10 Tahapan Siklus Procurement

Procurement adalah proses pengadaan barang atau jasa yang dibutuhkan oleh suatu organisasi atau perusahaan. Procurement melibatkan berbagai aktivitas, mulai dari identifikasi kebutuhan, pemilihan penyedia, negosiasi kontrak, hingga pengawasan dan evaluasi kinerja. Procurement merupakan salah satu fungsi penting dalam manajemen proyek, karena dapat mempengaruhi kualitas, biaya, waktu, dan risiko proyek. Procurement yang efektif dan efisien, perlu tahapan sistematis dan terstruktur. Berikut adalah 10 tahapan siklus procurement yang umum digunakan.

Baca Juga: Yuk, Pahami 3C dalam Proses Procurement!

10 Tahapan Siklus Procurement, Apa Saja?

1. Perencanaan Procurement

Tahap ini meliputi analisis kebutuhan, penetapan strategi procurement, penyusunan rencana procurement, dan pembuatan dokumen procurement. Tujuan tahap ini adalah untuk menentukan apa, kapan, dan bagaimana barang atau jasa akan diperoleh. 

Selama proses perencanaan procurement, pastikan untuk mencari panduan dan masukan dari stakeholder. Hal ini akan memberi Anda informasi berguna mengenai kebutuhan perusahaan. Melibatkan para ahli di bidangnya juga dapat memastikan kepatuhan dan dukungan pada tahap akhir siklus pengadaan.

2. Pengadaan Informasi

Pada tahap pengadaan informasi maka biasanya dilakukan proses pencarian dan pengumpulan informasi tentang penyedia barang atau jasa yang potensial. Informasi yang dicari antara lain adalah kualifikasi, pengalaman, reputasi, harga, dan ketersediaan. Tujuan tahap ini adalah untuk menemukan penyedia yang sesuai dengan kriteria dan kebutuhan proyek.

3. Tahapan Siklus Procurement, Seleksi Penyedia

Selanjutnya, di tahap seleksi penyedia terdapati proses penilaian dan pemilihan penyedia berdasarkan informasi yang telah diperoleh. Penilaian dapat dilakukan dengan menggunakan metode seperti lelang, tender, permintaan penawaran, atau negosiasi langsung. Tujuan tahap ini adalah untuk menetapkan penyedia yang terbaik dan terpercaya.

4. Penandatanganan Kontrak

Setelah tahap seleksi penyedia selesai, langkah berikutnya ialah penandatangan kontrak. Tahap ini meliputi proses pembuatan dan penandatanganan kontrak antara pihak pembeli dan pihak penyedia.

Kontrak harus mencakup aspek-aspek seperti ruang lingkup pekerjaan, spesifikasi teknis, jadwal pelaksanaan, harga, syarat pembayaran, jaminan kualitas, dan penyelesaian sengketa. Tujuan tahap ini adalah untuk mengikat kedua belah pihak secara hukum dan mengatur hak dan kewajiban masing-masing.

5. Administrasi Kontrak

Procurement dan Supply Chain

Di tahap administrasi kontrak ini tugas berikutnya ialah membuat pengelolaan kontrak selama masa berlakunya. Pengelolaan kontrak meliputi aktivitas seperti pemantauan kemajuan pekerjaan, pengendalian perubahan, penyelesaian masalah, penanganan klaim, dan pelaporan kinerja. Tujuan tahap ini adalah untuk memastikan bahwa kontrak dilaksanakan sesuai dengan ketentuan yang disepakati.

Baca Juga: 7 Mitos Procurement yang Tidak Diketahui Banyak Orang

6. Tahapan Siklus Procurement, Penerimaan Barang atau Jasa

Apabila sudah selesai pada tahap administrasi, selanjutnya ialah penerimaan barang atau jasa. Tahap ini meliputi proses penerimaan barang atau jasa yang telah diserahkan oleh penyedia.

Penerimaan barang atau jasa meliputi aktivitas seperti pemeriksaan fisik, pengujian kualitas, verifikasi dokumen, dan penyerahan sertifikat. Tujuan tahap ini adalah untuk memastikan bahwa barang atau jasa yang diterima sesuai dengan spesifikasi dan standar yang ditetapkan.

7. Pembayaran Barang atau Jasa

Ini adalah tahapan yang juga tak kalah penting dalam siklus procurement. Tahap ini meliputi proses pembayaran kepada penyedia atas barang atau jasa yang telah diterima.

Pembayaran barang atau jasa meliputi aktivitas seperti validasi tagihan, persetujuan pembayaran, pemrosesan pembayaran, dan pencatatan transaksi. Tujuan tahap ini adalah untuk menyelesaikan kewajiban finansial kepada penyedia secara tepat dan transparan.

8. Penutupan Kontrak

Jika sudah melaksanakan tujuh tahapan di atas, langkah berikutnya ialah penutupan kontrak. Di tahap ini, melakukan proses penyelesaian semua hal yang berkaitan dengan kontrak setelah barang atau jasa telah diterima dan dibayar.

Penutupan kontrak meliputi aktivitas seperti evaluasi kinerja penyedia, pengembalian dokumen kontrak, penghapusan data kontrak, dan pengarsipan dokumen kontrak. Tujuan tahap ini adalah untuk mengakhiri hubungan kontraktual dengan penyedia secara resmi dan profesional.

9. Tahapan Siklus Procurement, Audit Procurement

Tak kalah penting, tahapan siklus procurement yang ke-9 ialah audit procurement. Tahap ini meliputi proses pemeriksaan dan penilaian terhadap proses dan hasil procurement yang telah dilakukan.

Audit procurement meliputi aktivitas seperti pengumpulan bukti, pengujian kepatuhan, pengidentifikasian temuan, dan penyusunan laporan audit. Tujuan tahap ini adalah untuk mengevaluasi efektivitas dan efisiensi procurement serta memberikan rekomendasi perbaikan.

10. Pengembangan Kapasitas Procurement

Terakhir, pada tahap pengembangan kapasitas procurment, maka proses yang dilakukan meliputi peningkatan kemampuan dan kualitas sumber daya manusia yang terlibat dalam procurement.

Pengembangan kapasitas procurement meliputi aktivitas seperti pelatihan, bimbingan, konsultasi, sertifikasi, dan penghargaan. Tujuan tahap ini adalah untuk meningkatkan kompetensi dan motivasi personel procurement serta menciptakan budaya procurement yang baik.

Itulah 10 tahapan procurement yang penting untuk diketahui dan dipelajari. Semoga bermanfaat!

Referensi: