Anda tentu pernah mendengar profesi yang menggunakan kata ‘purchasing’ pada namanya, bukan? Bila diterjemahkan secara literal, purchasing memiliki arti sebagai pembelian. Lantas, apakah profesi ini bergerak dalam pembelian yang telah Anda ketahui selama ini? Atau, apakah pembelian yang dimaksud di dalamnya lebih dari sekadar hubungan jual-beli di pasar pada umumnya?
Ternyata, purchasing biasanya merupakan suatu departemen dalam pekerjaan. Sebagai suatu departemen, di dalamnya tentu ada beberapa posisi lagi dengan tanggung jawab kerja yang berbeda-beda.
Baca Juga: Ingin Wawasan Luas? Simak Pengertian Procurement dari Para Ahli Ini!
Mungkin, Anda bertanya-tanya, serumit apakah suatu pembelian hingga dibutuhkan beberapa posisi di dalamnya? Mari kenali posisi-posisi tersebut. Di dalam departemen purchasing, biasanya Anda akan menemukan manajer purchasing, purchasing clerk, hingga asisten administratif. Mari kita bahas tugas purchasing staff satu per satu.
Tugas Purchasing Staff 1: Manajer Purchasing
Orang yang menjalankan departemen purchasing secara keseluruhan disebut sebagai manajer purchasing. Dalam perusahaan-perusahaan besar, mungkin posisi ini dikenal juga sebagai posisi eksekutif. Seorang manajer purchasing memiliki tugas strategis.
Berikut ini merupakan job description dari seorang manajer purchasing:
- Mengelola kebijakan purchasing dan memastikan semua pembelian sesuai dengan kebijakan tersebut.
- Memilih supplier yang akan berhubungan dengan perusahaan dan berkomunikasi dengan resmi dengan supplier tersebut.
- Mengelola Service Level Agreements (SLA) di antara supplier dan perusahaan.
- Merekrut staf, mengadakan pelatihan, dan tugas manajerial lainnya.
- Berhubungan dengan departemen lainnya, seperti departemen akuntansi, manufaktur, dan persediaan barang.
- Mengurus penganggaran, penetapan biaya, dan penghematan biaya setelah melakukan review terhadap informasi manajemen yang ada.
- Mengurus asuransi kesehatan dan kerja para staf beserta dengan hal-hal resmi lainnya.
- Mengawasi procurement yang terjadi dalam perusahaan.
Baca Juga: Apa Saja dan Bagaimana Proses dalam Purchasing?
Tugas Purchasing Staff 2: Purchasing Clerk
Selanjutnya, purchasing clerk mungkin adalah posisi yang ada di benak Anda ketika mendengar pekerjaan dengan kata ‘purchasing’. Seorang purchasing clerk memiliki tugas taktis.
Berikut ini merupakan job description dari seorang purchasing clerk:
- Menyusun pesanan pembelian dan daftar permintaan untuk memesan bahan, barang, dan persediaan.
- Mengirim hal yang telah disusun pada poin satu kepada supplier.
- Meninjau inventaris dan pesanan sesuai kebutuhan.
- Berhubungan dengan supplier dalam jangka waktu harian.
- Memeriksa pengiriman pesanan.
- Melacak status pesanan.
- Mengurus barang-barang yang tidak ter-supply, di bawah jumlah pesanan, lebih dari jumlah pesanan, atau rusak.
- Memastikan setiap faktur telah dikirim untuk pembayaran.
- Menghasilkan dan mengelola laporan yang masuk.
- Mengelola aktivitas pengadaan.
Tugas Purchasing Staff 3: Asisten Administratif
Terakhir, asisten administratif dalam purchasing adalah posisi dengan jenis pekerjaan yang lebih mendasar di dalam departemen purchasing.
Berikut ini merupakan job description dari seorang asisten administratif purchasing:
- Mengerjakan semua dokumentasi yang dibutuhkan.
- Mengerjakan semua pengajuan yang dibutuhkan.
- Mengatur dan menghadiri rapat.
- Membantu secara umum pada pembelian dan/atau inventaris dalam skala yang lebih kecil.
Baca Juga: Mau Pemasukan Lancar? Ini 5 Tips Kerja Sama Awet dengan Klien!
Bagaimana penjabaran artikel di atas mengenai tugas-tugas purchasing staff? Semoga bermanfaat, ya. Bagi perusahaan Anda yang sedang mencari solusi eProcurement, bisa mengunjungi laman Procura.id. Procura siap membantu Anda menerapkan sistem procurement berbasis online di perusahaan Anda.
Tentang ProcurA:
ProcurA merupakan perusahaan jasa software eProcurement yang bisa membantu memudahkan pengadaan barang dan jasa di perusahaan Anda. Dengan eProcurement, pekerjaan jadi lebih mudah dan transaksi berjalan lebih transparan. Segera kunjungi web ProcurA untuk info lebih lanjut!
Sumber:
(ED)