Procurement atau perencanaan pengadaan barang dan jasa adalah salah satu fungsi penting dalam operasional sebuah organisasi. Proses ini melibatkan serangkaian langkah yang memastikan barang atau jasa yang dibutuhkan dapat diperoleh dengan harga yang wajar, dalam kualitas yang sesuai, dan tepat waktu.
Untuk itu, memahami proses dasar dalam procurement sangat penting agar perusahaan dapat mencapai efisiensi dan efektivitas dalam pengelolaan sumber daya mereka.
Salah satu tahapan utama dalam procurement adalah perencanaan pengadaan. Tanpa perencanaan yang matang, proses pengadaan dapat terganggu, menimbulkan pemborosan, atau bahkan gagal dalam memenuhi kebutuhan operasional perusahaan.
Artikel ini akan membahas secara mendalam tentang proses dasar dalam procurement, dengan fokus pada langkah-langkah utama yang harus dilakukan oleh organisasi.
Baca Juga: Keamanan Procurement: 6 Cara Melindungi Data dan Sistem dalam Proses Pengadaan
1. Perencanaan Pengadaan (Procurement Planning)
Perencanaan pengadaan adalah langkah pertama dan paling penting dalam proses procurement. Sebelum melakukan pengadaan barang atau jasa, organisasi perlu merencanakan dengan cermat apa yang dibutuhkan, kapan dibutuhkan, dan bagaimana cara mendapatkannya.
Proses perencanaan ini melibatkan beberapa elemen, seperti analisis kebutuhan, penetapan anggaran, dan pemilihan strategi pengadaan yang paling sesuai.
Langkah pertama dalam perencanaan pengadaan adalah melakukan identifikasi kebutuhan. Tim procurement harus bekerja sama dengan departemen lain untuk menentukan apa saja barang atau jasa yang diperlukan oleh organisasi dalam jangka waktu tertentu.
Kebutuhan ini bisa berupa bahan baku untuk produksi, perangkat keras dan perangkat lunak untuk mendukung operasi, hingga layanan pendukung seperti pelatihan atau konsultasi.
Selanjutnya, penting untuk menetapkan anggaran yang sesuai dengan kebutuhan tersebut. Tanpa anggaran yang jelas, proses procurement dapat terhambat atau berisiko melebihi batas biaya yang telah ditentukan oleh perusahaan.
Oleh karena itu, perencanaan yang tepat sangat penting untuk memastikan bahwa pengadaan dilakukan dalam kerangka anggaran yang sudah direncanakan sebelumnya.
Setelah itu, tim procurement perlu memilih strategi pengadaan yang paling tepat.
Strategi ini mencakup keputusan apakah pengadaan akan dilakukan secara langsung (direct procurement) atau melalui proses lelang atau tender. Pilihan ini tergantung pada nilai pengadaan, urgensinya, serta kebijakan perusahaan yang berlaku.
Baca Juga: 5 Soft Skills yang Harus Dimiliki Agar Sukses di Dunia Kerja
2. Pemilihan Vendor (Supplier Selection)
Setelah perencanaan pengadaan selesai dilakukan, langkah berikutnya adalah pemilihan vendor atau penyedia barang dan jasa. Pemilihan vendor yang tepat sangat krusial karena vendor yang baik tidak hanya menawarkan harga yang kompetitif, tetapi juga kualitas produk dan layanan yang dapat diandalkan.
Proses pemilihan vendor dimulai dengan mengidentifikasi calon vendor yang memenuhi kriteria dasar, seperti kapasitas produksi, reputasi, dan rekam jejak dalam memenuhi standar kualitas.
Setelah itu, tim procurement biasanya melakukan proses evaluasi yang mencakup perbandingan harga, kualitas produk, serta kondisi pengiriman.
Negosiasi kontrak adalah bagian tak terpisahkan dari pemilihan vendor, di mana tim procurement menyepakati harga, ketentuan pengiriman, serta jaminan kualitas dari vendor yang dipilih.
3. Pengadaan Barang atau Jasa (Procurement Execution)
Setelah vendor dipilih dan kontrak disepakati, tahap selanjutnya adalah pelaksanaan pengadaan. Pada tahap ini, organisasi melakukan pembelian barang atau jasa yang telah disepakati sesuai dengan kontrak.
Proses ini mencakup pengeluaran pesanan (purchase order) kepada vendor, dan memastikan bahwa vendor memenuhi kewajibannya dalam menyediakan barang atau jasa sesuai dengan waktu dan kualitas yang dijanjikan.
Pengadaan barang atau jasa juga melibatkan pemantauan terus-menerus untuk memastikan bahwa segala sesuatunya berjalan sesuai rencana.
Jika ada perubahan dalam spesifikasi atau jadwal pengiriman, tim procurement harus segera berkomunikasi dengan vendor untuk menyelesaikan masalah tersebut.
4. Penerimaan dan Pemeriksaan Barang (Goods Receipt and Inspection)
Setelah barang atau jasa diterima, langkah berikutnya adalah pemeriksaan untuk memastikan bahwa pengiriman tersebut sesuai dengan pesanan.
Proses penerimaan barang melibatkan pemeriksaan fisik atas jumlah, kualitas, dan kesesuaian produk dengan spesifikasi yang tercantum dalam kontrak.
Jika ada ketidaksesuaian atau kerusakan, tim procurement harus segera menghubungi vendor untuk meminta penggantian atau penyelesaian masalah.
Proses penerimaan yang baik akan memastikan bahwa perusahaan hanya menerima barang atau jasa yang memenuhi standar kualitas yang telah ditetapkan.
Baca Juga: 5 Alasan Pentingnya Regulasi dalam Pengadaan Barang dan Jasa
5. Pembayaran dan Penutupan Kontrak (Payment and Contract Closure)
Setelah barang atau jasa diterima dan diperiksa, langkah terakhir dalam proses procurement adalah melakukan pembayaran kepada vendor sesuai dengan ketentuan yang telah disepakati.
Pembayaran dilakukan setelah diverifikasi bahwa barang atau jasa yang diterima sesuai dengan pesanan dan tidak ada ketidaksesuaian.
Setelah pembayaran dilakukan, kontrak dapat dianggap selesai dan ditutup.
Proses ini melibatkan dokumentasi semua transaksi yang terjadi, mulai dari kontrak awal hingga bukti pembayaran.
6. Evaluasi Kinerja Vendor (Supplier Performance Evaluation)
Setelah pengadaan selesai, penting bagi organisasi untuk melakukan evaluasi kinerja vendor.
Hal ini tidak hanya untuk menilai sejauh mana vendor memenuhi ekspektasi perusahaan, tetapi juga untuk mengidentifikasi area yang perlu diperbaiki.
Evaluasi kinerja vendor dapat melibatkan penilaian atas ketepatan waktu pengiriman, kualitas produk, serta layanan purna jual yang diberikan.
Proses evaluasi ini berguna sebagai dasar untuk keputusan pengadaan di masa depan dan sebagai acuan dalam memilih vendor pada proyek-proyek selanjutnya.
Proses dasar dalam procurement melibatkan beberapa langkah penting yang dimulai dengan perencanaan pengadaan, diikuti dengan pemilihan vendor, pengadaan barang atau jasa, penerimaan dan pemeriksaan barang, pembayaran, serta evaluasi kinerja vendor.
Perencanaan yang matang dan pengelolaan yang efisien terhadap setiap tahapan ini akan memastikan bahwa perusahaan dapat memperoleh barang dan jasa yang dibutuhkan dengan harga terbaik, kualitas yang sesuai, dan dalam waktu yang tepat.
Melalui pemahaman yang mendalam tentang proses procurement, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi risiko, dan pada akhirnya mencapai tujuan strategis yang lebih besar.
Referensi:
- https://www.netsuite.com/portal/resource/articles/accounting/procurement.shtml
- https://tipalti.com/resources/learn/procurement-process-eu/
- https://kissflow.com/procurement/procurement-process/