Apa Saja Tugas dan Tanggung Jawab Divisi Procurement?

mitos procurement

Divisi procurement adalah departemen penting dalam perusahaan dalam menjalankan peran dan mendukung operasional hingga mencapai tujuan perusahaan. Oleh sebab itu, penting untuk mengetahui apa saja fungsi divisi procurement dalam perusahaan. Pada artikel ini akan dijelaskan lebih lanjut tentang bagaimana procurement masuk ke divisi hingga peran serta tanggung jawab divisi procurement.

Bagaimana Procurement Masuk ke Divisi?

indirect procurement

Procurement adalah proses pengadaan barang dan jasa yang dibutuhkan oleh suatu organisasi. Procurement meliputi aktivitas seperti menentukan kebutuhan, mencari pemasok, melakukan negosiasi, menandatangani kontrak, mengawasi pengiriman, dan melakukan evaluasi kinerja.

Procurement masuk ke divisi sebagai salah satu fungsi penting yang mendukung operasional dan strategi organisasi. Procurement bertanggung jawab untuk memastikan bahwa barang dan jasa yang dibeli sesuai dengan standar kualitas, spesifikasi, waktu, dan anggaran yang ditetapkan. Procurement juga berperan dalam menciptakan nilai tambah bagi organisasi melalui penghematan biaya, peningkatan efisiensi, mitigasi risiko, dan inovasi.

Baca Juga: Cara Meningkatkan Kolaborasi Procurement dan IT

Untuk menjalankan fungsi procurement dengan baik, dibutuhkan tim yang terdiri dari berbagai peran dan kompetensi. Beberapa peran utama dalam tim procurement adalah:

  • Procurement manager: bertanggung jawab untuk merencanakan, mengkoordinasikan, dan mengawasi seluruh proses procurement di divisi.
  • Procurement officer: bertanggung jawab untuk melakukan proses procurement sesuai dengan kebutuhan dan permintaan dari unit kerja lain di divisi.
  • Procurement analyst: bertanggung jawab untuk melakukan analisis data dan pasar, menyusun laporan, dan memberikan rekomendasi terkait procurement.
  • Procurement specialist: bertanggung jawab untuk menangani procurement khusus yang membutuhkan pengetahuan dan keterampilan tertentu, seperti procurement teknis, legal, atau internasional.

Procurement adalah salah satu divisi yang memiliki potensi besar untuk memberikan kontribusi positif bagi organisasi. Oleh karena itu, penting bagi procurement untuk terus meningkatkan kualitas dan kinerjanya melalui pengembangan sumber daya manusia, penerapan teknologi, dan penguatan kerjasama dengan pihak internal dan eksternal.

Baca Juga: Apa itu Procurement Specialist?

Apa Saja Tugas dan Tanggung Jawab Divisi Procurement?

Procurement dan Supply Chain

Divisi procurement adalah bagian dari perusahaan yang bertanggung jawab untuk mengelola proses pengadaan barang dan jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan. Divisi procurement memiliki tugas dan tanggung jawab yang penting dan strategis, antara lain:

  • Melakukan analisis kebutuhan barang dan jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan, baik secara kuantitatif maupun kualitatif, serta menentukan spesifikasi, standar, dan kriteria yang sesuai.
  • Melakukan penelitian pasar untuk mencari dan memilih penyedia barang dan jasa yang terbaik, baik dari segi kualitas, harga, waktu pengiriman, maupun layanan purna jual.
  • Melakukan negosiasi dengan penyedia barang dan jasa untuk mendapatkan kesepakatan yang menguntungkan bagi perusahaan, baik dari segi harga, kualitas, syarat pembayaran, maupun kondisi kontrak.
  • Menyusun dan menandatangani kontrak dengan penyedia barang dan jasa sesuai dengan kesepakatan yang telah dicapai, serta memastikan bahwa semua dokumen dan persyaratan administrasi telah lengkap dan sesuai dengan ketentuan hukum dan peraturan yang berlaku.
  • Mengawasi dan mengontrol proses pengiriman barang dan jasa dari penyedia ke perusahaan, serta melakukan pemeriksaan dan verifikasi terhadap kualitas, kuantitas, dan kesesuaian barang dan jasa yang diterima dengan kontrak yang telah disepakati.
  • Melakukan evaluasi kinerja penyedia barang dan jasa secara berkala, serta memberikan umpan balik dan saran perbaikan jika diperlukan.
  • Menyusun dan menyajikan laporan pengadaan barang dan jasa secara rutin kepada manajemen perusahaan, serta melakukan analisis biaya, efisiensi, efektivitas, dan dampak dari proses pengadaan barang dan jasa terhadap kinerja perusahaan.

Divisi procurement memiliki peran yang sangat penting dalam mendukung kelancaran operasional dan pencapaian tujuan perusahaan. Oleh karena itu, divisi procurement harus memiliki kompetensi yang tinggi dalam hal pengetahuan produk, pasar, hukum, negosiasi, manajemen kontrak, manajemen risiko, analisis data, komunikasi, kerjasama tim, serta etika bisnis.

Referensi: