Penerapan Kekuatan 5S dalam Metode Procurement

Metode 5S adalah salah satu metode yang digunakan untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas dalam berbagai bidang, termasuk procurement. Metode 5S terdiri dari lima langkah, yaitu Seiri (Sort), Seiton (Set in Order), Seiso (Shine), Seiketsu (Standardize), dan Shitsuke (Sustain). Berikut ini adalah penjelasan dan manfaat dari penerapan kekuatan 5s dalam metode procurement. 

Baca juga: Yuk, Pahami 3C dalam Proses Procurement!

Penerapan Kekuatan 5S dalam Metode Procurement

1. Seiri (Sort) 

Seiri (Sort) adalah langkah pertama yang bertujuan untuk mengeliminasi barang-barang yang tidak perlu atau tidak sesuai dengan kebutuhan. Dalam procurement, hal ini berarti melakukan analisis kebutuhan secara cermat dan menghindari pembelian barang-barang yang berlebihan, tidak berkualitas, atau tidak relevan dengan tujuan perusahaan. 

Manfaat Seiri (Sort)

  • Peningkatan pemanfaatan ruang: Penyortiran inventaris memungkinkan pemanfaatan ruang penyimpanan yang lebih baik, mengurangi kekacauan dan memberikan akses yang lebih mudah ke item yang diperlukan. Hal ini meningkatkan efisiensi dalam menemukan dan mengambil material, mengurangi waktu yang terbuang dalam pencarian, dan meningkatkan produktivitas secara keseluruhan.
  • Penghematan biaya: Dengan menghilangkan barang-barang yang tidak diperlukan, organisasi dapat meminimalkan biaya penyimpanan persediaan dan mengurangi potensi pemborosan dan keusangan. Hal ini berkontribusi terhadap penghematan biaya secara keseluruhan dan peningkatan kinerja keuangan.

2. Metode Procurement Seiton (Set in Order) 

Seiton (Set in Order) merupakan langkah kedua yang bertujuan untuk mengatur barang-barang yang diperlukan secara rapi dan mudah diakses. Dalam procurement, hal ini berarti membuat sistem penyimpanan, pelabelan, dan pengelolaan inventaris yang efektif dan efisien. 

Manfaat Seiton (Set in Order) 

  • Penghematan waktu: Sistem inventaris yang terorganisir dan dikontrol secara visual mengurangi waktu yang dihabiskan untuk mencari item tertentu, sehingga menghasilkan pemenuhan pesanan yang lebih cepat dan akurat. Profesional pengadaan dapat dengan mudah menemukan dan mengambil item, menghemat waktu yang berharga dan memungkinkan mereka fokus pada tugas-tugas yang lebih strategis.
  • Meminimalisir kesalahan: Papan tanda yang jelas dan pelabelan yang terstandarisasi meminimalkan kemungkinan terjadinya kesalahan atau kebingungan dalam pengambilan, sehingga mengurangi risiko kesalahan pesanan atau pengiriman. Hal ini meningkatkan akurasi dalam proses pengadaan, mengurangi kebutuhan pengerjaan ulang atau pengembalian, dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

3. Seiso (Shine)

Seiso (Shine) yakni langkah ketiga yang bertujuan untuk membersihkan dan merawat barang-barang yang digunakan. Dalam procurement, hal ini berarti melakukan pemeriksaan, pemeliharaan, dan perbaikan secara rutin terhadap barang-barang yang dibeli atau disimpan. Langkah ini dapat memperpanjang umur pakai, meningkatkan kualitas, dan mengurangi biaya perawatan barang.

Manfaat Seiso (Shine)

  • Mengurangi risiko kecelakaan: Ruang kerja yang bersih dan terawat mengurangi risiko kecelakaan, seperti terpeleset, tersandung, dan jatuh. Pembersihan rutin pada area penyimpanan, peralatan, dan tempat kerja memastikan lingkungan kerja yang aman bagi para profesional pengadaan, mengurangi kemungkinan cedera dan gangguan operasi.
  • Peningkatan kualitas produk: Kegiatan kebersihan dan pemeliharaan berkontribusi pada pelestarian integritas inventaris, mengurangi kemungkinan kontaminasi atau kerusakan produk. Hal ini memastikan bahwa bahan dan produk yang dibeli memenuhi standar kualitas dan harapan pelanggan.

Baca juga: Contoh E-Procurement

4. Seiketsu (Standardize)

Seiketsu (Standardize) ialah langkah keempat yang bertujuan untuk membuat standar dan prosedur yang jelas dan konsisten dalam melakukan aktivitas 5S. Dalam procurement, hal ini berarti membuat pedoman, aturan, dan kebijakan yang mengatur proses procurement, mulai dari perencanaan, pengadaan, penyimpanan, hingga distribusi barang. 

Manfaat Seiketsu 

  • Alur kerja yang konsisten: Standarisasi proses pengadaan memastikan bahwa tugas dilaksanakan secara konsisten dan optimal, sehingga mengurangi variasi dan kesalahan. Hal ini mendorong efisiensi, mengurangi risiko miskomunikasi atau kesalahpahaman, dan memberikan peta jalan yang jelas untuk diikuti oleh para profesional pengadaan.
  • Perbaikan berkelanjutan: Menetapkan proses standar memberikan landasan bagi inisiatif perbaikan berkelanjutan. Dengan memiliki dasar pengukuran, organisasi dapat mengidentifikasi inefisiensi, hambatan, atau area yang perlu ditingkatkan dan menerapkan penyempurnaan untuk lebih menyederhanakan alur kerja pengadaan.

5. Shitsuke (Sustain)

Shitsuke (Sustain) adalah langkah kelima yang bertujuan untuk menjaga dan meningkatkan penerapan 5S secara berkelanjutan. Dalam procurement, hal ini berarti melakukan audit, pelatihan, motivasi, dan reward terhadap tim procurement untuk memastikan bahwa mereka mengikuti standar dan prosedur 5S dengan baik. Manfaatnya, dapat menciptakan budaya kerja yang disiplin, profesional, dan berorientasi pada hasil dalam procurement.

Manfaat Shitsuke (Sustain)

  • Efisiensi jangka panjang: Mempertahankan praktik 5S memastikan bahwa manfaat yang dicapai melalui penerapan metodologi ini dipertahankan sepanjang waktu, sehingga menghasilkan keuntungan efisiensi jangka panjang. Audit dan penilaian rutin membantu mengidentifikasi penyimpangan atau area perbaikan apa pun, sehingga memungkinkan organisasi untuk mengatasinya dengan segera dan mempertahankan tingkat efisiensi yang tinggi.
  • Perbaikan berkelanjutan: Upaya berkelanjutan dalam 5S memungkinkan profesional pengadaan untuk terus mengidentifikasi dan menerapkan penyempurnaan. Dengan secara aktif mencari peluang perbaikan dan bereksperimen dengan ide-ide baru, organisasi dapat mendorong perbaikan berkelanjutan dalam hal efisiensi, produktivitas, dan efektivitas biaya. Pola pikir perbaikan berkelanjutan ini membantu tim pengadaan tetap terdepan dalam menghadapi perubahan dinamika pasar dan memberikan hasil yang lebih baik.

Dengan menerapkan metode 5S dalam procurement, perusahaan dapat meraih berbagai manfaat, seperti penghematan biaya, peningkatan kualitas, efisiensi waktu, kepuasan pelanggan, dan reputasi perusahaan. Oleh karena itu, metode 5S merupakan salah satu metode yang layak dipertimbangkan bagi perusahaan yang ingin meningkatkan kinerja dan kompetitivitasnya dalam bidang procurement.

Referensi: