lebih mendalami topik ini, Anda dapat membaca artikel yang lebih lengkap di sumber yang telah disediakan.

Referensi: