Vendor pengadaan memegang peran strategis dalam menunjang kelancaran pengadaan barang dan jasa di berbagai sektor, mulai dari instansi pemerintah, BUMN, hingga perusahaan swasta.
Mereka tidak hanya berfungsi sebagai penyedia, tetapi juga sebagai mitra kerja yang diharapkan mampu memenuhi spesifikasi, tenggat waktu, serta regulasi yang berlaku.
Oleh karena itu, profesionalisme dan kepatuhan menjadi kunci utama dalam menjalin kemitraan jangka panjang.
Sayangnya, masih banyak vendor pengadaan yang melakukan kesalahan, baik karena kurangnya pemahaman, kurang persiapan, hingga kelalaian teknis.
Kesalahan-kesalahan ini tidak hanya merugikan secara finansial, tapi juga bisa mencoreng reputasi dan menyebabkan blacklist dalam sistem pengadaan.
Berikut adalah 5 kesalahan yang sering dilakukan vendor pengadaan, lengkap dengan cara menghindarinya.
1. Dokumen Administrasi Tidak Lengkap atau Tidak Valid
Banyak vendor gagal lolos seleksi karena dokumen administrasi yang diajukan tidak lengkap atau sudah kedaluwarsa.
Contohnya seperti SIUP yang belum diperbarui, NPWP yang tidak sinkron, atau akta perusahaan yang belum disahkan.
Hal ini sering dianggap sepele, padahal menjadi dasar evaluasi awal dalam proses pemilihan penyedia.
Cara menghindari:
-
Buat checklist seluruh dokumen wajib dan pastikan masa berlaku masih aktif.
-
Gunakan sistem digital atau reminder otomatis untuk pembaruan dokumen legal.
-
Sering cek persyaratan terbaru dari LPSE atau e-catalog jika ingin masuk ke pengadaan pemerintah.
2. Tidak Memahami Spesifikasi Teknis Secara Mendalam
Beberapa vendor pengadaan hanya fokus menawarkan harga serendah mungkin tanpa benar-benar memahami spesifikasi teknis yang diminta dalam dokumen pengadaan.
Padahal, spesifikasi merupakan inti dari kebutuhan pengguna.
Ketidaksesuaian antara barang atau jasa yang ditawarkan dengan kebutuhan teknis dapat mengakibatkan penolakan, pembatalan kontrak, atau bahkan masuk daftar hitam.
Untuk menghindari kesalahan ini, vendor perlu membaca dan memahami setiap detail dalam Kerangka Acuan Kerja (KAK) atau dokumen teknis lainnya.
Bila ada informasi yang kurang jelas, vendor sebaiknya aktif bertanya saat sesi klarifikasi agar tidak salah interpretasi.
3. Tidak Mampu Memenuhi Tenggat Waktu Pelaksanaan
Keterlambatan dalam pengiriman atau pelaksanaan pekerjaan merupakan salah satu kesalahan paling fatal.
Hal ini bisa terjadi karena manajemen logistik yang buruk, stok barang yang tidak tersedia, atau ketidaksiapan tenaga kerja di lapangan.
Cara menghindari:
-
Buat timeline proyek secara realistis dengan buffer waktu untuk kondisi tak terduga.
-
Pastikan barang tersedia sebelum menandatangani kontrak, terutama untuk pengadaan cepat.
-
Bangun komunikasi intensif dengan pihak pembeli/PPK untuk update progres secara berkala.
4. Tidak Mempunyai Sistem Manajemen Internal yang Terstruktur
Kurangnya struktur dan sistem manajemen internal menjadi salah satu penyebab vendor kewalahan saat menangani lebih dari satu proyek secara bersamaan.
Tanpa SOP yang jelas, tim kerja yang terorganisasi, dan sistem pelaporan yang rapi, vendor akan kesulitan memenuhi standar pengadaan, terutama untuk proyek berskala besar.
Vendor pengadaan perlu membangun sistem internal yang efisien, mulai dari alur kerja, manajemen stok, hingga pelaporan proyek agar mampu bersaing dan dipercaya oleh instansi pengguna.
5. Kurang Proaktif dalam Komunikasi dengan Pihak Pembeli
Vendor yang pasif, lambat membalas email, atau tidak transparan saat terjadi kendala, akan dinilai buruk oleh mitra kerja.
Padahal, komunikasi dua arah sangat penting untuk menjaga kepercayaan dan menghindari miskomunikasi.
Cara menghindari:
-
Sediakan PIC (person in charge) khusus yang siap dihubungi selama masa kontrak.
-
Laporkan progress secara berkala, meski tidak diminta.
-
Jika ada kendala, segera komunikasikan secara resmi dengan disertai solusi alternatif.
Menjadi vendor pengadaan yang handal bukan hanya soal menawarkan harga terbaik, tetapi juga soal kepatuhan terhadap regulasi, kualitas layanan, dan profesionalisme.
Dengan menghindari lima kesalahan umum di atas, vendor bisa membangun reputasi baik dan memperluas peluang kerja sama jangka panjang.
Di era digital seperti sekarang, vendor yang ingin kompetitif harus juga melek sistem pengadaan elektronik, mengikuti pelatihan pengadaan, serta aktif memperbarui legalitas dan kesiapan internal.
Ingat, pengadaan bukan hanya soal menang tender tetapi soal menjaga kepercayaan.
Referensi: