Apa Saja Tugas Divisi Procurement?

Apa Saja Tugas Divisi Procurement

Dalam dunia bisnis, tugas divisi procurement sangat penting karena berkaitan dengan pengadaan barang. Kegiatan procurement secara garis besar adalah menyediakan barang atau jasa yang dibutuhkan sebuah perusahaan. 

Procurement sendiri biasanya memang dibuat dalam bentuk divisi atau tim. Untuk itu, ada banyak tanggung jawab dan tugas divisi procurement yang penting untuk diketahui.

Baca Juga: 6 Tips untuk Mendorong Procurement yang Berkelanjutan

Tugas Divisi Procurement

Tugas Divisi Procurement

Meski terkesan pekerjaan yang mudah, namun procurement sangat membawa dampak yang penting bagi sebuah perusahaan. Pasalnya, tim procurement harus mampu melakukan analisis yang baik agar bisa mendapat barang atau jasa yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Adapun tugas divisi procurement seperti berikut.

1. Membuat Standar Pengadaan

Tugas divisi procurement yang pertama adalah bisa membuat standar yang jelas tentang barang dan jasa apa yang berkualitas. 

Dengan memiliki panduan standar itu, proses pengadaan dan tender pun bisa dilakukan lebih akurat, cepat, dan terukur, Ditambah lagi, adanya standar tersebut, Anda bisa menilai apakah barang dan jasa tersebut layak untuk dibeli, apakah memenuhi ekspektasi atau belum.

2. Merencanakan Pengadaan

Setelah membuat standar pengadaan barang dan jasa, tugas divisi procurement selanjutnya adalah merencanakan terkait pengadaan. Untuk divisi yang membutuhkan pengadaan tersebut perlu memberikan spesifikasi dan detail lainnya. 

Lalu, tim procurement yang merencanakan pengadaan selanjutnya sampai barang dan jasa yang dibutuhkan itu didapatkan.

3. Menyesuaikan Pengadaan dengan Permintaan

Pengajuan pengadaan dari setiap divisi akan dipelajari oleh divisi procurement. Sehingga tugas divisi procurement selanjutnya adalah menyesuaikan pengadaan dengan permintaan.

Jadi, bisa memprioritaskan mana pengadaan yang butuh diproses lebih dulu dan mana yang bisa ditunda.

4. Mencari Vendor dan Supplier

Setelah mempelajari semua permintaan dari pengadaan, maka tugas divisi procurement selanjutnya adalah mencari dan menghubungi vendor yang sesuai dengan kebutuhan.

Setelah menemukan kandidat vendor dan supplier yang tepat, procurement akan membuat janji untuk menjelaskan kebutuhan dan mengirim surat penawaran barang.

Tim procurement harus bisa merekap dan menyampaikan kepada vendor semua kebutuhan dari perusahaan.

5. Menganalisa Surat Penawaran dari Vendor

Setelah divisi procurement menyampaikan kebutuhan perusahaan, vendor pun akan mengirimkan surat penawaran.

Tugas divisi procurement adalah mempelajari setiap surat penawaran yang dikirimkan dan memilih mana yang paling menguntungkan untuk perusahaan. Untuk itu, divisi procurement haruslah memiliki kemampuan analisa yang baik.

Baca Juga: 5 Hard Skill dan Soft Skill yang Penting untuk Procurement

6. Melakukan Negosiasi

Setelah memilih vendor, maka divisi procurement selanjutnya adalah melakukan negosiasi. Di sinilah kemampuan negosiasi dibutuhkan.

Negosiasi bukan hanya soal harga dan kuantitas, namun juga bisa terkait waktu pengiriman, metode pembayaran lunas atau cicilan, dan termin pembayaran. 

7. Membuat Kontrak Terkait Pengadaan

Vendor atau supplier yang dipilih haruslah menandatangani kontrak terkait pengadaan. Agar lebih sah dan mengikat, rim procurement harus membuat kontrak kerja dengan vendor.

Adapun tujuan dari kontrak ini supaya vendor bisa taat dengan kesepakatan yang sudah disetujui terkait jumlah barang atau jasa yang sanggup untuk disediakan.

Untuk manajer procurement sendiri harus membuat SLA (Service Level Agreement) atau SOP (Standard Operating Procedure) yang berisikan proses pengadaan atau kerja sama dengan vendor.

Standar ini dibuat supaya proses pengadaan dan kualitas barang atau jasa yang dipesan bisa sesuai dengan harapan perusahaan.

8. Menerima Lalu Memproses Invoice

Tugas divisi procurement selanjutnya adalah memastikan kondisi keuangan perusahaan aman sebelum memesan barang. Kalau ada kesulitan lalu bisa disampaikan di awal agar proses pembayarannya bisa disesuaikan dengan kemampuan perusahaan.

Lalu, setelah barang atau jasa diterima dengan baik, maka kewajiban procurement selanjutnya adalah memproses invoice tersebut ke tim keuangan agar bisa segera dilunasi terkait pengadaan tersebut.

Baca Juga: Apa Perbedaan ERP dan CRM?

9. Lakukan Kontrol dan Evaluasi

Terakhir, tugas procurement adalah memastikan kalau barang yang dikirimkan vendor sudah sesuai dengan permintaan awal. Kemudian, jika bentuknya adalah jasa, maka procurement bertugas mengawasi bahwa jasa tersebut telah sesuai dengan kebutuhan. 

Ini adalah salah satu tugas divisi procurement yaitu kontrol. Selanjutnya, procurement juga wajib melakukan evaluasi untuk menilai seberapa bagus vendor tersebut jika perusahaan ke depannya ingin melakukan pembelian ulang (repeat order).

Itu tadi beberapa tugas divisi procurement yang sangat penting bagi sebuah perusahaan. ProcurA adalah salah satu sistem procurement di Indonesia yang bisa membawa kemudahan bagi perusahaan Anda. 

ProcurA sudah menyediakan sistem manajemen pengadaan yang bisa meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja Anda. Dengan sistem yang sudah terintegrasi, semua pihak bisa berkolaborasi dengan lebih mudah sehingga pekerjaan jadi lebih cepat dan akurat.

Referensi:

https://cohesion.go.ke/index.php/roles-of-the-procurement-department

https://www.scmdojo.com/procurement-department-roles-and-responsibilities/

https://www.messiah.edu/info/20735/purchasing/1160/roles_and_responsibilities_of_the_department_of_procurement