Dalam proses pengadaan pemerintah maupun swasta, peraturan barang dan jasa menjadi landasan hukum dan teknis yang harus dipatuhi oleh seluruh pihak yang terlibat, baik penyedia maupun pengguna barang/jasa.
Tujuannya jelas: menciptakan tata kelola pengadaan yang transparan, akuntabel, dan efisien.
Namun, tidak sedikit pihak yang masih melakukan kesalahan dalam penerapannya. Kesalahan ini dapat berujung pada permasalahan administratif, kerugian keuangan negara, hingga proses hukum.
Berikut adalah 5 kesalahan umum dalam mengikuti peraturan barang dan jasa yang sebaiknya dihindari.
Baca Juga: Cara Mengatur Uang 2 Juta dalam Sebulan ala Procurement Planner, Bukan Impulsif Shopper
1. Kurangnya Pemahaman Terhadap Regulasi Terbaru
Salah satu kesalahan paling mendasar adalah tidak mengikuti pembaruan peraturan barang dan jasa.
Regulasi dalam dunia pengadaan seringkali mengalami perubahan untuk menyesuaikan dengan kebutuhan dan dinamika kebijakan nasional.
Misalnya, Peraturan Presiden (Perpres) Nomor 12 Tahun 2021 yang merupakan perubahan dari Perpres Nomor 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.
Banyak pelaku pengadaan, baik dari sisi penyedia maupun PPK (Pejabat Pembuat Komitmen), yang masih mengacu pada peraturan lama.
Akibatnya, dokumen tender, proses evaluasi, hingga kontrak menjadi tidak sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Hal ini bisa berakibat pada pembatalan proses pengadaan atau bahkan sanksi administratif.
Rutin mengikuti pelatihan, seminar, atau update regulasi dari LKPP dan institusi terkait.
2. Dokumentasi Tidak Lengkap atau Tidak Sesuai Format
Peraturan barang dan jasa menekankan pentingnya dokumentasi dalam setiap tahapan pengadaan.
Dari proses perencanaan, pemilihan penyedia, hingga pelaksanaan kontrak, semua harus terdokumentasi secara tertib dan sistematis. Sayangnya, banyak pelaku yang masih menganggap dokumentasi hanya sebagai formalitas.
Kesalahan yang sering terjadi antara lain: dokumen tidak ditandatangani pejabat berwenang, format tidak sesuai ketentuan, hingga tidak adanya rekam jejak digital.
Jika ada audit atau pemeriksaan dari BPK, dokumen-dokumen inilah yang menjadi alat bukti utama.
Gunakan sistem e-purchasing atau e-kontrak yang terintegrasi dan pastikan seluruh dokumen diunggah sesuai prosedur.
Baca Juga: 5 Jenis Pelaku Pengadaan Barang dan Jasa di Indonesia yang Wajib Kamu Kenali
3. Pemilihan Metode Pengadaan yang Tidak Tepat
Pemilihan metode pengadaan (tender umum, e-purchasing, penunjukan langsung, dll.) sangat bergantung pada nilai dan jenis pengadaan.
Namun sering kali metode yang dipilih tidak sesuai, entah karena kurangnya analisis atau adanya tekanan dari pihak-pihak tertentu.
Contohnya, barang dengan nilai pengadaan di atas Rp200 juta seharusnya dilakukan melalui tender terbuka, tapi justru dilakukan penunjukan langsung dengan alasan tidak jelas.
Hal ini jelas melanggar peraturan barang dan jasa dan berpotensi menimbulkan konflik kepentingan.
Pahami klasifikasi pengadaan dan konsultasikan dengan bagian pengadaan sebelum menentukan metode.
4. Tidak Melibatkan Tim Teknis Secara Optimal
Pengadaan barang/jasa, terutama yang bersifat teknis seperti konstruksi atau pengadaan IT, memerlukan keterlibatan tenaga ahli.
Sayangnya, dalam praktiknya, banyak pengadaan dilakukan hanya oleh tim administratif tanpa masukan dari tim teknis.
Akibatnya, spesifikasi teknis menjadi tidak sesuai kebutuhan, bahkan berpotensi gagal fungsi setelah proyek selesai.
Keterlibatan tim teknis penting untuk menyusun Kerangka Acuan Kerja (KAK), spesifikasi teknis, dan evaluasi penawaran.
Libatkan tenaga ahli atau konsultan teknis sejak tahap awal perencanaan hingga pengawasan pelaksanaan.
5. Kontrak Tidak Dikelola Secara Profesional
Kesalahan terakhir namun tak kalah penting adalah lemahnya manajemen kontrak. Setelah penandatanganan kontrak, banyak PPK atau penyedia yang tidak secara aktif memantau pelaksanaan pekerjaan. Hal ini bisa menyebabkan keterlambatan, ketidaksesuaian spesifikasi, atau bahkan wanprestasi.
Sesuai peraturan barang dan jasa, manajemen kontrak mencakup pelaporan berkala, pengawasan teknis, serta penanganan perubahan kontrak jika ada deviasi pelaksanaan.
Tanpa manajemen kontrak yang baik, kualitas hasil pengadaan sangat mungkin menurun.
Gunakan tools monitoring digital dan lakukan rapat evaluasi rutin selama masa kontrak.
Baca Juga: Bedanya Purchasing dan Procurement: Dari Proses, Tujuan, hingga Strateginya
Penerapan peraturan barang dan jasa bukan hanya tentang kepatuhan administratif, tetapi juga menyangkut efisiensi anggaran, akuntabilitas publik, dan keberhasilan program pemerintah atau swasta.
Dengan menghindari kelima kesalahan umum di atas, pelaku pengadaan dapat menciptakan proses yang lebih tertib, transparan, dan sesuai regulasi.
Bagi instansi atau penyedia jasa yang ingin tetap relevan dan kompetitif, penting untuk terus meningkatkan pemahaman dan kapasitas dalam menjalankan pengadaan sesuai aturan yang berlaku.
Karena pada akhirnya, keberhasilan suatu proyek tidak hanya diukur dari hasilnya, tetapi juga dari prosesnya.
Refereni:
- https://www.worldbank.org/en/projects-operations/products-and-services/procurement
- https://www.cips.org/news-blogs/
- https://www.procurementiq.com/blog