Procurement bukan sekadar proses membeli barang atau jasa. Ini adalah inti dari efisiensi operasional perusahaan. Namun, terkadang tanpa disadari, strategi procurement yang digunakan sudah usang dan tidak lagi relevan. Jika Anda tidak segera mengambil tindakan, dampaknya bisa sangat merugikan: pemborosan anggaran, hubungan buruk dengan vendor, hingga risiko kegagalan proyek.
Jadi, bagaimana Anda tahu saatnya untuk mengubah strategi procurement? Berikut enam tanda yang tidak boleh Anda abaikan.
Baca Juga: Kenapa Audit Procurement Selalu Bermasalah? 5 Tips Ini Bikin Audit Berjalan Lancar
1. Biaya Procurement Terus Membengkak
Apakah anggaran procurement Anda terus naik tanpa alasan yang jelas? Ini adalah tanda pertama bahwa strategi procurement Anda bermasalah. Biaya yang membengkak biasanya disebabkan oleh kurangnya analisis pengeluaran, ketidakefisienan proses, atau bahkan kesalahan dalam memilih vendor.
Apa yang bisa Anda lakukan?
- Lakukan analisis pengeluaran secara menyeluruh (spend analysis) untuk menemukan pola pemborosan.
- Negosiasikan ulang kontrak dengan vendor untuk mendapatkan harga yang lebih kompetitif.
- Gunakan teknologi procurement yang membantu memonitor pengeluaran secara real-time.
2. Proses Pengadaan Selalu Molor
Waktu adalah uang, dan jika procurement Anda sering terlambat, dampaknya akan dirasakan oleh seluruh perusahaan. Keterlambatan ini bisa berasal dari sistem yang tidak efisien, kurangnya koordinasi antar departemen, atau komunikasi yang buruk dengan vendor.
Solusi:
- Adopsi sistem e-procurement yang mempercepat proses pengadaan.
- Buat jadwal yang realistis dan tetapkan tenggat waktu yang jelas untuk setiap tahap.
- Libatkan vendor dalam proses perencanaan untuk meminimalkan potensi keterlambatan.
3. Hubungan dengan Vendor Kurang Harmonis
Apakah vendor sering mengeluh atau hubungan kerja sama terasa tegang? Ini bisa menjadi tanda bahwa strategi procurement Anda tidak cukup mendukung hubungan jangka panjang dengan mitra bisnis Anda.
Tanda-tandanya:
- Vendor sulit dihubungi saat diperlukan.
- Ada keluhan tentang pembayaran yang terlambat atau kontrak yang tidak adil.
- Anda harus terus mencari vendor baru karena yang lama enggan bekerja sama lagi.
Apa yang perlu Anda lakukan?
- Tingkatkan komunikasi dengan vendor melalui pertemuan rutin.
- Pastikan kontrak menguntungkan kedua belah pihak.
- Terapkan sistem evaluasi vendor untuk mengidentifikasi area yang perlu diperbaiki.
Baca Juga: Supplier Dependency: Bahaya dan 5 Cara Menghindarinya
4. Tidak Ada Inovasi dalam Strategi Procurement
Procurement yang sukses tidak hanya efisien, tetapi juga inovatif. Jika Anda masih menggunakan metode lama dan merasa “aman” tanpa mencoba pendekatan baru, Anda mungkin kehilangan peluang besar untuk menghemat waktu dan biaya.
Contoh inovasi yang bisa Anda coba:
- Menggunakan analitik data untuk memprediksi kebutuhan pengadaan.
- Beralih ke supplier lokal untuk mengurangi waktu pengiriman dan biaya logistik.
- Menerapkan green procurement untuk mendukung keberlanjutan.
5. Tidak Patuh pada Regulasi atau Standar Industri
Kepatuhan terhadap regulasi adalah fondasi dari proses procurement yang sehat. Jika Anda tidak yakin apakah strategi Anda sudah sesuai dengan aturan yang berlaku, ini adalah tanda besar bahwa Anda perlu perubahan segera.
Risiko dari ketidakpatuhan:
- Denda atau sanksi hukum.
- Kehilangan kepercayaan dari klien atau mitra bisnis.
- Reputasi perusahaan yang tercoreng.
Langkah yang bisa Anda ambil:
- Selalu perbarui kebijakan procurement sesuai dengan regulasi terbaru.
- Berikan pelatihan kepada tim procurement tentang standar dan aturan yang berlaku.
- Lakukan audit internal secara berkala untuk mengidentifikasi potensi masalah.
Baca Juga: 7 Kesalahan Umum dalam Kontrak Vendor dan Cara Menghindarinya
6. Feedback Negatif dari Tim Internal
Jika tim Anda sendiri merasa kelelahan dengan proses procurement, ini adalah tanda paling jelas bahwa strategi Anda butuh perombakan. Feedback negatif bisa berupa keluhan tentang dokumen yang terlalu rumit, sistem yang lambat, atau kurangnya transparansi dalam pengambilan keputusan.
Cara memperbaiki:
- Libatkan tim internal dalam proses evaluasi dan perbaikan strategi.
- Sederhanakan proses administrasi untuk memudahkan semua pihak.
- Gunakan teknologi yang memungkinkan kolaborasi lebih baik antar tim.
Procurement adalah pilar utama yang mendukung operasi perusahaan Anda. Jika Anda melihat salah satu dari tanda-tanda di atas, itu adalah sinyal bahwa strategi procurement Anda membutuhkan perhatian serius. Dengan langkah-langkah perbaikan yang tepat, Anda tidak hanya dapat mengatasi masalah, tetapi juga menciptakan sistem procurement yang lebih efisien, hemat biaya, dan berkelanjutan.
Referensi:
- https://www.procurify.com/blog/purchasing-problems-and-solutions/
- https://clickup.com/blog/procurement-challenges/
- https://kissflow.com/procurement/procurement-challenges/