Jobdesk purchasing dan procurement sering dianggap sama, nyatanya kedua posisi ini punya peranan berbeda di perusahaan.
Procurement atau pengadaan barang kerap disalahartikan sebagai purchasing atau pembelian. Hal ini wajar, mengingat kedua istilah tersebut sering digunakan secara bergantian di perusahaan.
Padahal, jobdesk purchasing dan procurement berbeda termasuk diantaranya orang-orang yang terlibat di dalamnya serta pencapaian atau target.
Apabila Anda bertanya tentang jobdesk purchasing dan procurement kepada orang awam, bisa jadi banyak yang menjawab bahwa keduanya serupa atau punya jobdesk yang sama.
Berbeda halnya jika bertanya hal tersebut kepada petugas purchasing dan procurement, maka penjabaran lebih luas pun akan didapat terkait jobdesk purchasing dan procurement.
Lantas, apa saja perbedaan jobdesk purchasing dan procurement? Simak penjelasannya berikut ini!
Baca Juga: 4 Tipe Purchasing Berdasarkan Tujuan Penggunaannya
Perbedaan Purchasing dan Procurement
Sebelum mengetahui lebih jauh tentang jobdesk keduanya, ketahui dulu perbedaan antara purchasing dan procurement. Purchasing biasanya fokus pada jangka panjang dan transaksional perusahaan.
Hal ini memiliki beberapa tanggung jawab seperti memesan barang, menaikkan harga pembelian, menerima, dan mengatur pembayaran.
Mereka yang bekerja di bidang purchasing akan menjaci barang yang dibutuhkan perusahaan dengan harga terbaik dibandingkan kualitas atau total value keseluruhan.
Sedangkan procurement adalah proses jangka panjang untuk mendapatkan suatu barang atau jasa dalam sebuah bisnis. Beberapa tugas yang dilakukan ialah menghubungi vendor, negosiasi dan penutupan kontrak, dan pencatatan.
Berbeda dengan purchasing, procurement sangat mempertimbangkan keseluruhan nilai transaksi, bukan hanya harga. Ini berfokus pada membangun hubungan yang saling menguntungkan dengan pemasok.
Pengertian Purchasing dan Jobdesk-nya
Sumber: freepik.com
Seperti yang dijelaskan sebelumnya, purchasing merupakan serangkaian aktivitas yang berkaitan dengan perolehan barang atau jasa yang dibutuhkan perusahaan.
Purchasing adalah bagian dari fungsi procurement yang lebih luas. Aktivitas atau jobdesk yang dilakukan melibatkan memesan, mempercepat, menerima, dan memenuhi pembayaran. Di bawah ini adalah langkah-langkah dalam proses purchasing:
1. Melakukan pemesanan
Pada tahap ini, purchasing akan melakukan pemesanan barang dan jasa yang dibutuhkan oleh berbagai unit bisnis dengan mengajukan PR yang berisi informasi mengenai pengiriman yang diharapkan dari vendor.
Setelah mengajukan pemesanan ke PR, lantas membuat alur kerjasama atau persetujuan. Semua pemangku kepentingan dalam alur kerja perlu menyetujui PR pemesanan bisa dilakukan.
Setelah semua disetujui, mereka merilis PO. PO adalah dokumen komersial yang secara resmi mengonfirmasi pesanan. Seperti disebutkan sebelumnya, PO berisi informasi penting seperti informasi pembayaran dan kuantitas, informasi pemasok, dan nomor PO.
Setelah pemasok menerima PO, ia mengeluarkan faktur ke perusahaan yang meminta pembayaran untuk pesanan tersebut. Pencocokan PO dan faktur dilakukan untuk memastikan semua informasi terkait pesanan konsisten di kedua dokumen.
Perusahaan memiliki ketentuan pembayaran khusus dengan vendornya. Oleh karena itu, rilis pembayaran dilakukan sebelum atau setelah menerima permintaan.
2. Melacak Pesanan
Setelah melakukan pemesanan, purchasing mulai melacak status pelacakan pengiriman.
3. Menerima dan Mengaudit Pesanan
Seperti namanya, langkah ini mengacu pada pengiriman pesanan sesuai syarat dan ketentuan pengiriman.
Setelah menerima pesanan, perusahaan menaudit untuk memastikan bahwa pemasok telah mematuhi semua syarat dan ketentuan terkait pemenuhan pesanan.
4. Melakukan pembayaran untuk pesanan
Apabila ketentuan pembayaran telah ditentukan, suplier akan menerima pembayaran setelah berhasil memenuhi pesanan.
Baca Juga: Inilah 8 Prosedur dalam Proses Purchasing
Pengertian Procurement dan Jobdesk-nya
Sumber: freepik.com
Sementara itu, procurement merupakan proses mengidentifikasi, menciutkan, memilih, dan memperoleh barang atau jasa yang cocok atau pekerjaan dari vendor pihak ketiga melalui pembelian langsung, penawaran kompetitif, atau proses tender sambil memastikan pengiriman tepat waktu dengan kualitas dan kuantitas yang baik.
Langkah-langkah procurement terdiri dari:
1. Mengidentifikasi Kebutuhan Perusahaan
Langkah pertama dari proses procurement ialah mengidentifikasi kebutuhan perusahaan baik dalam bentuk barang maupun jasa.
Hal ini menekankan pada kebutuhan di berbagai unit bisnis dalam perusahaan. Langkah ini juga membantu memetakan vendor yang relevan dengan kebutuhan perusahaan.
2. Mengidentifikasi, mengevaluasi, dan memilih pemasok yang relevan
Langkah kedua ini termasuk di antaranya identifikasi suplier, mengevaluasi mereka, dan memilih suplier paling kompeten untuk persyaratan pemenuhan kebutuhan perusahaan.
Langkah ini dilakukan dengan cara membuat daftar suplier pilihan yang dapat memenuhi persyaratan.
Setelah identifikasi suplier, langkah berikutnya ialah valuasi berdasarkan kriteria seperti harga, kualitas, layanan purna jual, pengakuan industri, risiko, dan lainnya.
Setelah itu, suplier dengan kecocokan terbaik dengan biaya serendah mungkin akan dipilih.
3. Menegosiasikan kontrak dengan suplier yang terpilih
Setelah memilih suplier, langkah berikutnya ialah menegosiasikan kontrak terkait dengan harga, kkualitas, syarat dan ketentuan, ruang lingkup pekerjaan, dan lainnya.
Kontrak yang efektif memastikan semua kewajiban dipatuhi, dan menjaga hubungan baik dengan suplier
4. Membayar barang yang dibeli ke suplier dan menerima barang pesanan
Biasanya proses pembayaran dan pengiriman dilakukan setelah menandatangani kontrak. Perusahaan akan membayar dengan merilis Purchase Requisitions (PRs) yang bertindak sebagai persetujuan internal untuk pengadaan barang dan jasa dari suplier.
Setelah otoritas terkait menyetujui PR, tim keuangan mengeluarkan Pesanan Pembelian (PO) untuk pemasok. PO berisi informasi penting seperti syarat pembayaran, harga, dan jumlah, informasi pemasok, dll.
Setelah pemasok menerima PO, faktur dikirim ke organisasi. Berdasarkan ketentuan pembayaran, sebelum atau sesudah pengiriman, mereka akan mengeluarkan nota pembayaran.
5. Mengaudit pengiriman dan memastikan kewajiban terpenuhi
Terakhir, procurement memerlukan audit pengiriman yang diterima dan memastikan semua kewajiban suplier terpenuhi sekaligus mengukur dan mengevaluasi kinerja suplier. Selain itu, membantu mengukur apakah kerjasama dengan suplier perlu dilanjutkan atau tidak.
Nah, itulah perbedaan antara purchasing dengan procurement. Semoga artikel ini bisa menambah pengetahuan Anda terkait jobdesk purchasing dengan procurement.
Referensi: