Industri kreatif saat ini mengalami pertumbuhan yang pesat. Mulai dari agensi periklanan, rumah produksi, studio desain, hingga brand fashion lokal, semuanya membutuhkan sistem kerja yang efisien untuk tetap kompetitif. Salah satu elemen penting yang sering terabaikan adalah procurement industri kreatif.
Padahal, proses procurement atau pengadaan yang baik dapat menghemat biaya, mempercepat produksi, dan menjaga kualitas layanan.
Baca Juga: Mengenal Perencanaan Pengadaan: Dari Perencanaan hingga Evaluasi Vendor
Apa Itu Procurement Industri Kreatif?
Secara umum, procurement adalah proses mendapatkan barang atau jasa dari pihak ketiga yang dibutuhkan oleh sebuah organisasi atau bisnis.
Dalam konteks industri kreatif, procurement bisa mencakup:
- Pengadaan alat produksi seperti kamera, laptop, software desain, dan lighting.
- Pembelian lisensi musik, font, atau stok foto.
- Sewa lokasi syuting atau studio.
- Jasa pihak ketiga seperti videografer, model, voice over talent, atau konsultan desain.
Yang membedakan procurement di industri kreatif dengan sektor lain adalah kebutuhan yang dinamis, proyek yang sifatnya temporer, dan standar dengan kualitas yang tinggi.
Oleh karena itu, strategi procurement di industri kreatif harus disesuaikan dengan karakteristiknya,
Kenapa Procurement Penting di Industri Kreatif?
Ada beberapa alasan mengapa industri kreatif juga perlu menerapkan procurement, berikut adalah penjelasannya.
1. Mengontrol Anggaran Proyek
Banyak proyek kreatif yang overbudget karena pengadaan dilakukan tanpa perencanaan.
Procurement yang baik membantu menentukan kebutuhan sejak awal dan mencari alternatif supplier yang paling efisien.
2. Menjamin Kualitas Output
Kreativitas bukan alasan untuk mengabaikan kualitas.
Dengan supplier yang terkurasi dan sistem evaluasi yang baik, produk akhir jadi lebih profesional.
3. Mempercepat Timeline Proyek
Proses procurement yang rapi memungkinkan tim produksi bekerja tepat waktu karena tidak menunggu alat atau jasa yang belum tersedia.
4. Menghindari Risiko Hukum
Banyak bisnis kreatif menggunakan elemen seperti musik atau gambar tanpa lisensi.
Procurement bisa membantu dalam aspek legalitas agar bisnis tetap aman.
Baca Juga: Pentingnya Procurement dalam Sebuah Bisnis, Ini 5 Contohnya!
Tantangan Procurement di Industri Kreatif
Meskipun penting, penerapan procurement di industri kreatif bukan tanpa tantangan.
Ada beberapa tantangan yang perlu Anda hadapi ketika ingin menerapkan procurement, seperti:
- Timeline proyek yang mepet membuat proses pengadaan jadi serba cepat dan kadang mengabaikan prosedur.
- Banyak vendor informal yang tidak memiliki invoice atau dokumen legal, menyulitkan pencatatan.
- Kesulitan standarisasi kualitas, karena elemen kreatif sering kali dinilai secara subjektif.
- Kurangnya dokumentasi karena tim lebih fokus pada produksi daripada administrasi.
Namun dengan pendekatan yang tepat, tantangan ini bisa diatasi.
Baca Juga: 5 Keterampilan Procurement Wajib Dimiliki Jika Ingin Sukses
Cara Menerapkan Procurement di Industri Kreatif
Menerapkan procurement dalam industri kreatif memerlukan pendekatan yang fleksibel namun tetap sistematis.
Berikut ini adalah langkah-langkah yang bisa dilakukan oleh pelaku kreatif untuk menjalankan proses procurement secara efektif:
1. Mengidentifikasi Kebutuhan Proyek Secara Detail
Langkah pertama yang krusial adalah mengetahui dengan jelas apa saja kebutuhan proyek. Ini mencakup barang dan jasa yang akan digunakan, spesifikasinya, waktu penggunaan, serta tingkat urgensinya.
Misalnya, dalam proyek produksi video, kebutuhan bisa berupa kamera, talent voice over, lisensi musik, hingga software editing.
Dengan identifikasi yang detail sejak awal, tim bisa merancang strategi pengadaan yang lebih terarah dan efisien.
2. Membangun Database Vendor yang Andal
Langkah berikutnya adalah menyusun daftar vendor atau mitra yang bisa diajak bekerja sama.
Vendor ini bisa mencakup penyedia alat produksi, freelancer kreatif, penyedia lisensi digital, hingga penyedia jasa logistik atau pengiriman.
Informasi yang dikumpulkan sebaiknya mencakup nama vendor, kontak, portofolio pekerjaan sebelumnya, hingga kisaran harga layanan mereka.
Database ini akan sangat membantu dalam mempercepat proses pengadaan di proyek-proyek berikutnya.
3. Menggunakan Dokumen Purchase Request dan Purchase Order
Walaupun terlihat administratif, penggunaan dokumen seperti Purchase Request (permintaan pembelian) dan Purchase Order (pesanan pembelian) dapat memperjelas dan merapikan alur pengadaan.
Dokumen ini juga berfungsi sebagai bukti komunikasi formal antara tim internal dan vendor, sekaligus membantu pencatatan anggaran proyek.
Banyak template digital yang dapat digunakan dan disesuaikan dengan kebutuhan tim kreatif.
4. Melakukan Tender Mini atau Perbandingan Harga Vendor
Untuk pengadaan dengan anggaran besar atau jasa kritikal, penting untuk melakukan perbandingan antara beberapa vendor.
Cukup dengan membandingkan 2–3 pilihan yang sejenis, pelaku industri kreatif bisa menemukan vendor dengan kualitas terbaik dan harga paling kompetitif.
Ini membantu mencegah pemborosan sekaligus meningkatkan kualitas output proyek.
5. Menggunakan Alat Bantu Digital untuk Procurement
Agar proses procurement berjalan lebih efisien, manfaatkan tools digital seperti Trello, Google Sheets, atau Airtable untuk mencatat dan memonitor proses pengadaan.
Untuk kebutuhan yang lebih kompleks, software khusus seperti Procurify, Kissflow, atau Zoho Procurement dapat digunakan untuk mengelola permintaan, persetujuan, hingga pelaporan pengadaan secara terintegrasi.
6. Melakukan Evaluasi Vendor Setelah Proyek Selesai
Langkah terakhir yang tak kalah penting adalah mengevaluasi kinerja vendor setelah proyek selesai.
Penilaian dapat mencakup aspek ketepatan waktu, kualitas produk atau jasa, kemudahan komunikasi, serta kesesuaian dengan kesepakatan awal.
Hasil evaluasi ini akan menjadi bahan pertimbangan dalam memilih vendor untuk proyek-proyek mendatang dan membantu membangun hubungan kerja yang lebih profesional.
Procurement bukan hanya untuk perusahaan besar atau industri manufaktur.
Di tengah tuntutan efisiensi dan kualitas dalam industri kreatif, procurement menjadi kunci untuk pengelolaan proyek yang lebih profesional.
Dengan strategi procurement yang tepat, industri kreatif pun bisa menghemat waktu, uang, dan tenaga tanpa mengorbankan sisi artistik dan inovasi.
Jadi, jika Anda adalah pelaku industri kreatif, saatnya mulai melihat procurement bukan sebagai beban, tapi sebagai alat bantu yang bisa memperkuat bisnismu!
Referensi:
- https://procureability.com/embracing-the-5-key-pillars-of-creativity-in-procurement-to-create-new-sources-of-value-creation
- https://positivepurchasing.com/sustainable-procurement-in-the-creative-industry
- https://oboloo.com/unlocking-the-secrets-of-procurement-the-ultimate-creative-agency-deck-guide