Manajemen Persediaan adalah salah satu aspek paling krusial dalam menjaga kelancaran operasional perusahaan. Dalam pengelolaan stok, salah satu keputusan terpenting yang harus diambil adalah kapan melakukan pemesanan ulang.
Jika pemesanan dilakukan terlalu dini, berisiko penumpukan stok dan menghadapi biaya penyimpanan yang lebih tinggi. Sebaliknya, jika pemesanan dilakukan terlalu terlambat, risiko kehabisan stok dapat mengganggu operasional kantor.
Jadi, bagaimana perusahaan bisa menentukan waktu terbaik untuk melakukan pemesanan ulang? Berikut adalah beberapa caranya.
Baca Juga: 7 Langkah Zero Based Budgeting, Bisa Menghemat Budget Operasional Kantor!
1. Manajemen Persediaan: Memahami Reorder Point (Titik Pemesanan Ulang)
Konsep dasar dalam menentukan waktu pemesanan ulang adalah reorder point atau titik pemesanan ulang. Reorder point adalah jumlah minimum stok yang tersisa di gudang sebelum perusahaan harus melakukan pemesanan ulang.
Ketika stok mencapai titik ini, pemesanan baru harus segera dilakukan agar barang dapat tiba tepat waktu sebelum stok benar-benar habis. Untuk menghitung reorder point secara efektif, perusahaan harus memperhitungkan dua faktor utama:
- Lead Time (Waktu Tunggu): Waktu yang diperlukan sejak pesanan dilakukan hingga barang diterima oleh perusahaan. Bisa bervariasi tergantung pada jenis barang, jarak pengiriman, dan keandalan vendor.
- Average Usage (Konsumsi Rata-Rata): Jumlah rata-rata barang yang digunakan perusahaan selama periode tertentu. Data ini dapat diperoleh dari catatan penggunaan historis.
Rumus sederhana untuk menghitung reorder point adalah sebagai berikut:
Reorder Point = (Lead Time × Average Usage)
Misalnya, jika perusahaan menggunakan 100 unit barang setiap hari dan lead time untuk pengiriman barang adalah 5 hari, maka reorder point-nya adalah:
Reorder Point = 5 hari × 100 unit = 500 unit
Artinya, ketika stok barang turun hingga 500 unit, perusahaan harus segera melakukan pemesanan ulang agar stok tetap tersedia hingga barang baru tiba.
2. Menentukan Safety Stock (Stok Pengaman)
Selain menghitung reorder point, perusahaan juga harus mempertimbangkan safety stock atau stok pengaman. Stok pengaman adalah cadangan stok tambahan yang disimpan untuk mengantisipasi fluktuasi dalam penggunaan atau keterlambatan pengiriman.
Dengan adanya safety stock, perusahaan dapat mengurangi risiko kehabisan stok meskipun terjadi permintaan yang lebih tinggi dari perkiraan atau pengiriman barang yang terlambat. Rumus untuk menghitung safety stock bisa lebih kompleks karena melibatkan analisis statistik dari variabilitas permintaan dan lead time.
Namun, secara sederhana, perusahaan dapat menetapkan safety stock berdasarkan seberapa besar ketidakpastian dalam permintaan dan lead time. Jika fluktuasi sangat besar, safety stock yang lebih tinggi akan dibutuhkan.
Contoh sederhana:
Jika rata-rata lead time adalah 5 hari, tetapi kadang-kadang pengiriman memakan waktu hingga 7 hari, perusahaan bisa menambahkan safety stock untuk menutupi 2 hari tambahan permintaan. Jika rata-rata konsumsi harian adalah 100 unit, maka safety stock sebesar 200 unit (2 hari × 100 unit).
Dengan demikian, total stok yang harus dimiliki perusahaan sebelum melakukan pemesanan ulang adalah:
Total Stok Sebelum Pemesanan Ulang = Reorder Point + Safety Stock
Baca Juga: 7 Alasan Kapan Harus Memilih Pengelola Pengadaan Barang Jasa In-house
3. Memanfaatkan Data untuk Pemesanan yang Lebih Akurat
Selain menggunakan rumus dasar untuk reorder point dan safety stock, perusahaan juga bisa memanfaatkan teknologi dan data historis untuk memperkirakan waktu terbaik melakukan pemesanan ulang.
Dengan adanya data, perusahaan dapat mengidentifikasi tren penggunaan barang dan memprediksi kapan permintaan akan meningkat atau menurun.
Sebagai contoh, jika perusahaan mengetahui bahwa permintaan barang habis pakai meningkat secara musiman, mereka dapat melakukan pemesanan lebih awal sebelum periode tersebut untuk menghindari kekurangan stok.
Sebaliknya, jika ada periode dengan penggunaan yang lebih rendah, perusahaan dapat menunda pemesanan untuk menghindari kelebihan stok.
Adanya teknologi juga bisa membantu sebuah perusahaan melakukan pemesanan ulang secara otomatis ketika stok mencapai reorder point yang telah ditentukan. Sistem ini memberikan kecepatan dan akurasi lebih tinggi dalam proses pengadaan. Sehingga pemantauan secara manual tidak diperlukan lagi.
4. Meningkatkan Hubungan dengan Vendor
Hubungan dengan vendor juga memainkan peran penting dalam menentukan waktu terbaik untuk pemesanan ulang. Vendor yang andal dan fleksibel dapat membantu mempercepat pengiriman atau menawarkan opsi pengiriman just-in-time, yang memungkinkan perusahaan menjaga stok.
Anda bisa mempertimbangkan strategi pengadaan berbasis kontrak sehingga menjaga pastokan bahan abis pakai. Dengan adanya kesepakatan dengan rentang waktu tertentu, perusahaan Anda bisa memastikan bahwa barang tersedia tepat waktu sesuai dengan kebutuhan.
Baca Juga: 9 Strategi Menghemat Biaya Pengadaan Barang Jasa Tanpa Mengorbankan Kualitas
5. Pertimbangkan Tambahan untuk Barang Habis Pakai
Dalam manajemen persediaan, barang habis pakai seperti alat tulis atau perlengkapan kebersihan, waktu pemesanan ulang harus mempertimbangkan seberapa cepat barang tersebut habis digunakan. Barang habis pakai biasanya memiliki tingkat penggunaan yang stabil.
Meski begitu tetap penting untuk mengantisipasi lonjakan penggunaan yang mungkin terjadi, misalnya saat ada proyek besar atau kegiatan khusus di perusahaan.
Selain itu, beberapa barang habis pakai memiliki tanggal kedaluwarsa, seperti bahan kimia atau peralatan medis.
Oleh karena itu, pemesanan ulang harus dilakukan dengan mempertimbangkan umur simpan barang agar tidak terjadi pemborosan karena barang kedaluwarsa sebelum sempat digunakan.
Dengan menentukan waktu terbaik untuk melakukan pemesanan ulang barang habis pakai, ini adalah kunci menjaga keseimbangan manajemen persediaan.
Dengan memanfaatkan beberapa konsep tadi, perusahaan Anda bisa memastikan bahwa stok selalu tersedia. Hal ini tentunya bisa menjaga kelancaran operasional perusahaan.
Referensi:
- https://www.netstock.com/blog/reorder-point-formula/
- https://www.zoho.com/inventory/academy/inventory-management/what-is-a-reorder-point.html
- https://www.ar-racking.com/en/blog/reorder-point-rop-when-to-order-warehouse-stock/