Apa itu Procurement Specialist?

Procurement specialist adalah profesi yang menantang namun juga menarik. Dengan menekuni profesi ini, Anda dapat berkontribusi dalam menciptakan nilai tambah bagi organisasi Anda melalui pengelolaan pengadaan yang optimal. Lantas, apa itu procurement specialist dan apa saja tugas juga fungsinya untuk perusahaan? Simak penjelasan lengkapnya berikut ini!

Baca Juga: Transformasi Digital dalam Proses Procurement

Apa Itu Procurement Specialist?

beralih ke eprocurement

 

Procurement specialist adalah seorang profesional yang bertanggung jawab untuk mengelola proses pengadaan barang dan jasa di sebuah organisasi. Profesi ini memiliki peran penting dalam menentukan kebutuhan, mencari dan mengevaluasi pemasok, menegosiasikan kontrak, mengawasi pengiriman, dan memastikan kualitas dan kepatuhan.

Seorang spesialis, harus memiliki kemampuan analitis, komunikasi, negosiasi, dan manajemen proyek yang baik. Mereka juga harus menguasai prinsip-prinsip pengadaan, hukum kontrak, standar etika, dan praktik terbaik industri.

Umumnya mereka bekerja sama dengan berbagai pihak internal dan eksternal, seperti manajer departemen, staf keuangan, auditor, pengacara, regulator, dan vendor.

Baca Juga: Mengenal Perbedaan Procurement dan Logistik

Tugas dan Tanggung Jawab Procurement Specialist

Berikut adalah beberapa tugas dan tanggung jawab utama dari seorang procurement specialist:

  • Mengidentifikasi kebutuhan pengadaan barang dan jasa berdasarkan permintaan dari departemen terkait.
  • Melakukan riset pasar untuk mencari pemasok potensial yang sesuai dengan kriteria kualitas, harga, waktu, dan lokasi.
  • Mengundang, menerima, dan mengevaluasi penawaran atau proposal dari pemasok.
  • Menegosiasikan kontrak dengan pemasok yang terpilih, termasuk aspek-aspek seperti spesifikasi, harga, jangka waktu, syarat pembayaran, garansi, dan klausul lainnya.
  • Mengawasi proses pengiriman barang atau jasa dari pemasok ke organisasi.
  • Memeriksa dan memverifikasi kualitas dan kuantitas barang atau jasa yang diterima.
  • Menyelesaikan masalah atau konflik yang mungkin timbul selama proses pengadaan.
  • Membuat dan menyimpan dokumen-dokumen pengadaan, seperti permintaan penawaran (RFQ), perjanjian kontrak (PO), faktur, laporan, dan lain-lain.
  • Melakukan analisis biaya-manfaat, benchmarking, dan audit untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses pengadaan.
  • Menjaga hubungan baik dengan pemasok dan stakeholder internal dan eksternal.
  • Mengikuti perkembangan terbaru di bidang pengadaan, termasuk regulasi, teknologi, tren pasar, dan best practice.

Baca Juga: Apa Itu Sustainable Procurement dan Penerapannya?

Apa Perbedaan Procurement Specialist dan Purchasing Manager?

Procurement specialist dan purchasing manager adalah dua profesi yang berhubungan dengan proses pengadaan barang dan jasa di sebuah organisasi. Namun, keduanya memiliki perbedaan dalam hal ruang lingkup, tanggung jawab, dan kualifikasi.

1. Ruang Lingkup

Ruang lingkup spesialis pengadaan lebih spesifik dan fokus pada satu atau beberapa kategori barang atau jasa yang dibutuhkan oleh organisasi. Selain itu, profesi ini juga bertugas mengelola seluruh siklus pengadaan, mulai dari menentukan kebutuhan, mencari pemasok, menegosiasi kontrak, hingga mengawasi pengiriman dan kualitas. 

Ruang lingkup purchasing manager lebih luas dan mencakup semua aspek pengadaan barang dan jasa di organisasi. Purchasing Manager bertanggung jawab untuk merencanakan, mengkoordinasikan, dan mengawasi kegiatan pengadaan secara keseluruhan. Purchasing Manager juga bertugas untuk menetapkan kebijakan, prosedur, standar, dan anggaran pengadaan.

2. Tanggung Jawab

Tanggung jawab procurement specialist lebih operasional dan teknis, sedangkan tanggung jawab purchasing manager lebih strategis dan manajerial. Procurement specialist harus memiliki kemampuan analitis, komunikasi, negosiasi, dan manajemen proyek yang baik.

Mereka juga harus menguasai prinsip-prinsip pengadaan, hukum kontrak, standar etika, dan praktik terbaik industri. Purchasing Manager harus memiliki kemampuan kepemimpinan, pengambilan keputusan, penyelesaian masalah, dan manajemen sumber daya yang baik. Mereka juga harus memiliki pengetahuan luas tentang pasar, regulasi, teknologi, dan tren pengadaan.

3. Kualifikasi

Kualifikasi procurement specialist dan purchasing manager juga berbeda. Profesi spesialis pengadaan ini biasanya membutuhkan gelar sarjana di bidang terkait, seperti manajemen bisnis, administrasi publik, teknik, atau akuntansi. Mereka juga harus memiliki pengalaman kerja minimal 2-3 tahun di bidang pengadaan.

Purchasing manager biasanya membutuhkan gelar sarjana atau magister di bidang terkait, seperti manajemen bisnis, administrasi publik, teknik, atau akuntansi. Mereka juga harus memiliki pengalaman kerja minimal 5-10 tahun di bidang pengadaan.

Procurement specialist dan purchasing manager adalah dua profesi yang saling melengkapi dalam proses pengadaan barang dan jasa di organisasi. Keduanya memiliki peran penting dalam menciptakan nilai tambah bagi organisasi melalui pengelolaan pengadaan yang optimal.

Referensi: