Apa Itu Metode Tender?

Metode tender adalah proses yang digunakan oleh perusahaan untuk memilih pemasok atau kontraktor yang terbaik dan paling sesuai untuk proyek tertentu. Dalam artikel ini akan dijelaskan lebih lanjut tentang metode tender, pengertian, fungsi hingga tahapannya yang tentu bermanfaat untuk perusahaan Anda.

Pengertian Tender

Tender adalah proses penawaran atau pengajuan harga, memborong pekerjaan, atau menyediakan barang atau jasa. Proses ini biasanya melibatkan dua pihak, yaitu pihak perusahaan penyelenggara dan pihak perusahaan yang memberikan penawaran atau dikenal dengan sebutan vendor. Tender adalah kegiatan yang sering dilakukan oleh perusahaan swasta maupun pemerintah, terutama untuk proyek-proyek berskala besar. Tender juga diatur secara hukum dalam Peraturan Presiden (PERPRES) No. 12 Tahun 2021.

4 Metode Tender yang Paling Umum Digunakan

Metode tender dapat bervariasi tergantung pada jenis proyek, anggaran, waktu, dan kriteria lainnya. Namun, secara umum, ada beberapa metode tender yang umum digunakan, yaitu:

1. Tender Terbuka

Metode ini memungkinkan siapa saja yang tertarik untuk mengajukan penawaran. Tender terbuka biasanya diumumkan melalui media massa atau situs web resmi organisasi. Keuntungan dari metode ini adalah dapat menjangkau pemasok atau kontraktor yang lebih banyak dan meningkatkan persaingan. Namun, kelemahannya adalah membutuhkan waktu dan biaya yang lebih banyak untuk mengevaluasi penawaran yang masuk.

2. Tender Tertutup

Metode ini hanya mengundang pemasok atau kontraktor tertentu yang telah dipilih sebelumnya untuk mengajukan penawaran. Tender tertutup biasanya dilakukan dengan cara mengirimkan undangan secara langsung kepada pemasok atau kontraktor yang memenuhi kualifikasi tertentu. Keuntungan dari metode ini adalah dapat menghemat waktu dan biaya serta meningkatkan kualitas penawaran. Namun, kelemahannya adalah dapat mengurangi peluang bagi pemasok atau kontraktor baru untuk berpartisipasi.

3. Tender Selektif

Metode ini merupakan kombinasi dari tender terbuka dan tertutup. Metode ini memungkinkan siapa saja yang tertarik untuk mendaftar sebagai calon pemasok atau kontraktor, namun hanya sebagian dari mereka yang akan diundang untuk mengajukan penawaran. Tender selektif biasanya dilakukan dengan cara menetapkan kriteria seleksi awal yang harus dipenuhi oleh calon pemasok atau kontraktor. Keuntungan dari metode ini adalah dapat menyeimbangkan antara jumlah dan kualitas penawaran. Namun, kelemahannya adalah dapat menimbulkan keraguan atau ketidakpuasan bagi calon pemasok atau kontraktor yang tidak lolos seleksi awal.

4. Tender Negosiasi

Metode ini melibatkan proses negosiasi antara perusahaan dengan satu atau lebih pemasok atau kontraktor yang telah dipilih sebelumnya. Tender negosiasi biasanya dilakukan ketika proyek memiliki kompleksitas, risiko, atau ketidakpastian yang tinggi, sehingga sulit untuk menentukan spesifikasi atau harga secara pasti. Keuntungan dari metode ini adalah dapat mencapai kesepakatan yang lebih fleksibel dan menguntungkan bagi kedua belah pihak. Namun, kelemahannya adalah dapat menimbulkan potensi konflik atau manipulasi jika tidak dilakukan dengan transparan dan adil.

Baca Juga: 4 Perbedaan Vendor dan Tender

Fungsi Tender

Tender memiliki beberapa fungsi, antara lain:

Menghasilkan barang atau jasa yang tepat dari setiap uang yang dibelanjakan, diukur dari aspek kualitas, kuantitas, waktu, biaya, lokasi, dan penyedia.
Meningkatkan penggunaan produk dalam negeri.
Meningkatkan peran serta usaha mikro, usaha kecil, dan koperasi.
Meningkatkan peran pelaku usaha nasional.
Mendukung pelaksanaan penelitian dan pemanfaatan barang atau jasa hasil penelitian.
Meningkatkan keikutsertaan industri kreatif.
Mewujudkan pemerataan ekonomi dan memberikan perluasan kesempatan berusaha.
Meningkatkan pengadaan berkelanjutan.

Selain itu, tender juga bermanfaat untuk menaikkan reputasi dan value perusahaan yang memenangkan tender. Dengan demikian, perusahaan tersebut dapat meningkatkan kepercayaan dan kredibilitasnya di mata pelanggan dan mitra bisnis.

Tahapan Tender

Tender biasanya dilakukan dengan beberapa tahapan, antara lain:

1. Pengumuman tender

Tahap ini adalah tahap di mana penyelenggara tender mengumumkan informasi mengenai tender, seperti nama proyek, ruang lingkup pekerjaan, anggaran, waktu pelaksanaan, persyaratan administrasi dan teknis, serta jadwal tender.

2. Pendaftaran tender

Tahap ini adalah tahap di mana perusahaan yang berminat mengikuti tender harus mendaftarkan diri dan mengajukan dokumen persyaratan yang diminta oleh penyelenggara tender.

3. Pembukaan dokumen penawaran

Tahap ini adalah tahap di mana penyelenggara tender membuka dokumen penawaran yang telah diserahkan oleh peserta tender dan melakukan verifikasi administrasi dan teknis terhadap dokumen tersebut.

4. Evaluasi dokumen penawaran

Tahap ini adalah tahap di mana penyelenggara tender melakukan evaluasi terhadap dokumen penawaran yang telah diverifikasi dan menentukan nilai atau skor untuk setiap dokumen penawaran berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan sebelumnya.

5. Penetapan pemenang tender

Tahap ini adalah tahap di mana penyelenggara tender menetapkan pemenang tender berdasarkan nilai atau skor tertinggi dari hasil evaluasi dokumen penawaran. Pemenang tender akan diumumkan secara resmi oleh penyelenggara tender dan mendapatkan surat penunjukan sebagai penyedia barang atau jasa untuk proyek yang ditenderkan.

6. Penandatanganan kontrak

Tahap ini adalah tahap di mana pemenang tender dan penyelenggara tender menandatangani kontrak kerjasama yang berisi hak dan kewajiban masing-masing pihak, termasuk ruang lingkup pekerjaan, jangka waktu pelaksanaan, pembayaran, sanksi, dan lain-lain.

Demikianlah penjelasan tentang metode tender, pengertian hingga fungsinya yang dapat digunakan oleh perusahaan untuk memilih pemasok atau kontraktor yang terbaik dan paling sesuai untuk proyek tertentu. Setiap metode memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing, sehingga perusahaan harus mempertimbangkan berbagai faktor sebelum memilih metode tender yang akan digunakan.

Referensi: