Banyak perusahaan yang mengadopsi e-procurement untuk meningkatkan efisiensi dan transparansi pengadaan, namun seringkali terjebak pada kesalahan e-procurement yang seharusnya bisa dihindari.
Kesalahan ini dapat berdampak serius, mulai dari pemborosan waktu, meningkatnya biaya operasional, hingga terganggunya hubungan dengan vendor.
E-procurement memungkinkan semua tahapan pengadaan barang dan jasa dilakukan secara elektronik, mulai dari perencanaan hingga pembayaran.
Meski sistem ini menawarkan banyak manfaat, implementasinya tetap memerlukan strategi dan perhatian khusus agar proses berjalan optimal.
Dalam artikel ini, kita akan membahas lima poin penting terkait kesalahan e-procurement yang paling umum terjadi, sekaligus panduan bagaimana perusahaan dapat menghindarinya dan memaksimalkan efisiensi pengadaan.
Baca Juga: Strategi Jitu Hemat Budget Lewat Sistem Manajemen Pengadaan Modern
1. Kurangnya Perencanaan Strategis
Banyak perusahaan langsung menerapkan e-procurement tanpa merancang strategi pengadaan yang matang. Hal ini menyebabkan sistem tidak optimal dan proses sering terhambat.
Ketika perusahaan belum menetapkan kebutuhan secara jelas, alur pengadaan bisa kacau dan tim pengadaan sering kebingungan menentukan prioritas.
Perencanaan strategis mencakup penentuan anggaran, spesifikasi barang atau jasa, serta metode pengadaan yang sesuai.
Dengan melibatkan semua divisi terkait, perusahaan dapat memastikan bahwa sistem e-procurement mendukung seluruh proses bisnis. Ini juga memudahkan koordinasi dan mengurangi potensi konflik antar departemen selama pengadaan berlangsung.
Selain itu, perencanaan yang matang membantu perusahaan menetapkan tujuan jangka panjang dan metrik keberhasilan implementasi e-procurement.
Dengan begitu, perusahaan tidak hanya sekadar menggunakan teknologi, tapi benar-benar meningkatkan efisiensi, akurasi, dan transparansi pengadaan.
2. Pemilihan Sistem yang Kurang Tepat
Tidak semua platform e-procurement cocok untuk setiap perusahaan. Memilih sistem hanya karena populer atau murah tanpa mempertimbangkan kecocokan dengan alur kerja internal sering mengurangi efektivitasnya. Sistem yang tidak sesuai dapat membuat proses pengadaan lambat, membingungkan staf, dan menimbulkan frustrasi bagi vendor.
Sistem yang tepat harus mampu mengakomodasi semua kebutuhan pengadaan, mulai dari workflow approval, manajemen vendor, hingga reporting real-time.
Platform yang scalable dan fleksibel juga penting, sehingga perusahaan dapat menambahkan fitur baru atau menyesuaikan volume transaksi sesuai pertumbuhan bisnis.
Dengan platform yang tepat, seperti ProcurA, perusahaan dapat memastikan setiap tahapan pengadaan berjalan lancar.
Integrasi penuh dengan sistem internal memungkinkan pengelolaan dokumen, data, dan laporan berjalan otomatis, mengurangi kesalahan manusia, dan memastikan semua pihak memiliki informasi yang sama secara real-time.
Baca Juga: 7 Tips Cara Memilih Software E-Procurement Terbaik Sesuai Kebutuhan Bisnis
3. Kurangnya Pelatihan Tim
Sistem canggih tidak akan maksimal jika tim internal tidak memahami cara menggunakannya. Tanpa pelatihan yang memadai, staf pengadaan mungkin melakukan kesalahan input data, lambat mengeksekusi permintaan, atau tidak memanfaatkan fitur otomatisasi sepenuhnya. Hal ini dapat menurunkan efisiensi dan menyebabkan frustrasi.
