Procure to pay (P2P) dan secure to pay (S2P) adalah dua proses bisnis yang berkaitan dengan pengadaan barang dan jasa. Kedua proses ini memiliki tujuan yang sama, yaitu memastikan bahwa pembelian dilakukan dengan efisien, efektif, dan sesuai dengan kebijakan perusahaan. Namun, ada beberapa perbedaan procure to pay dan secure to pay yang perlu diketahui.
Perbedaan Procure to Pay dan Secure to Pay
1. Procure to Pay (P2P)
P2P adalah proses yang mencakup semua aktivitas dari permintaan pembelian hingga pembayaran kepada pemasok. P2P melibatkan langkah-langkah seperti:
- Membuat permintaan pembelian (purchase requisition) berdasarkan kebutuhan bisnis.
- Menyetujui permintaan pembelian oleh pihak yang berwenang.
- Mencari dan memilih pemasok yang sesuai dengan kriteria kualitas, harga, dan waktu pengiriman.
- Melakukan negosiasi kontrak dan syarat pembayaran dengan pemasok.
- Mengeluarkan pesanan pembelian (purchase order) kepada pemasok.
- Menerima barang atau jasa yang dipesan dan memeriksa kesesuaian dengan pesanan pembelian.
- Melakukan verifikasi faktur dan menyelesaikan perselisihan jika ada.
- Melakukan pembayaran kepada pemasok sesuai dengan kontrak dan syarat pembayaran.
Baca Juga: Bagaimana Teknologi Memudahkan Proses Procurement Anda?
2. Secure to Pay (S2P)
S2P adalah proses yang lebih luas dan strategis daripada P2P. S2P mencakup semua aktivitas dari analisis kebutuhan hingga manajemen hubungan dengan pemasok. S2P melibatkan langkah-langkah seperti:
- Menganalisis kebutuhan bisnis dan pasar untuk menentukan strategi pengadaan yang optimal.
- Mengidentifikasi dan mengevaluasi pemasok potensial berdasarkan kriteria seperti kinerja, risiko, inovasi, dan tanggung jawab sosial.
- Mengembangkan dan mengimplementasikan rencana pengadaan yang mencakup tujuan, anggaran, jadwal, dan metrik kinerja.
- Melakukan sourcing dan tendering untuk mendapatkan penawaran terbaik dari pemasok yang memenuhi kriteria.
- Melakukan manajemen kontrak dan risiko untuk memastikan bahwa semua persyaratan dan kewajiban dipenuhi oleh kedua belah pihak.
- Melakukan manajemen kinerja dan hubungan dengan pemasok untuk meningkatkan kolaborasi, inovasi, dan nilai tambah.
Dari penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa P2P adalah proses operasional yang fokus pada transaksi pembelian, sedangkan S2P adalah proses strategis yang fokus pada pengoptimalan pengadaan. Kedua proses ini saling terkait dan saling melengkapi. Dengan mengintegrasikan P2P dan S2P, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi, efektivitas, dan kepatuhan dalam pengadaan barang dan jasa.
Keuntungan Procure to Pay dan Secure to Pay untuk Perusahaan
P2P dan S2P memiliki beberapa manfaat bagi perusahaan, antara lain:
- Meningkatkan efisiensi dan produktivitas dalam pengadaan barang dan jasa
- Mengurangi biaya operasional dan administrasi
- Meningkatkan kualitas dan kepuasan pelanggan
- Meningkatkan hubungan dan kinerja pemasok
- Mengurangi risiko hukum dan reputasi
- Meningkatkan transparansi dan akuntabilitas
Baca Juga: Memahami Proses Aanwijzing dan Hubungannya dengan Procurement
Untuk menerapkan P2P dan S2P dengan baik, perusahaan perlu memperhatikan beberapa hal, antara lain:
- Menetapkan kebijakan dan prosedur yang jelas dan konsisten untuk pengadaan barang dan jasa
- Menggunakan sistem informasi yang terintegrasi dan terpercaya untuk mendukung proses P2P dan S2P
- Melakukan analisis kebutuhan dan pasar untuk menentukan barang dan jasa yang dibutuhkan dan pemasok yang sesuai
- Melakukan negosiasi kontrak yang menguntungkan bagi kedua belah pihak dan memastikan kepatuhan terhadap kontrak
- Melakukan pemantauan dan evaluasi terhadap kinerja pemasok dan proses P2P dan S2P secara berkala
- Melakukan pengendalian internal dan audit untuk mencegah dan mendeteksi adanya penyimpangan atau penyalahgunaan dalam proses P2P dan S2P
Dengan demikian, P2P dan S2P adalah proses bisnis yang penting untuk dikelola dengan baik oleh perusahaan. P2P dan S2P dapat membantu perusahaan meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam pengadaan barang dan jasa, serta mengurangi risiko yang dapat merugikan perusahaan.
Itulah penjelasan mengenai perbedaan procure to pay dan secure to pay yang tentu menambah wawasan terkait P2P dan S2P. Semoga bermanfaat!
Referensi: