Inilah 8 Prosedur dalam Proses Purchasing

Apakah Anda bercita-cita menjadi staff purchasing? Memangnya apa sih purchasing itu? Purchasing merupakan proses pembelian yang dilakukan oleh perusahaan. Pembelian yang dimaksud adalah pembelian bahan baku. Bahan baku yang harus dibeli oleh setiap perusahaan tentu berbeda, mengingat produk yang akan diproduksi berbeda pula. Namun demikian, proses yang harus dilalui dalam purchasing pada umumnya sama. Lalu, bagaimana prosedur dalam proses purchasing yang benar?

1. Permintaan Pembelian Bahan Baku

Permintaan pembelian bahan baku dilakukan melalui purchase requisition form. Pihak atau divisi yang membutuhkan bahan baku harus mengisi formulir tersebut. Jika formulir tersebut sudah disetujui oleh kepala divisi, barulah bisa diajukan ke bagian purchasing.

2. Memilih Pemasok

Setelah menerima formulir permintaan pembelian dari setia divisi, selanjutnya pihak purchasing harus memilih pemasok bahan baku yang diminta. Pihak purchasing harus mengirimkan surat penawaran pada pemasok terkait harga, kualitas, kuantitas, dan syarat yang harus dipenuhi untuk memesan bahan.

3. Pemesanan

Pemesanan merupakan salah satu langkah pihak purchasing untuk mendapatkan bahan baku. Pemesanan dilakukan melalui purchase order, yaitu dokumen yang dikirimkan pada pemasok terkait bahan pesanan.

4. Memantau Pesanan

Saat formulir pesanan sudah diterima oleh pemasok, bukan berarti selesai tugas purchasing. Mereka masih harus memantau terkait tindak lanjut pesanan oleh pihak pemasok. Pemantauan bisa dilakukan melalui email atau media lainnya.

5. Penerimaan Barang dan Pengecekan

Car salesman handing car keys to man in showroom

Setelah bahan baku yang dipesan datang, prosedur dalam proses purchasing selanjutnya adalah melakukan pengecekan atau pemeriksaan terkait jumlah, kualitas, dan kesesuaian dengan formulir pesanan.

6. Membayar Kuitansi Tagihan

Setelah kriteria pesanan sudah sesuai dengan perjanjian, pihak keuangan harus membayar tagihan berdasarkan harga yang telah disepakati.

7. Pengarsipan Dokumen Pembelian

Dokumen pembelian tidak boleh dibiarkan begitu saja, melainkan harus diarsipkan sebagai bukti bahwa pernah dilakukan proses pembelian bahan baku per tanggal sekian. Hal itu tentu memudahkan pihak keuangan untuk mendata pengeluaran yang pernah dilakukan.

8. Tetap Berhubungan Baik dengan Pemasok

Setelah serangkaian prosedur purchasing sudah dilalui, tahap selanjutnya adalah tetap harmonis dan menjaga hubungan baik dengan pemasok. Dengan demikian, prosedur purchasing selanjutnya bisa lebih mudah untuk dilakukan.

Itulah 8 prosedur dalam proses purchasing yang harus dilalui oleh setiap perusahaan. Jangan lupa untuk tetap membina hubungan baik dengan pemasok. Tanpa pemasok, proses produksi pasti tidak akan berjalan optimal. Semoga Anda bisa mengambil manfaat dari artikel ini. Sukses!

Tentang ProcurA:

ProcurA merupakan perusahaan penyedia solusi e-procurement terbaik di Indonesia. Apabila Anda sedang mencari penyedia solusi e-procurement, maka ProcurA-lah jawabannya. Anda bisa mengunjungi situs web kami di sini untuk meminta demo gratis.

Sumber:

(EV)