Di era digital yang serba cepat ini, e-procurement atau pengadaan barang dan jasa secara elektronik telah menjadi solusi efisien bagi banyak perusahaan dan instansi pemerintah.
Sistem ini memungkinkan proses pengadaan dilakukan secara online lebih cepat, transparan, dan terdokumentasi dengan baik.
Namun, di balik semua kemudahan tersebut, tersimpan potensi risiko besar: kebocoran data pribadi.
E-procurement sering melibatkan data pengguna, informasi kontrak, dan transaksi sensitif yang jika jatuh ke tangan yang salah, dapat menimbulkan kerugian besar, baik finansial maupun reputasi.
Lalu, bagaimana cara menjaga keamanan data pribadi dalam sistem e-procurement? Berikut lima tips penting yang perlu diterapkan:
1. Gunakan Autentikasi Multi-Faktor (MFA)
Salah satu langkah paling efektif untuk meningkatkan keamanan adalah dengan mengaktifkan autentikasi multi-faktor (MFA).
Sistem ini meminta pengguna untuk memverifikasi identitas mereka menggunakan lebih dari satu metode, misalnya kombinasi kata sandi, kode OTP yang dikirim ke ponsel, atau biometrik seperti sidik jari.
MFA menambah lapisan pengaman yang membuat akun tidak mudah diakses, bahkan jika kata sandi utama berhasil diretas.
Dalam konteks e-procurement, fitur ini sangat penting untuk menjaga akses terhadap data penting dan sistem transaksi tetap aman dari tangan pihak tidak berwenang.
2. Keamanan Data Pribadi dalam E-Procurement: Enkripsi Semua Data Sensitif
Enkripsi adalah cara untuk “mengacak” data sehingga tidak bisa dibaca oleh siapa pun tanpa kunci enkripsi.
Dalam e-procurement, ini mencakup informasi pribadi, nomor kontrak, hingga data finansial.
Pastikan semua data yang tersimpan dan ditransmisikan melalui sistem sudah terenkripsi, baik saat sedang diproses maupun saat berada di server.
Gunakan sertifikat SSL/TLS untuk website dan pastikan semua saluran komunikasi terlindungi.
Tanpa enkripsi, data pribadi bisa dengan mudah disadap saat berpindah dari satu sistem ke sistem lain risiko yang tidak boleh dianggap remeh.
3. Pilih Vendor yang Patuh pada Regulasi Perlindungan Data
Tidak semua platform e-procurement diciptakan dengan standar keamanan yang sama.
Maka dari itu, pastikan Anda memilih vendor atau penyedia sistem yang mematuhi regulasi perlindungan data pribadi, seperti ISO/IEC 27001 atau standar keamanan setara lainnya.
Vendor yang profesional akan memiliki sistem kontrol yang ketat, termasuk audit berkala, dokumentasi kebijakan keamanan, dan mekanisme pelaporan insiden.
Pastikan Anda juga memverifikasi bagaimana mereka menyimpan, menggunakan, dan menghapus data pribadi Anda.
4. Terapkan Kebijakan Pengelolaan Data yang Ketat
Setiap perusahaan atau instansi yang menggunakan e-procurement harus memiliki kebijakan pengelolaan data pribadi yang jelas.
Siapa yang boleh mengakses data? Bagaimana data digunakan? Kapan data harus dihapus?
Data pribadi hanya boleh diakses oleh pihak yang memiliki otorisasi.
Selain itu, data yang sudah tidak digunakan lagi harus segera dihapus atau dianonimkan untuk mencegah penyalahgunaan di kemudian hari.
Penting juga untuk memiliki sistem log aktivitas pengguna, agar setiap tindakan terhadap data bisa dilacak baik untuk keperluan audit maupun ketika terjadi insiden keamanan.
5. Adakan Pelatihan Keamanan Data Pribadi dalam E-Procurement
Teknologi seaman apa pun tidak akan berguna jika penggunanya lengah. Oleh karena itu, pelatihan rutin mengenai keamanan siber wajib diberikan kepada semua pengguna sistem e-procurement dari level manajemen hingga staf operasional.
Pelatihan ini harus mencakup hal-hal seperti:
-
Cara mengenali email phishing atau tautan berbahaya
-
Pentingnya membuat kata sandi yang kuat dan unik
-
Langkah pertama jika terjadi dugaan kebocoran data
Dengan membangun budaya waspada terhadap ancaman digital, perusahaan dapat menekan potensi pelanggaran keamanan sejak dari sisi pengguna.
Keamanan data pribadi dalam e-procurement bukanlah tanggung jawab satu pihak saja—melainkan kolaborasi antara penyedia sistem, organisasi pengguna, dan individu yang mengaksesnya.
Dengan menerapkan lima tips di atas mulai dari MFA, enkripsi, pemilihan vendor yang tepat, kebijakan internal yang ketat, hingga edukasi pengguna organisasi Anda bisa membangun sistem e-procurement yang tidak hanya efisien, tetapi juga aman dari ancaman kebocoran data.
Ingat, menjaga data pribadi berarti menjaga kepercayaan pelanggan, mitra, dan reputasi bisnis Anda secara keseluruhan.
Referensi:
- https://c2risk.com/best-practice-data-privacy-for-your-supply-chain/
- https://oboloo.com/the-importance-of-data-privacy-in-procurement-how-to-protect-your-business-and-customers/
- https://www.it.northwestern.edu/security/protect-information/secure-data-tips.html