Tips mengelola biaya procurement yang baik akan membantu perusahaan menghindari pemborosan, meningkatkan efisiensi anggaran, serta memastikan kelancaran rantai pasok.
Tanpa perencanaan anggaran yang matang, perusahaan bisa mengalami overbudget, kesalahan dalam memilih vendor, dan bahkan kehilangan kesempatan untuk mengoptimalkan sumber daya yang ada.
Agar procurement berjalan lebih efektif, penting untuk menerapkan strategi budgeting yang tepat.
Berikut adalah beberapa langkah yang bisa diterapkan untuk mengelola biaya procurement dengan lebih efisien.
Baca Juga: 5 Masalah Umum Procurement dalam Bisnis
1. Menentukan Anggaran yang Realistis
Langkah pertama dalam budgeting procurement adalah menentukan anggaran yang realistis. Anggaran harus mempertimbangkan kebutuhan aktual perusahaan serta kondisi pasar.
Gunakan data historis pengadaan sebelumnya untuk memperkirakan biaya yang dibutuhkan dan hindari asumsi yang tidak berdasarkan fakta.
Dengan menetapkan anggaran yang jelas sejak awal, perusahaan bisa menghindari pengeluaran tidak terduga dan memastikan bahwa proses procurement berjalan sesuai rencana.
Pastikan anggaran yang disusun mencakup semua aspek, termasuk harga barang atau jasa, biaya pengiriman, pajak, serta biaya tambahan lain yang mungkin muncul.
2. Melakukan Riset dan Negosiasi dengan Vendor
Salah satu cara terbaik untuk menghemat biaya procurement adalah dengan melakukan riset menyeluruh terhadap vendor yang tersedia.
Bandingkan harga, kualitas, serta layanan yang ditawarkan oleh berbagai pemasok sebelum membuat keputusan.
Selain itu, jangan ragu untuk melakukan negosiasi harga dan persyaratan kontrak guna mendapatkan kesepakatan terbaik.
Negosiasi yang efektif dapat membantu perusahaan mendapatkan harga lebih kompetitif tanpa mengorbankan kualitas barang atau jasa yang dibeli.
Pastikan juga untuk mempertimbangkan aspek keberlanjutan dalam memilih vendor, karena vendor yang berkomitmen terhadap praktik berkelanjutan sering kali menawarkan efisiensi jangka panjang.
Baca Juga: Mengapa Proses Approval Procurement Penting? Ini Jawabannya!
3. Menggunakan Teknologi untuk Efisiensi Budgeting
Di era digital, penggunaan teknologi dalam procurement dapat membantu mengelola biaya dengan lebih efisien.
Sistem e-procurement memungkinkan perusahaan untuk memantau anggaran secara real-time, mengurangi risiko human error, serta mempercepat proses pengadaan.
Teknologi seperti Artificial Intelligence (AI) dan analitik data juga dapat membantu dalam perencanaan anggaran dengan memberikan insight berbasis data mengenai tren pasar, kinerja vendor, serta biaya tersembunyi yang mungkin tidak terdeteksi secara manual.
4. Mengoptimalkan Proses Purchasing dan Inventory
Pengelolaan biaya procurement yang efektif juga berkaitan dengan manajemen inventory yang baik.
Pembelian dalam jumlah besar (bulk purchasing) sering kali bisa mengurangi biaya per unit, tetapi harus diimbangi dengan perencanaan inventory yang matang agar tidak terjadi kelebihan stok.
Selain itu, menerapkan Just-in-Time (JIT) procurement bisa menjadi strategi untuk mengurangi biaya penyimpanan dan mengoptimalkan arus kas perusahaan.
Dengan JIT, perusahaan hanya membeli barang atau jasa saat benar-benar dibutuhkan, sehingga mengurangi risiko penyimpanan barang yang tidak terpakai.
Baca Juga: Tips Pengambilan Keputusan dalam Bisnis
5. Melakukan Evaluasi dan Audit Berkala
Setelah proses procurement berjalan, penting untuk melakukan evaluasi dan audit anggaran secara berkala.
Hal ini bertujuan untuk memastikan bahwa pengeluaran tetap sesuai dengan rencana dan tidak ada pemborosan yang terjadi.
Audit berkala juga membantu dalam mengidentifikasi area yang perlu diperbaiki, seperti proses procurement yang kurang efisien atau vendor yang tidak memenuhi standar kualitas yang diharapkan.
Dengan pemantauan yang rutin, perusahaan bisa terus meningkatkan efisiensi dalam budgeting procurement.
6. Menerapkan Kebijakan Cost Control
Cost control atau pengendalian biaya adalah salah satu elemen kunci dalam budgeting procurement yang efektif.
Perusahaan perlu menerapkan kebijakan yang jelas mengenai batasan anggaran, prosedur persetujuan pembelian, serta kebijakan pemilihan vendor.
Selain itu, transparansi dalam budgeting procurement sangat penting.
Dengan adanya dokumentasi yang lengkap dan akurat, perusahaan bisa dengan mudah melacak setiap pengeluaran serta memastikan bahwa setiap transaksi sesuai dengan kebijakan yang telah ditetapkan.
7. Mengadopsi Procurement Berkelanjutan
Tips mengelola biaya procurement bukan hanya soal memangkas anggaran, tetapi memastikan setiap pengeluaran memberi nilai maksimal.
Dengan anggaran realistis, riset vendor, pemanfaatan teknologi, dan cost control ketat, perusahaan bisa mengoptimalkan procurement.
Evaluasi berkala dan procurement berkelanjutan juga penting untuk sistem pengadaan yang efisien dan bertanggung jawab.
Strategi budgeting yang tepat membantu mengurangi pemborosan, meningkatkan efisiensi, dan menciptakan keuntungan jangka panjang.
Referensi:
- https://www.zycus.com/blog/budget-management/procurement-budgeting-process
- https://www.spendedge.com/blogs/procurement-can-help-build-better-budget/
- https://planergy.com/blog/procurement-budgeting/