Dalam kegiatan pengadaan barang dan jasa, terdapat banyak pihak yang terlibat dan memiliki peran masing-masing.
Tidak hanya sebatas pembeli dan penjual, proses pengadaan melibatkan struktur dan sistem yang kompleks, baik di sektor pemerintahan maupun swasta.
Memahami siapa saja pelaku pengadaan barang dan jasa sangat penting agar proses berjalan transparan, efisien, dan sesuai aturan yang berlaku.
Khususnya di Indonesia, pengadaan barang dan jasa diatur dalam berbagai regulasi, seperti Perpres No. 16 Tahun 2018 dan aturan pelaksana dari LKPP (Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah). Dalam sistem tersebut, masing-masing pelaku memiliki tugas yang saling melengkapi.
Nah, berikut ini adalah 5 jenis pelaku pengadaan barang dan jasa yang wajib kamu kenali, terutama jika kamu bekerja di pemerintahan, BUMN, atau perusahaan besar yang menerapkan sistem procurement yang profesional.
Baca Juga: Mengapa Proses Approval Procurement Penting? Ini Jawabannya!
1. PA/KPA (Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran)
Dalam pengadaan barang dan jasa pemerintah, pelaku utama yang pertama adalah Pengguna Anggaran (PA) atau Kuasa Pengguna Anggaran (KPA).
Mereka adalah pihak yang memiliki kewenangan atas anggaran dan bertanggung jawab penuh terhadap perencanaan serta pelaksanaan anggaran pengadaan.
PA atau KPA menetapkan kebijakan pengadaan, mengesahkan rencana umum pengadaan, dan memberikan kuasa kepada pejabat lain seperti Pejabat Pembuat Komitmen (PPK).
Biasanya, PA adalah pimpinan instansi, sedangkan KPA adalah pejabat yang diberi kewenangan oleh PA.
2. PPK (Pejabat Pembuat Komitmen)
PPK merupakan pelaku kunci dalam proses pengadaan barang dan jasa.
Tugas utamanya adalah menetapkan spesifikasi teknis, menyusun HPS (Harga Perkiraan Sendiri), hingga menandatangani kontrak dengan penyedia barang/jasa.
PPK juga bertanggung jawab terhadap hasil pelaksanaan kontrak dan pelaporan kegiatan pengadaan.
Dalam praktiknya, PPK bekerja sama dengan tim teknis atau tim pendukung, serta memantau langsung pelaksanaan pekerjaan.
Oleh karena itu, PPK harus memiliki kompetensi dan sertifikasi pengadaan barang dan jasa sesuai ketentuan dari LKPP.
3. Pokja Pemilihan / Unit Layanan Pengadaan (ULP)
Pokja Pemilihan atau ULP bertugas melaksanakan proses pemilihan penyedia, baik melalui tender, seleksi, maupun metode pengadaan lainnya.
Mereka menyusun dokumen pemilihan, mengumumkan pengadaan, mengevaluasi penawaran, dan menetapkan pemenang pengadaan.
ULP adalah pelaku pengadaan yang harus bekerja secara independen, objektif, dan sesuai aturan.
Mereka menjadi garda terdepan dalam menjamin bahwa proses pemilihan penyedia dilakukan secara adil dan transparan. Dalam organisasi besar, ULP juga dapat menjadi unit permanen yang menangani seluruh kegiatan pengadaan.
4. Penyedia Barang dan Jasa
Tentu saja, dalam pengadaan barang dan jasa, pelaku utama lainnya adalah penyedia itu sendiri.
Mereka bisa berupa perusahaan swasta, UMKM, koperasi, atau perseorangan yang memiliki legalitas dan memenuhi syarat administratif serta teknis sesuai dengan dokumen pemilihan.
Penyedia yang profesional wajib menyampaikan penawaran secara benar, mematuhi jadwal pengadaan, serta melaksanakan kontrak sesuai spesifikasi dan waktu yang ditentukan.
Dalam praktik e-procurement, penyedia harus terdaftar di sistem seperti LPSE (Layanan Pengadaan Secara Elektronik) dan mengikuti proses pengadaan digital yang sudah ditetapkan.
Baca Juga: Tips Pengambilan Keputusan dalam Bisnis
5. PP (Pejabat Pengadaan)
Untuk pengadaan dengan nilai kecil, prosesnya tidak selalu dilakukan oleh Pokja Pemilihan, tetapi oleh Pejabat Pengadaan (PP).
PP bertugas memilih penyedia untuk pengadaan langsung atau penunjukan langsung sesuai dengan ambang batas tertentu (misalnya untuk pengadaan barang/jasa di bawah Rp200 juta).
Meskipun menangani pengadaan berskala kecil, tanggung jawab PP tetap besar.
Mereka harus menjamin proses pemilihan dilakukan sesuai prinsip efisiensi, efektivitas, transparansi, dan akuntabilitas.
Banyak pengadaan rutin instansi seperti pembelian ATK, jasa kebersihan, atau sewa kendaraan dikelola oleh pejabat pengadaan.
Baca Juga: Sudah Benarkah Sistem Pengadaan Anda? Cek 5 Tanda Ini!
Pentingnya Memahami Peran Tiap Pelaku
Setiap pelaku pengadaan barang dan jasa memegang peranan penting dalam menjaga integritas dan kualitas proses pengadaan.
Jika masing-masing menjalankan tugas sesuai fungsi dan peraturan, maka pengadaan bisa berjalan dengan efektif, efisien, dan bebas dari praktik-praktik yang merugikan negara atau perusahaan.
Khususnya di Indonesia, pemerintah mendorong digitalisasi proses pengadaan dan peningkatan kompetensi pelaku melalui pelatihan serta sertifikasi.
Hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa semua pelaku memahami peran dan tanggung jawab mereka secara profesional.
Dalam sistem pengadaan barang dan jasa, ada lima jenis pelaku utama yang wajib diketahui, yaitu: PA/KPA, PPK, Pokja Pemilihan/ULP, Pejabat Pengadaan, dan Penyedia Barang/Jasa. Kelima elemen ini membentuk ekosistem yang saling mendukung agar proses pengadaan berjalan dengan adil, akuntabel, dan sesuai prinsip good governance.
Dengan memahami siapa saja pelaku dalam pengadaan barang dan jasa serta tanggung jawab masing-masing, kamu tidak hanya bisa mengikuti alur prosesnya dengan baik, tetapi juga dapat berkontribusi menjaga transparansi dan efisiensi dalam pengadaan, baik di sektor pemerintah maupun swasta.
Referensi:
- https://siukpbj.lkpp.go.id/uploads/materi/2019_06_21_NSPM%20v1.13.pdf
- https://www.kemhan.go.id/pothan/wp-content/uploads/2018/12/Perpres-No-16-Tahun-2018.pdf
- https://www.kebijakanpublikpengadaanbarangjasapemerintah.com/2021/10/rincian-jumlah-pelaku-pbj.html