E-procurement atau pengadaan elektronik adalah sistem yang memungkinkan perusahaan membeli barang dan jasa secara online. Dengan menggunakan teknologi digital yang semakin meluas, sistem ini telah menjadi solusi yang efisien bagi banyak perusahaan dan pemerintah.
Namun, di balik manfaatnya terdapat risiko keamanan data pribadi yang tinggi, terutama terkait dengan data pribadi yang disimpan dan dikelola dalam sistem tersebut.
5 Tips Keamanan Data Pribadi dalam E-Procurement
Berikut ini adalah lima tips untuk menjaga keamanan data pribadi dalam e-procurement. Yuk, simak!
1. Gunakan Autentikasi Multi-Faktor (MFA) Untuk Keamanan Data Pribadi
Autentikasi multi-faktor (MFA) adalah salah satu langkah paling dasar namun efektif dalam meningkatkan keamanan dalam sistem e-procurement. Dengan menggunakan MFA, pengguna diharuskan memasukkan dua atau lebih bentuk identifikasi sebelum dapat mengakses sistem.
Ini bisa berupa kombinasi kata sandi, kode OTP (one-time password), atau biometrik seperti sidik jari atau pengenalan wajah.
MFA membantu mencegah akses tidak sah dari pihak luar yang mungkin mencoba masuk ke dalam sistem menggunakan informasi login yang dicuri. Dengan lapisan keamanan tambahan ini, meskipun kata sandi berhasil diretas, akses tetap terhalang oleh langkah verifikasi kedua.
Baca Juga: Manajemen Supply Chain Adalah dan 7 Manfaatnya Bagi Bisnis Anda
2. Enkripsi Data Sensitif
Dalam e-procurement, data pribadi seperti informasi pengguna, kontrak, dan detail transaksi sering kali menjadi target utama bagi para peretas. Oleh karena itu, penting untuk memastikan bahwa semua data sensitif tersimpan dan terkirim melalui jaringan dienkripsi.
Enkripsi akan mengubah data menjadi kode yang hanya bisa dibaca oleh pihak yang memiliki kunci enkripsi, sehingga mengurangi risiko data bocor atau dicuri selama proses transfer atau penyimpanan.
Selain itu, organisasi harus memastikan bahwa sertifikat SSL/TLS digunakan untuk mengamankan website. Terutama ketika melakukan transaksi atau mengirimkan informasi sensitif melalui website tersebut.
3. Pilih Vendor yang Mematuhi Standar Keamanan Data Pribadi
Ketika menggunakan platform e-procurement, penting memilih vendor atau penyedia layanan yang memiliki komitmen terhadap keamanan data. Pastikan vendor tersebut mematuhi standar keamanan internasional, seperti ISO 27001 yang mengatur tentang manajemen keamanan informasi.
Vendor yang memiliki sertifikasi ini biasanya menerapkan kebijakan keamanan yang ketat, mulai dari manajemen risiko hingga proteksi data pribadi. Selain itu, lakukan audit berkala untuk memastikan bahwa vendor terus menjaga standar keamanan yang tinggi dan tidak terjadi pelanggaran.
4. Penerapan Kebijakan Pengelolaan Data yang Ketat
Setiap bisnis harus memiliki kebijakan pengelolaan data yang jelas dan ketat untuk melindungi keamanan data pribadi dalam sistem e-procurement.
Ini mencakup pengelolaan akses terhadap data, di mana hanya individu yang berwenang yang dapat mengakses informasi sensitif. Selain itu, penggunaan data harus dibatasi hanya untuk tujuan yang telah ditentukan dan tidak boleh disebarluaskan tanpa izin.
Penerapan kebijakan penghapusan data juga penting. Data pribadi yang sudah tidak relevan atau tidak diperlukan lagi harus segera dihapus dengan cara yang aman untuk mencegah penyalahgunaan di masa depan.
Baca Juga: Jenis-Jenis e-Procurement, Sudah Tahu Belum?
5. Pelatihan Keamanan Siber untuk Pengguna
Teknologi yang canggih sekalipun tidak akan maksimal jika pengguna tidak memahami risiko yang terkait dengan keamanan siber.
Oleh karena itu, pelatihan rutin tentang keamanan siber perlu diadakan bagi semua pihak yang terlibat dalam proses e-procurement.
Pelatihan ini mencakup pengenalan terhadap ancaman siber yang umum, seperti phishing, malware, dan serangan social engineering, serta langkah-langkah pencegahan yang bisa diambil untuk menghindari risiko tersebut.
Dengan pengetahuan yang memadai, pengguna akan lebih waspada dan mampu mengenali potensi ancaman sejak dini.
Baca Juga: 5 Strategi Konten Media Sosial untuk Bisnis yang Viral dan Bertahan Lama!
Keamanan data pribadi dalam e-procurement adalah hal yang krusial di era digital saat ini. Dengan meningkatnya ancaman siber, perusahaan dan organisasi harus menerapkan langkah-langkah keamanan yang tepat untuk melindungi data sensitif dari akses yang tidak sah.
Dengan menerapkan beberapa tips tadi bisa membantu melindungi sistem e-procurement dari ancaman siber.
Referensi:
- https://c2risk.com/best-practice-data-privacy-for-your-supply-chain/
- https://oboloo.com/the-importance-of-data-privacy-in-procurement-how-to-protect-your-business-and-customers/
- https://www.it.northwestern.edu/security/protect-information/secure-data-tips.html