Dalam era globalisasi dan kemajuan teknologi yang pesat, perusahaan dihadapkan pada beragam pilihan strategi untuk pengelola pengadaan barang jasa.
Salah satu keputusan krusial yang harus diambil adalah memilih antara outsourcing atau in-house. Meskipun outsourcing sering dianggap sebagai solusi efisien untuk mengurangi biaya dan meningkatkan fokus pada inti bisnis, in-house juga memiliki banyak keunggulan.
Tidak perlu bingung, kali ini kita akan membahas kapan sebaiknya perusahaan memilih pengelola pengadaan barang jasa secara internal dan faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan.
Baca Juga: Crowdsourcing: Pengertian, Manfaat, dan Tantangan dalam Procurement
1. Kontrol Penuh atas Proses
Salah satu alasan utama memilih in-house procurement adalah kontrol penuh yang didapatkan atas seluruh proses.
Dengan mengelola procurement secara internal, perusahaan dapat memastikan bahwa semua kebijakan, prosedur, dan standar kualitas diikuti secara ketat.
Ini sangat penting dalam industri di mana kepatuhan terhadap regulasi atau standar tertentu adalah suatu keharusan.
Misalnya, perusahaan di sektor farmasi atau makanan dan minuman sering kali perlu memenuhi standar ketat. Dengan in-house procurement, dapat lebih mudah mengawasi dan memastikan bahwa semua pemasok memenuhi kriteria yang ditetapkan.
2. Pengelola Pengadaan Barang Jasa in-house Ketika Pengetahuan dan Keahlian Internal Memadai
Jika perusahaan memiliki tim yang terampil dan berpengalaman dalam procurement, maka pengelola pengadaan barang jasa in-house jadi pilihan yang lebih baik.
Keahlian internal dapat mempercepat proses pengadaan dan membantu dalam negosiasi yang lebih baik dengan pemasok.
Tim internal juga lebih memahami kebutuhan spesifik perusahaan, sehingga dapat memilih pemasok yang paling sesuai dan mengelola hubungan dengan lebih efektif.
Perusahaan Anda bisa lebih kompetitif, terutama jika tim tersebut memiliki pengetahuan mendalam tentang industri dan pasar.
Baca Juga: 5 Manfaat Blockchain Pada E Procurement Perusahaan Swasta
3. Pilih Ketika Fleksibilitas dan Responsivitas Penting
Dalam lingkungan bisnis yang cepat berubah, fleksibilitas dan responsivitas sangat penting.
Dengan pengadaan barang jasa in-house, perusahaan dapat dengan cepat mengadaptasi strategi dan proses pengadaan sesuai dengan perubahan kebutuhan dan kondisi pasar.
Misalnya, jika terjadi perubahan mendadak dalam permintaan produk, tim internal dapat segera merespons tanpa harus menunggu keputusan dari pihak ketiga.
Ini memungkinkan perusahaan tetap gesit dan bersaing di pasar yang dinamis.
4. Menyangkut Keamanan Data
Keamanan informasi adalah aspek penting dalam bisnis, terutama ketika berurusan dengan data sensitif atau proprietary. Dengan pengelola pengadaan barang jasa in-house, perusahaan memiliki kontrol penuh atas pengelolaan informasi.
Oleh karena itu, mengelola pengelola pengadaan barang jasa in-house dapat menjadi pilihan yang lebih aman bagi perusahaan yang mengutamakan kerahasiaan.
5. Pengelola Pengadaan Barang Jasa in-house Ketika Ingin Budaya Perusahaan Berkembang
In-house procurement juga dapat berkontribusi pada pengembangan budaya perusahaan. Ketika tim procurement bekerja sama dengan departemen lain, mereka dapat lebih memahami kebutuhan dan tantangan yang dihadapi seluruh organisasi.
Hal ini memperkuat kolaborasi antar tim dan menciptakan budaya kerja yang lebih terintegrasi. Selain itu, tim internal dapat menciptakan inovasi yang berkelanjutan dalam proses pengadaan, yang pada akhirnya meningkatkan kinerja keseluruhan perusahaan.
6. Penanganan Situasi Krisis
Ketika situasi krisis terjadi, perusahaan sering kali membutuhkan respon cepat dan keputusan yang tepat. Dengan pengelola pengadaan barang jasa in-house, perusahaan dapat mengambil tindakan yang diperlukan tanpa harus bergantung pada vendor eksternal.
Misalnya, selama pandemi COVID-19, banyak perusahaan yang menghadapi tantangan dalam rantai pasokan. Mereka yang memiliki tim procurement internal yang kuat dapat dengan cepat menyesuaikan strategi dan menemukan solusi alternatif untuk menjaga kelangsungan bisnis.
Baca Juga: 5 Cara E-Procurement Meningkatkan Koordinasi dalam Manajemen Rantai Pasokan
7. Pengelola Pengadaan Barang Jasa in-house Ketika Ada Kebutuhan Khusus
Jika perusahaan memiliki kebutuhan yang sangat spesifik atau unik, in-house procurement mungkin lebih efektif. Tim internal dapat mengembangkan solusi yang disesuaikan dengan kebutuhan tersebut.
Sementara vendor eksternal mungkin tidak selalu mampu memenuhi permintaan khusus.
Memilih antara pengadaan barang jasa in-house dan outsourcing adalah keputusan yang memerlukan pertimbangan matang.
Pengelola pengadaan in-house menjadi pilihan yang lebih baik ketika kontrol, fleksibilitas, keamanan data, dan pengembangan budaya perusahaan sangat penting.