Pelatihan yang terstruktur mencakup pemahaman alur proses, penggunaan dashboard, dan pemanfaatan fitur otomatisasi.
Dokumentasi panduan internal juga membantu staf baru beradaptasi lebih cepat, sehingga kurva belajar lebih singkat dan kesalahan berulang bisa dihindari.
Lebih dari itu, tim yang terlatih mampu menganalisis data pengadaan dengan lebih baik, memberikan insight yang berguna untuk pengambilan keputusan strategis.
Dengan demikian, investasi dalam pelatihan tim bukan hanya soal operasional, tetapi juga meningkatkan nilai strategis e-procurement bagi perusahaan.
4. Data dan Dokumen Tidak Terintegrasi
Pengelolaan data dan dokumen yang tersebar di spreadsheet atau dokumen fisik sering menyebabkan inkonsistensi dan kesalahan.
Misalnya, harga atau jumlah barang bisa berbeda antara satu departemen dengan departemen lain. Hal ini meningkatkan risiko kesalahan kontrak, keterlambatan pengiriman, atau sengketa dengan vendor.
Dengan e-procurement, semua informasi tersimpan dalam satu platform terpusat.
Validasi otomatis memastikan data akurat dan real-time, sehingga setiap pihak memiliki akses ke informasi yang sama. Proses audit, monitoring, dan evaluasi pun lebih mudah dan cepat dilakukan.
Integrasi data juga memperkuat kepercayaan antara perusahaan dan vendor.
Transaksi yang tercatat rapi dan transparan membuat semua pihak yakin bahwa proses pengadaan dilakukan secara profesional dan adil.
Hal ini berkontribusi pada hubungan jangka panjang yang lebih sehat dengan para penyedia barang dan jasa.
Baca Juga: 6 Masalah yang Bisa Diatasi dengan Procurement untuk UMKM
5. Mengabaikan Evaluasi dan Monitoring
Implementasi e-procurement bukan hanya soal memasang sistem, tapi juga memastikan proses berjalan optimal secara berkelanjutan.
Tanpa monitoring rutin, masalah kecil bisa berkembang menjadi hambatan besar, seperti keterlambatan pengadaan atau performa vendor yang menurun.
Laporan dan analytics dari sistem e-procurement memungkinkan perusahaan melihat tren, mengidentifikasi bottleneck, dan mengukur efisiensi pengadaan secara kuantitatif.
Dengan data ini, manajemen dapat melakukan perbaikan dan penyesuaian strategi secara tepat waktu.
Selain itu, evaluasi berkala membantu perusahaan menentukan apakah sistem masih sesuai dengan kebutuhan bisnis yang terus berkembang.
Proses ini memastikan investasi dalam e-procurement memberikan nilai maksimal, baik dari sisi efisiensi, penghematan biaya, maupun transparansi operasional.
E-procurement menawarkan banyak manfaat, mulai dari efisiensi waktu, penghematan biaya, hingga transparansi yang lebih tinggi.
Namun, untuk memaksimalkan potensinya, perusahaan harus memperhatikan lima hal penting di atas: perencanaan matang, pemilihan sistem tepat, pelatihan tim, integrasi data, dan evaluasi berkelanjutan.
Dengan memperhatikan poin-poin ini, perusahaan dapat mengoptimalkan proses e-procurement, meningkatkan efisiensi pengadaan, dan memperkuat daya saing di pasar.
Jangan biarkan pengadaan perusahaan Anda terhambat! Gunakan ProcurA untuk mengelola seluruh proses e-procurement dengan aman, cepat, dan efisien. Klik di sini untuk mencoba sekarang dan rasakan perbedaannya!
Referensi:
- https://tradecentric.com/blog/eprocurement-challenges/
- https://www.procurify.com/blog/10-common-procurement-mistakes-and-how-to-solve-them/
- https://www.zycus.com/blog/procurement-technology/you-didnt-know-these-7-steps-of-an-effective-procurement-process