Dalam menjalankan sebuah usaha, baik itu usaha kecil maupun usaha yang berskala besar pastinya Anda akan melakukan pembelian atau purchasing. Jika usaha yang Anda miliki saat ini berskala besar, pastinya ada beberapa divisi di dalamnya, seperti manajemen, finance, marketing, procurement, purchasing dan lain sebagainya.
Baca Juga: Solusi Pengadaan Barang/Jasa Online Kian Mudah dengan ProcurA
Kata purchasing itu sendiri berasal dari Bahasa Inggris, namun jika diterjemahkan secara langsung artinya adalah pembelian. Jadi secara gamblang, pengertian purchasing adalah suatu proses pencarian sumber, pemesanan dan pembelian barang atau jasa untuk kegiatan produksi dalam suatu perusahaan atau sebuah usaha.
Lalu Bagaimana dengan Proses dalam Pengertian Purchasing Itu Sendiri?
- Pertama, user atau divisi lain yang butuh barang meminta dibelikan barang oleh divisi purchasing. Kegiatan ini biasa disebut PR atau Purchase Request.
- Selanjutnya, divisi purchasing akan mengumpulkan vendor-vendor kemudian meminta RFI atau Request for Information pada vendor.
- Vendor-vendor memberikan respon yang biasa disebut RFI Response.
- Divisi purchasing akan memilih beberapa vendor yang dianggap paling cocok dan berkualitas untuk memenuhi kebutuhan barang perusahaan.
- Setelah memilih beberapa, vendor akan meminta RFP atau Request for Proposal ke vendor-vendor terpilih.
- Vendor memberikan respon yang biasa disebut RFP Response.
- Divisi purchasing akan melakukan negosiasi, kemudian memilih vendor pemenang.
- Setelah mendapatkan vendor terpilih, divisi purchasing akan memberikan PO atau Purchase Order.
- Akhirnya, vendor terpilih akan membuat invoice dan mengirimkan barang.
Baca Juga: Pemerintah Terapkan E-Katalog untuk Mengurangi Penipuan dan Korupsi
Bagaimana dengan Tugas & Tanggung Jawab Divisi Purchasing?
□ Purchasing harus bertanggung jawab dalam menjaga kelancaran pemesanan barang dalam perusahaan.
□ Membuka purchase order ke vendor dan memastikan waktu pengiriman, agar berjalan sesuai dengan prosedur.
□ Menyusun laporan pembelian barang setiap akhir bulan.
□ Membuat laporan biaya-biaya yang timbul dari pengiriman barang.
□ Teliti dalam mencari barang, tidak mengandalkan satu tempat saja.
□ Menjaga hubungan baik dengan vendor.
Itulah beberapa ulasan yang ProcurA Blog berikan kepada Anda mengenai pengertian purchasing. Semoga artikel di atas bisa membantu Anda untuk memahami pengertian purchasing lebih baik dan membuat Anda bisa bekerja lebih optimal lagi. Salam sukses!
Baca Juga: Simak Penjabaran Tugas-tugas Purchasing Staff di Sini!
Tentang ProcurA:
Bagi Anda yang membutuhkan sistem e-procurement terpadu, Anda bisa mengunjungi Procura.id. ProcurA merupakan perusahaan yang memberikan Anda sistem e-procurement terpercaya agar alur pembelian di perusahaan tidak berantakan dan tetap up to date. Segera klik gambar di bawah untuk meminta demo!
(LH)