Pengadaan barang dan jasa dalam bisnis adalah hal yang sangat penting untuk mendukung kelancaran operasional perusahaan.
Pengadaan barang dan jasa dalam bisnis memiliki peranan yang sama, yaitu untuk memenuhi kebutuhan perusahaan, namun keduanya memiliki perbedaan yang mendasar.
Dalam artikel ini, kita akan membahas dengan lebih mendalam tentang pengadaan barang dan jasa dalam bisnis, serta apa saja perbedaan antara keduanya yang perlu Anda ketahui.
Apa itu Pengadaan Barang dan Jasa dalam Bisnis?
Sebelum membahas lebih jauh tentang perbedaan keduanya, penting untuk memahami terlebih dahulu apa yang dimaksud dengan pengadaan barang dan jasa.
-
Pengadaan Barang adalah proses memperoleh barang fisik yang dibutuhkan oleh perusahaan, seperti bahan baku, peralatan kantor, mesin, atau produk jadi yang akan digunakan dalam produksi atau operasional perusahaan.
-
Pengadaan Jasa melibatkan pembelian layanan atau keahlian yang diperlukan oleh perusahaan, seperti konsultasi, pelatihan, atau layanan teknologi informasi yang membantu mendukung proses bisnis perusahaan.
Baca Juga: Tips Procuremet Hemat untuk UMKM dengan Budget Terbatas
Perbedaan Utama antara Pengadaan Barang dan Pengadaan Jasa
Meskipun keduanya bertujuan untuk mendukung operasional perusahaan, ada beberapa perbedaan penting yang membedakan pengadaan barang dan jasa dalam bisnis.
1. Bentuk Produk
Perbedaan paling jelas antara pengadaan barang dan jasa dalam bisnis adalah bentuk produk yang diperoleh.
Pengadaan barang menghasilkan produk fisik yang dapat dilihat dan diukur, sedangkan pengadaan jasa menghasilkan layanan yang tidak dapat dilihat atau disentuh.
Contohnya, jika perusahaan membutuhkan peralatan kantor, seperti komputer atau printer, itu termasuk dalam pengadaan barang.
Sementara itu, jika perusahaan memerlukan layanan pelatihan untuk meningkatkan keterampilan karyawan, itu termasuk dalam pengadaan jasa.
2. Proses Pengadaan
Proses pengadaan barang dan jasa juga memiliki perbedaan.
Dalam pengadaan barang, proses dimulai dengan mencari pemasok yang menawarkan barang yang diperlukan, kemudian melakukan negosiasi harga, kualitas, dan waktu pengiriman. Setelah kesepakatan tercapai, barang akan dikirim dan diterima oleh perusahaan.
Sementara itu, dalam pengadaan jasa, prosesnya lebih banyak melibatkan evaluasi kemampuan dan pengalaman penyedia jasa.
Misalnya, jika perusahaan membutuhkan jasa konsultan untuk membantu meningkatkan sistem manajemen, maka pemilihan penyedia jasa akan berdasarkan keahlian, reputasi, dan pengalaman mereka dalam bidang tersebut.
Kontrak pengadaan jasa biasanya lebih berbentuk kesepakatan tentang hasil yang diinginkan, bukan produk fisik yang harus diserahkan.
Baca Juga: Cara Memilih Supplier Terbaik yang Paling Menguntungkan
3. Kriteria Pemilihan Vendor
Pemilihan vendor untuk pengadaan barang biasanya didasarkan pada faktor harga, kualitas produk, dan ketepatan waktu pengiriman.
Proses ini cenderung lebih sederhana karena barang yang dibutuhkan sudah jelas dan spesifik, sehingga vendor yang menawarkan harga dan kualitas terbaiklah yang akan dipilih.
Namun, untuk pengadaan jasa, kriteria pemilihan vendor lebih berfokus pada keahlian dan pengalaman penyedia jasa.
Dalam banyak kasus, perusahaan akan menilai kredibilitas penyedia jasa melalui portofolio mereka atau hasil kerja sebelumnya.
Misalnya, ketika memilih konsultan untuk mengembangkan strategi pemasaran, perusahaan akan lebih mementingkan rekam jejak dan keahlian dalam industri tertentu daripada sekedar harga.
4. Kepastian Kualitas
Kualitas dalam pengadaan barang lebih mudah diukur dan dipastikan karena produk yang diterima bisa langsung diperiksa atau diuji.
Misalnya, mesin yang dibeli dapat langsung diuji kinerjanya untuk memastikan bahwa mesin tersebut berfungsi dengan baik.
Di sisi lain, pengadaan jasa memiliki tingkat ketidakpastian yang lebih tinggi dalam hal kualitas.
Karena hasil dari jasa seringkali tidak berbentuk fisik, sulit untuk menilai kualitasnya hingga layanan tersebut benar-benar dijalankan.
Misalnya, dalam pengadaan layanan pelatihan, hasil yang diinginkan adalah peningkatan keterampilan, yang mungkin baru terlihat setelah beberapa waktu.
5. Durasi Kontrak
Pengadaan barang umumnya bersifat lebih cepat dan bisa selesai dalam waktu singkat, terutama jika hanya melibatkan satu kali pembelian barang.
Setelah barang diterima, kontrak dapat dianggap selesai, kecuali ada masalah atau layanan purna jual yang diperlukan.
Sebaliknya, pengadaan jasa sering kali melibatkan kontrak yang lebih panjang, tergantung pada kompleksitas layanan yang dibutuhkan.
Misalnya, kontrak untuk layanan konsultasi atau pengembangan perangkat lunak mungkin berlangsung selama beberapa bulan hingga selesai, karena proses ini lebih rumit dan melibatkan banyak tahapan.
Baca Juga: Strategi Procurement: Lebih Baik Satu Supplier atau Banyak?
6. Risiko dalam Pengadaan
Dalam pengadaan barang, risiko utama yang dihadapi perusahaan adalah terkait dengan kualitas barang yang diterima, keterlambatan pengiriman, atau kesalahan dalam pemesanan barang.
Perusahaan memiliki kontrol yang lebih besar dalam hal ini, terutama jika mereka memilih vendor dengan hati-hati.
Namun, pengadaan jasa memiliki risiko yang lebih tinggi terkait dengan kualitas hasil yang diberikan.
Misalnya, seorang konsultan mungkin gagal memberikan rekomendasi yang sesuai dengan harapan perusahaan, atau layanan yang diberikan tidak efektif.
Oleh karena itu, memilih penyedia jasa yang tepat dan berpengalaman menjadi hal yang sangat penting.
Kapan Harus Memilih Pengadaan Barang atau Jasa?
Pilihan antara pengadaan barang dan jasa dalam bisnis bergantung pada kebutuhan spesifik perusahaan.
Jika perusahaan membutuhkan produk fisik untuk operasional sehari-hari, seperti alat tulis, mesin, atau bahan baku, maka pengadaan barang adalah pilihan yang lebih tepat.
Sebaliknya, jika perusahaan memerlukan layanan khusus yang membutuhkan keahlian, seperti konsultasi atau pelatihan, maka pengadaan jasa akan menjadi solusi yang lebih sesuai.
Secara keseluruhan, meskipun pengadaan barang dan jasa dalam bisnis memiliki tujuan yang sama yaitu untuk memenuhi kebutuhan perusahaan.
Kedua jenis pengadaan ini memiliki perbedaan mendasar dalam cara pelaksanaannya.
Pengadaan barang lebih berfokus pada produk fisik yang dapat diukur dan diuji, sementara pengadaan jasa lebih fokus pada hasil yang bersifat abstrak dan memerlukan evaluasi yang lebih mendalam.
Memahami perbedaan ini akan membantu perusahaan dalam merancang strategi pengadaan yang lebih tepat, efisien, dan sesuai dengan kebutuhan mereka.
Dengan memilih pengadaan yang sesuai, perusahaan dapat memastikan bahwa mereka mendapatkan nilai maksimal dari setiap proses pengadaan yang dilakukan.