Cara Mengelola Purchase Orders dan Alur Kerja

Purchase orders (PO) adalah dokumen yang digunakan untuk memesan barang atau jasa dari pemasok. PO berisi informasi penting seperti nama dan alamat pemasok, deskripsi barang atau jasa yang dipesan, jumlah, harga, syarat pembayaran, dan tanggal pengiriman. PO berfungsi sebagai kontrak antara pembeli dan pemasok, serta sebagai bukti pembelian untuk tujuan akuntansi dan pajak. Alur kerja PO yang efektif dapat membantu perusahaan menghemat waktu dan uang, meningkatkan hubungan dengan pemasok, mengurangi kesalahan dan perselisihan, serta mematuhi standar dan regulasi. Dalam artikel ini akan dijelaskan lebih detail tentang cara mengelola purchase orders dan alur kerja. Simak penjelasannya berikut ini!

Baca Juga: Perbedaan Purchase Order dan Invoice

Cara Mengelola Purchase Orders dan Alur Kerja

perbedaan purchase order dan invoice

Berikut adalah langkah-langkah umum dalam alur kerja PO:

1. Membuat Permintaan Rembelian (PR)

PR adalah dokumen internal yang dibuat oleh karyawan atau departemen yang membutuhkan barang atau jasa. PR berisi informasi seperti nama dan alamat pemasok yang dipilih, deskripsi barang atau jasa yang dibutuhkan, jumlah, anggaran, dan tanggal yang diinginkan.

2. Menyetujui PR

PR harus disetujui oleh orang yang berwenang, seperti manajer atau direktur, sebelum PO dapat dibuat. Proses persetujuan dapat dilakukan secara manual atau otomatis dengan menggunakan sistem elektronik. Persetujuan PR bertujuan untuk memastikan bahwa permintaan pembelian sesuai dengan kebutuhan bisnis, anggaran, dan kebijakan perusahaan.

3. Membuat PO

Setelah PR disetujui, PO dapat dibuat dengan menggunakan informasi dari PR. PO dapat dibuat secara manual atau otomatis dengan menggunakan sistem elektronik. PO harus mencantumkan nomor referensi unik untuk memudahkan pelacakan dan pengelolaan.

4. Mengirim PO

PO harus dikirim ke pemasok melalui metode yang disepakati, seperti email, fax, atau pos. Pengiriman PO harus dilakukan secepat mungkin setelah PO dibuat untuk menghindari keterlambatan atau kehabisan stok.

5. Cara Mengelola Purchase Orders dan Alur Kerja, Menerima Konfirmasi PO

Pemasok harus mengirimkan konfirmasi PO kepada pembeli untuk menunjukkan bahwa mereka telah menerima dan menerima PO. Konfirmasi PO dapat berupa email, fax, atau surat yang berisi informasi seperti nomor referensi PO, deskripsi barang atau jasa yang dipesan, jumlah, harga, syarat pembayaran, dan tanggal pengiriman.

Baca Juga: Apa Itu Purchase Order?

6. Menerima Barang atau Jasa

kemiripan manfaat purchase order dan invoice

Setelah barang atau jasa dikirim oleh pemasok sesuai dengan tanggal yang ditentukan dalam PO, pembeli harus menerima dan memeriksa barang atau jasa tersebut untuk memastikan bahwa mereka sesuai dengan spesifikasi dan kualitas yang diharapkan. Jika ada masalah atau ketidaksesuaian, pembeli harus segera menghubungi pemasok untuk menyelesaikan masalah tersebut.

7. Membuat Laporan Penerimaan Barang (GRN)

GRN adalah dokumen internal yang dibuat oleh pembeli untuk mencatat penerimaan barang atau jasa dari pemasok. GRN berisi informasi seperti nomor referensi PO, deskripsi barang atau jasa yang diterima, jumlah, kondisi, dan tanggal penerimaan.

8. Cara Mengelola Purchase Orders dan Alur Kerja, Membayar Faktur

Faktur adalah dokumen yang dikirim oleh pemasok kepada pembeli untuk meminta pembayaran atas barang atau jasa yang telah dikirim. Faktur harus mencantumkan nomor referensi PO dan GRN, deskripsi barang atau jasa yang dijual, jumlah, harga, syarat pembayaran, dan tanggal jatuh tempo. Pembeli harus memverifikasi faktur dengan PO dan GRN sebelum melakukan pembayaran sesuai dengan syarat yang disepakati.

9. Menyimpan Catatan

Pembeli dan pemasok harus menyimpan catatan semua dokumen yang terkait dengan transaksi pembelian, seperti PR, PO, konfirmasi PO, GRN, faktur, dan bukti pembayaran. Catatan ini dapat digunakan untuk tujuan audit, pelaporan, analisis, dan perencanaan.

Dengan mengikuti alur kerja PO yang efektif, perusahaan dapat mengelola pembelian barang atau jasa dengan lebih mudah, cepat, dan akurat. Alur kerja PO yang efektif juga dapat meningkatkan kinerja dan kepuasan karyawan, pemasok, dan pelanggan.

Referensi: