Mengenal Fungsi Procurement untuk Perusahaan

prinsip eprocurement

Procurement adalah proses pengadaan barang dan jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk menjalankan aktivitasnya. Ada berbagai tahapan dalam proses procurement, mulai dari perencanaan, menentukan spesifikasi, pemelihan supplier, negosiasi, teken kontrak, proses pengiriman, sampai evaluasi kerja. Dalam artikel ini akan dijelaskan lebih lanjut tentang fungsi procurement untuk perusahaan hingga tahapan proses yang harus dilakukan. 

Mengenal Fungsi Procurement untuk Perusahaan

 Procurement memiliki fungsi penting bagi perusahaan, antara lain:

1. Meningkatkan Efisiensi dan Efektivitas Operasional Perusahaan

Procurement dapat membantu perusahaan mendapatkan barang dan jasa yang berkualitas dengan harga yang kompetitif dan tepat waktu. Procurement juga dapat mengurangi biaya operasional dan meningkatkan produktivitas perusahaan dengan memanfaatkan teknologi, standar, dan prosedur yang sesuai.

2. Mendukung Strategi dan Tujuan Perusahaan

Procurement juga berperan dalam mendukung strategi dan tujuan perusahaan dengan menyelaraskan kebutuhan dan harapan internal dan eksternal. Procurement juga dapat membantu perusahaan menciptakan nilai tambah bagi pelanggan, mitra, dan pemangku kepentingan lainnya dengan memperhatikan aspek kualitas, keamanan, lingkungan, sosial, dan etika.

Baca Juga: Pertimbangan Etika dan Hukum dalam Proses Procurement

3. Meningkatkan Daya Saing dan Reputasi Perusahaan

Tak hanya tu, procurement juga meningkatkan daya saing dan reputasi perusahaan dengan membangun hubungan yang baik dengan penyedia barang dan jasa. Procurement membantu perusahaan mengelola risiko dan mengantisipasi perubahan pasar dengan melakukan analisis dan pengawasan yang ketat.

Procurement merupakan salah satu fungsi kunci dalam manajemen rantai pasokan (supply chain management) yang berperan dalam menghubungkan permintaan dan penawaran barang dan jasa.

Procurement tidak hanya berkaitan dengan aspek teknis, tetapi juga aspek strategis, bisnis, dan sosial. Oleh karena itu, perusahaan perlu memahami dan mengembangkan fungsi procurement secara profesional dan bertanggung jawab.

Tahapan Procurement dalam Perusahaan

Tahapan procurement yang umum dilakukan oleh perusahaan adalah sebagai berikut:

1. Identifikasi Kebutuhan

Tahap ini meliputi analisis kebutuhan barang dan jasa yang diperlukan oleh perusahaan, baik secara kuantitatif maupun kualitatif. Tujuannya adalah untuk menentukan spesifikasi, jumlah, waktu, dan anggaran yang dibutuhkan.

2. Pemilihan Penyedia

Pada tahap pemilihan penyedia, beberapa proses yang harus dilakukan ialah pencarian, evaluasi, dan seleksi penyedia barang dan jasa yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Tujuannya adalah untuk mendapatkan penyedia yang berkualitas, kompetitif, dan terpercaya.

3. Negosiasi Kontrak

Tahap negosiasi kontrak terdiri dari proses pembahasan dan penentuan syarat dan ketentuan kontrak antara perusahaan dan penyedia barang dan jasa. Tujuannya adalah untuk mencapai kesepakatan yang menguntungkan kedua belah pihak dan menghindari potensi konflik di kemudian hari.

4. Pelaksanaan Kontrak

Sementara itu, pada tahap pelaksanaan kontrak ini meliputi proses pengiriman, penerimaan, pembayaran, dan evaluasi barang dan jasa yang disediakan oleh penyedia. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa barang dan jasa yang diterima sesuai dengan spesifikasi, kualitas, waktu, dan anggaran yang telah disepakati.

5. Pengelolaan Hubungan

Pada tahap pengelolaan hubungan, meliputi proses pemeliharaan dan pengembangan hubungan antara perusahaan dan penyedia barang dan jasa. Tujuannya adalah untuk meningkatkan kinerja, loyalitas, dan kerjasama yang saling menguntungkan.

Baca Juga: 5 Fungsi Pekerjaan Penting dalam Proses Procurement

Jenis Kontrak Procurement dalam Pengadaan Barang atau Jasa

Selain tahapan procurement di atas, perusahaan juga perlu memperhatikan jenis kontrak procurement yang digunakan dalam pengadaan barang dan jasa. Jenis kontrak procurement dapat dibedakan menjadi beberapa macam, antara lain:

1. Kontrak Harga Tetap (Fixed Price Contract)

Pada jenis kontrak ini menetapkan harga yang tidak berubah selama masa kontrak berlangsung, tanpa memperhitungkan biaya aktual atau kinerja penyedia.

2. Kontrak Biaya Reimbursable (Cost Reimbursable Contract)

Kontrak ini mengganti biaya aktual yang dikeluarkan oleh penyedia selama masa kontrak berlangsung, ditambah dengan fee atau margin tertentu.

3. Kontrak Waktu dan Material (Time and Material Contract)

Sementara itu, kontrak waktu dan material ini menggabungkan unsur harga tetap dan biaya reimbursable, dengan menetapkan harga per satuan waktu atau material yang digunakan oleh penyedia.

Jenis kontrak procurement yang dipilih oleh perusahaan harus disesuaikan dengan karakteristik kebutuhan barang dan jasa, tingkat risiko, kompleksitas, durasi, dan anggaran yang tersedia. Dengan memilih jenis kontrak procurement yang tepat, perusahaan dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam pengadaan barang dan jasa.

Referensi: