5 Fungsi Pekerjaan Penting dalam Proses Procurement

Proses procurement adalah proses yang melibatkan pengadaan barang dan jasa yang dibutuhkan oleh suatu organisasi atau perusahaan. Proses ini meliputi beberapa pekerjaan penting yang harus dilakukan dengan baik agar dapat mencapai tujuan yang diinginkan. Berikut adalah lima pekerjaan penting dalam proses procurement beserta contohnya.

Baca Juga: Yuk, Pahami 3C dalam Proses Procurement!

5 Fungsi Pekerjaan Penting dalam Proses Procurement

Procurement dan Supply Chain

1. Perencanaan procurement

Pekerjaan ini melibatkan identifikasi kebutuhan, penetapan anggaran, pemilihan metode pengadaan, dan penyusunan dokumen pengadaan. Contohnya, sebelum membeli komputer baru untuk karyawan, perlu dilakukan analisis mengenai spesifikasi, jumlah, dan harga yang sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan perusahaan.

2. Fungsi Pekerjaan dalam Proses Procurement, Pengadaan barang dan jasa

Pekerjaan ini melibatkan proses seleksi penyedia barang dan jasa, negosiasi kontrak, penandatanganan perjanjian, dan pembayaran. Contohnya, setelah menentukan spesifikasi komputer yang dibutuhkan, perlu dilakukan proses tender atau lelang untuk memilih vendor yang menawarkan harga dan kualitas terbaik.

3. Pengiriman barang dan jasa

Pekerjaan ini melibatkan proses pengawasan, penerimaan, dan pengecekan barang dan jasa yang telah dibeli. Contohnya, setelah komputer tiba di kantor, perlu dilakukan pemeriksaan mengenai kondisi, kelengkapan, dan kesesuaian dengan pesanan.

4. Penyimpanan dan distribusi barang

Pekerjaan ini melibatkan proses pengelolaan inventaris, penyusunan laporan, dan penyaluran barang ke unit atau departemen yang membutuhkannya. Contohnya, setelah komputer diterima dan dicek, perlu dilakukan pencatatan mengenai lokasi, jumlah, dan status barang dalam sistem informasi inventaris.

5. Evaluasi dan audit procurement adalah Fungsi Pekerjaan dalam Proses Procurement

Pekerjaan ini melibatkan proses penilaian kinerja penyedia barang dan jasa, pengukuran kepuasan pengguna, dan pemeriksaan kepatuhan terhadap aturan dan standar yang berlaku. Contohnya, setelah komputer digunakan oleh karyawan, perlu dilakukan survei mengenai tingkat kepuasan, masalah yang dihadapi, dan saran perbaikan.

Baca Juga: Bagaimana ERP Mengoptimalkan Proses Procurement?

Manfaat Procurement untuk UMKM

Procurement dan Supply Chain

Procurement merupakan salah satu aspek penting dalam menjalankan bisnis, terutama bagi usaha mikro, kecil, dan menengah (UMKM). UMKM adalah sektor yang memiliki peran strategis dalam perekonomian Indonesia. Menurut data Kementerian Koperasi dan UKM tahun 2020, jumlah UMKM di Indonesia mencapai 64,2 juta unit usaha, yang menyumbang 60,3% terhadap produk domestik bruto (PDB) dan 97% terhadap tenaga kerja nasional.

Namun, UMKM juga menghadapi berbagai tantangan, seperti persaingan yang ketat, keterbatasan modal, rendahnya produktivitas, dan kurangnya akses ke pasar. Salah satu cara untuk mengatasi tantangan tersebut adalah dengan melakukan procurement yang efektif dan efisien. Procurement dapat memberikan manfaat bagi UMKM, antara lain:

1. Menghemat biaya operasional

Dengan procurement, UMKM dapat memilih pemasok yang menawarkan harga terbaik, kualitas terjamin, dan waktu pengiriman yang tepat. Hal ini dapat mengurangi biaya pembelian barang dan jasa, serta menghindari kerugian akibat keterlambatan atau kerusakan barang.

2. Meningkatkan kualitas produk atau layanan

Dengan procurement, UMKM dapat memastikan bahwa barang dan jasa yang diperoleh sesuai dengan standar yang ditetapkan. Hal ini dapat meningkatkan kualitas produk atau layanan yang ditawarkan kepada pelanggan, serta meningkatkan citra dan reputasi UMKM di mata pasar.

3. Meningkatkan daya saing

Dengan procurement, UMKM dapat memperluas jaringan pemasok dan pelanggan, baik lokal maupun global. Hal ini dapat membuka peluang untuk memasuki pasar baru, meningkatkan pangsa pasar, dan meningkatkan omzet dan laba UMKM.

4. Meningkatkan inovasi

Dengan procurement, UMKM dapat mengakses informasi terkini tentang perkembangan teknologi, tren pasar, dan kebutuhan pelanggan. Hal ini dapat mendorong UMKM untuk melakukan penelitian dan pengembangan produk atau layanan yang lebih inovatif dan sesuai dengan kebutuhan pasar.

Demikianlah penjelasan singkat mengenai lima pekerjaan penting dalam proses procurement beserta contohnya. Proses procurement merupakan proses yang kompleks dan memerlukan kerjasama dari berbagai pihak. Oleh karena itu, penting untuk melakukan pekerjaan-pekerjaan tersebut dengan profesionalisme, transparansi, dan akuntabilitas.

Referensi: