Di era digital, e purchasing semakin populer sebagai solusi modern dalam pengadaan barang dan jasa.
Banyak perusahaan, baik skala besar maupun UMKM, mulai meninggalkan metode manual yang memakan waktu dan rawan kesalahan.
Sistem e purchasing hadir untuk menjawab kebutuhan bisnis yang menginginkan efisiensi, transparansi, dan akurasi lebih tinggi.
Namun, tidak semua platform e purchasing memiliki fitur yang lengkap.
Untuk benar-benar memberikan dampak positif bagi perusahaan, ada beberapa fitur penting yang harus dimiliki sebuah sistem e purchasing.
Artikel ini akan membahas lima fitur utama yang wajib Anda ketahui sebelum memilih atau menggunakan sistem e purchasing.
Baca Juga: 7 Rahasia Aplikasi E Procurement Cegah Korupsi di Perusahaan!
1. Dashboard Terintegrasi dan User-Friendly
Fitur pertama yang krusial dalam sistem e purchasing adalah adanya dashboard terintegrasi.
Dashboard ini berfungsi sebagai pusat kontrol di mana pengguna bisa memantau seluruh proses pengadaan mulai dari permintaan, persetujuan, hingga pembayaran.
Dashboard yang baik harus dirancang user-friendly sehingga mudah digunakan oleh siapa saja, bahkan oleh karyawan yang tidak terbiasa dengan teknologi.
Dengan tampilan yang sederhana namun lengkap, perusahaan bisa lebih cepat mengambil keputusan berbasis data.
Selain itu, dashboard terintegrasi juga memungkinkan semua informasi tersimpan di satu tempat. Hal ini mengurangi risiko data tercecer di berbagai dokumen manual dan memudahkan monitoring secara real-time.
2. Sistem Persetujuan Otomatis (Approval Workflow)
Dalam proses pengadaan tradisional, persetujuan sering kali memakan waktu karena harus melalui tanda tangan manual atau koordinasi antar divisi yang lambat.
Sistem e purchasing mengatasi masalah ini dengan fitur approval workflow otomatis.
Fitur ini memungkinkan perusahaan menetapkan alur persetujuan yang jelas sesuai dengan kebijakan internal.
Misalnya, pembelian di bawah jumlah tertentu bisa langsung disetujui oleh supervisor, sedangkan nominal besar harus melalui direktur.
Dengan sistem otomatis, proses persetujuan jadi lebih cepat, transparan, dan terdokumentasi.
Selain menghemat waktu, fitur ini juga mengurangi potensi kecurangan karena semua langkah persetujuan tercatat dalam sistem.
3. Manajemen Vendor yang Terpusat
Fitur penting berikutnya adalah manajemen vendor. Dalam sistem e purchasing, perusahaan bisa mengelola daftar penyedia barang dan jasa di satu platform yang terpusat.
Semua informasi vendor, mulai dari profil, legalitas, track record, hingga performa, bisa diakses kapan saja.
Dengan manajemen vendor yang terstruktur, perusahaan dapat lebih mudah membandingkan penawaran, menilai kredibilitas vendor, dan memilih penyedia terbaik sesuai kebutuhan.
Fitur ini juga membantu membangun hubungan jangka panjang dengan vendor yang terpercaya.
Selain itu, perusahaan dapat mengukur performa vendor dari waktu ke waktu. Data ini sangat berguna untuk evaluasi, negosiasi harga, maupun pengambilan keputusan strategis di masa depan.
Baca Juga: 5 Kesalahan Umum dalam Pengadaan Barang dan Jasa yang Harus Dihindari
4. Fitur Pelacakan Real-Time (Real-Time Tracking)
Salah satu keunggulan sistem e purchasing adalah kemampuannya untuk melacak status pengadaan secara real-time.
Fitur pelacakan ini memungkinkan perusahaan mengetahui dengan pasti posisi dan status setiap transaksi, mulai dari permintaan barang hingga barang diterima.
Fitur ini mengurangi ketidakpastian yang biasanya muncul pada sistem manual.
Misalnya, jika ada keterlambatan pengiriman, perusahaan bisa segera menindaklanjuti dengan vendor.
Selain itu, pelacakan real-time juga meningkatkan transparansi dan akuntabilitas.
Semua pihak yang terlibat bisa mengakses informasi yang sama, sehingga meminimalisir miskomunikasi dan mempercepat penyelesaian masalah.
Baca Juga: 7 Strategi Negosiasi Procurement yang Wajib Dikuasai Profesional
5. Laporan dan Analisis Otomatis
Fitur terakhir yang wajib ada dalam sistem e purchasing adalah kemampuan menghasilkan laporan dan analisis otomatis. Melalui fitur ini, perusahaan dapat memperoleh data terkait pengeluaran, performa vendor, hingga tren pengadaan.
Data yang terkumpul dapat diubah menjadi insight yang berguna untuk strategi bisnis.
Misalnya, perusahaan bisa mengidentifikasi kategori pengeluaran terbesar dan mencari cara untuk menekan biaya. Atau, perusahaan bisa mengetahui vendor mana yang paling efisien dalam hal kualitas dan ketepatan waktu.
Selain itu, laporan otomatis juga sangat membantu saat audit. Semua transaksi sudah terdokumentasi dengan rapi, sehingga perusahaan bisa lebih percaya diri saat menghadapi pemeriksaan internal maupun eksternal.
Memilih sistem e purchasing bukan sekadar soal digitalisasi pengadaan, tetapi juga memastikan fitur-fitur yang ditawarkan benar-benar mendukung efisiensi dan transparansi bisnis.
Lima fitur penting yang harus ada adalah dashboard terintegrasi, approval workflow otomatis, manajemen vendor terpusat, pelacakan real-time, serta laporan dan analisis otomatis.
Dengan fitur-fitur tersebut, perusahaan tidak hanya bisa menghemat waktu dan biaya, tetapi juga meningkatkan akurasi data, memperkuat hubungan dengan vendor, serta memastikan proses pengadaan berjalan transparan dan akuntabel.
Jika perusahaan Anda ingin bertahan dan berkembang di era digital, sudah saatnya beralih ke sistem e purchasing yang dilengkapi fitur-fitur canggih ini. Jangan sampai tertinggal dari kompetitor yang lebih dulu mengadopsinya.
Referensi: