Pengadaan barang dan jasa adalah salah satu proses penting dalam keberlangsungan operasional perusahaan maupun instansi pemerintah.
Proses ini memastikan bahwa kebutuhan organisasi terpenuhi dengan cara yang efisien, transparan, dan sesuai aturan.
Namun, dalam praktiknya masih banyak kesalahan yang sering terjadi.
Kesalahan ini tidak hanya memperlambat alur kerja, tetapi juga bisa menimbulkan kerugian finansial, menurunkan produktivitas, hingga merusak reputasi perusahaan.
Agar hal tersebut tidak menimpa bisnis Anda, penting untuk memahami apa saja kesalahan umum dalam pengadaan barang dan jasa, sehingga bisa dicegah sejak awal.
Baca Juga: 7 Strategi Negosiasi Procurement yang Wajib Dikuasai Profesional
1. Kurangnya Perencanaan yang Matang
Salah satu kesalahan terbesar dalam pengadaan barang dan jasa adalah kurangnya perencanaan.
Banyak organisasi yang terburu-buru dalam membuat keputusan pembelian tanpa melakukan analisis kebutuhan secara detail.
Perencanaan yang lemah bisa mengakibatkan pembelian barang yang tidak sesuai kebutuhan, kualitas yang di bawah standar, atau biaya yang membengkak.
Bahkan, proses yang tidak direncanakan dengan baik sering kali berujung pada keterlambatan distribusi atau ketersediaan stok yang tidak memadai.
Untuk menghindari kesalahan ini, perusahaan sebaiknya menyusun rencana pengadaan tahunan yang mempertimbangkan anggaran, kebutuhan operasional, serta risiko yang mungkin terjadi.
2. Tidak Melakukan Evaluasi Vendor dengan Benar
Vendor atau penyedia barang dan jasa memiliki peran besar dalam kelancaran proses procurement.
Namun, banyak perusahaan hanya fokus pada harga murah tanpa mempertimbangkan kualitas dan kredibilitas vendor.
Kesalahan ini dapat menimbulkan masalah serius, seperti keterlambatan pengiriman, barang yang tidak sesuai spesifikasi, atau bahkan penyedia yang gagal memenuhi kontrak.
Akibatnya, perusahaan harus menanggung kerugian tambahan karena harus mencari vendor baru di tengah jalan.
Solusinya adalah melakukan evaluasi vendor secara menyeluruh, mulai dari rekam jejak, kapasitas produksi, kepatuhan terhadap regulasi, hingga kualitas layanan purna jual.
Proses seleksi vendor yang ketat akan meminimalkan risiko jangka panjang.
Baca Juga: Rahasia Efisiensi Perusahaan Sukses: Keuntungan Supply Chain Management Cloud
3. Dokumentasi yang Tidak Lengkap
Pengadaan barang dan jasa sangat erat kaitannya dengan dokumen, mulai dari kontrak, invoice, hingga laporan pengiriman.
Kesalahan umum yang sering terjadi adalah dokumentasi yang tidak lengkap atau bahkan tercecer.
Dokumen yang tidak dikelola dengan baik bisa menghambat audit, memperlambat proses pembayaran, dan menimbulkan sengketa hukum dengan vendor.
Lebih parah lagi, ketiadaan dokumentasi dapat membuka peluang terjadinya praktik kecurangan.
Untuk mengatasinya, perusahaan perlu menggunakan sistem manajemen dokumen digital.
Dengan sistem ini, semua dokumen bisa tersimpan rapi, mudah diakses, dan aman dari risiko kehilangan.
4. Kurangnya Transparansi dalam Proses
Transparansi adalah kunci utama dalam pengadaan barang dan jasa.
Namun, masih banyak organisasi yang menjalankan proses procurement tanpa mekanisme pengawasan yang jelas. Akibatnya, peluang terjadinya kolusi, konflik kepentingan, atau manipulasi harga semakin besar.
Ketidaktransparanan ini tidak hanya merugikan perusahaan secara finansial, tetapi juga dapat mencoreng citra di mata publik maupun regulator.
Dalam jangka panjang, hal ini bisa menurunkan tingkat kepercayaan stakeholder terhadap perusahaan.
Menerapkan sistem e-procurement adalah salah satu cara untuk meningkatkan transparansi.
Dengan sistem digital, seluruh proses tercatat otomatis sehingga memudahkan monitoring dan evaluasi.
Baca Juga: 5 Alasan Kenapa Bisnis Anda Wajib Beralih ke Aplikasi Procurement Terbaik Indonesia!
5. Tidak Memanfaatkan Teknologi Secara Maksimal
Di era digital, masih banyak perusahaan yang mengandalkan cara manual dalam proses pengadaan barang dan jasa.
Cara lama ini tidak hanya memperlambat kinerja, tetapi juga meningkatkan risiko human error, seperti kesalahan input data atau perhitungan anggaran.
Kurangnya pemanfaatan teknologi membuat perusahaan kehilangan peluang untuk lebih efisien dan kompetitif.
Padahal, dengan sistem e-procurement, proses bisa dilakukan lebih cepat, transparan, dan akurat.
Selain itu, teknologi juga memudahkan integrasi antara procurement dengan divisi lain, seperti keuangan dan logistik.
Organisasi yang ingin bertahan dan tumbuh harus berani berinvestasi pada teknologi yang mendukung pengadaan barang dan jasa agar lebih modern dan efektif.
Kesalahan dalam pengadaan barang dan jasa sering kali terlihat sepele, tetapi dampaknya bisa sangat besar bagi perusahaan.
Mulai dari perencanaan yang lemah, evaluasi vendor yang asal-asalan, dokumentasi yang tidak lengkap, kurangnya transparansi, hingga tidak memanfaatkan teknologi dengan baik.
Dengan menghindari lima kesalahan umum ini, organisasi bisa membangun sistem pengadaan yang lebih efisien, transparan, dan berdaya saing tinggi.
Pada akhirnya, pengadaan barang dan jasa yang baik akan memberikan dampak positif, tidak hanya pada efisiensi biaya, tetapi juga pada keberlanjutan bisnis.