Apa Saja dan Bagaimana Proses dalam Purchasing?

Apakah Anda baru memasuki bidang pekerjaan dalam dunia purchasing atau procurement? Mungkin, sebelumnya Anda tidak pernah mendengar istilah ini, atau pernah tapi belum mengerti sepenuhnya tentang proses dalam purchasing?

Bagi Anda yang bekerja dalam bidang melakukan persediaan barang atau jasa tetapi kurang memahami apa saja prosesnya, Anda dapat melakukan riset, misalnya saja dengan membaca buku tentang purchasing atau mencari tahu di internet.

Setiap instansi memiliki proses yang berbeda dalam proses purchasing, tetapi secara garis besar, ada beberapa poin inti dari suatu proses dalam purchasing, antara lain:

1. Mengerti Kebutuhan dan Menerima Permintaan dari Pihak yang Membutuhkan

Pihak yang membutuhkan tersebut akan membuat dan mengajukan formulir yang dinamakan Purchase Requisition Form yang telah ditanda-tangani kepala bagian. Formulir tersebut berisi seperti spesifikasi barang lengkap dengan kuantitas barang, waktu keperluan, dan referensi pemasok yang disarankan.

2. Memilih Pemasok

Sumber informasi tentang pemasok bisa didapatkan dari direktori perdagangan, iklan, pameran-pameran atau bisa dari saran asosiasi serta forum bisnis. Dalam memilih pemasok, faktor harga bukan hal utama untuk mendapat pemasok yang tepat, melainkan kualitas produk, kemampuan menyediakan jumlah yang besar, aspek keuangan pemasok, dan sebagainya.

3. Melakukan Pemesanan

Setelah memilih pemasok yang tepat, tahap selanjutnya melakukan pemesanan dengan membuat Purchase Order (PO), sebuah dokumen untuk dikirimkan ke pemasok atas permintaan yang dibutuhkan.

4. Menindaklanjuti dan Memantau Perkembangan Pesanan

Setelah pengiriman dokumen pemesanan, Anda melakukan follow-up untuk mengetahui perkembangan pesanan. Hal ini diperlukan agar pemasok dapat mengirimkan pesanan pada waktu dan jumlah yang ditentukan. Kegiatan follow-up ini bisa dilakukan via e-mail atau telepon.

5. Menerima Barang dan Melakukan Pemeriksaan

Jika pemasok mengirim pesanan, bagian penerimaan akan mencocokkan jumlah dengan yang ada di dokumen Purchase Order. Selanjutnya, bagian purchasing akan diberitahukan atas pesanan yang sudah datang dan hasil dari pemeriksaannya.

6. Membayar Kuitansi Tagihan

Setelah pesanan diterima dengan kondisi baik dan memenuhi permintaan, kuitansi akan diperiksa terlebih dahulu sebelum disetujui. Pembayaran akan dilakukan sesuai perjanjian yang telah ditetapkan.

7. Mengarsip Dokumen Pembelian

Sebagian besar pembelian barang atau jasa di suatu perusahaan industri merupakan pembelian yang berulang. Oleh sebab itu, dokumen-dokumen yang diterbitkan adalah penting untuk disimpan sebagai panduan untuk memilih pemasok mana yang terbaik untuk melakukan pesanan kembali.

8. Menjaga Hubungan dengan Pemasok

Hubungan kedua belah pihak antara pemesan dan pemasok harus dipelihara dan dijaga dengan baik. Hubungan ini membutuhkan rasa saling percaya dan sikap baik untuk membantu dan menghargai.

Setelah membaca proses dalam purchasing atau procurement di atas, semoga dapat membantu Anda dalam mengimplementasikan dengan baik dan benar di dunia kerja, ya. Sukses selalu!

Tentang ProcurA:
Gunakan ProcurA sebagai solusi eProcurement perusahaan Anda untuk kinerja perusahaan yang lebih profesional, adil, dan berkualitas. Segera kunjungi situs web untuk informasi lebih lanjut. Jadwalkan demo dengan mengirim email ke info@procura.id atau klik gambar di bawah ini.

Sumber:

(MS)