Dalam dunia bisnis, purchase order (PO) dan invoice adalah dua dokumen yang sering digunakan dalam transaksi jual beli antara pembeli dan penjual. Tapi, tahukah Anda apa perbedaan purchase order dan invoice?
Artikel ini akan menjelaskan pengertian dan perbedaan purchase order.
Pengertian Purchase Order
Purchase order ialah dokumen yang dibuat oleh pembeli sebagai barang bukti atau penanda terkait pesanan barang atau jasa yang ingin dibeli kepada penjual penjual.
PO berisi detail mengenai barang atau jasa yang dipesan. Contohnya adalah nama, jumlah, harga, tanggal pengiriman, syarat pembayaran, dan lain-lain.
PO berfungsi sebagai konfirmasi resmi dari pesanan pembeli dan sebagai dasar bagi penjual untuk memproduksi atau menyediakan barang atau jasa yang diminta. PO mengikat kedua belah pihak secara hukum jika terjadi perselisihan atau kesalahan dalam proses transaksi.
Baca Juga: ProcurA, Jasa eProcurement Andalan bagi Perusahaan Anda
Manfaat Purchase Order dalam Bisnis
Menggunakan PO dalam bisnis memiliki banyak manfaat, di antaranya adalah:
1. Meningkatkan akurasi dan efisiensi
Dengan menggunakan PO pembeli dapat memastikan bahwa barang atau jasa yang dipesan sesuai dengan kebutuhan dan anggaran bisnis.
PO juga dapat membantu penjual untuk mempersiapkan dan mengirimkan barang atau jasa dengan tepat waktu dan sesuai permintaan. Proses ini pun memudahkan proses pencatatan dan pelaporan keuangan, karena dapat dijadikan sebagai bukti transaksi yang sah secara hukum.
2. Meningkatkan pengendalian dan pengawasan
Pembeli dapat mengontrol dan mengawasi proses pembelian barang atau jasa dari awal hingga akhir. PO dapat membantu pembeli untuk mencegah pemborosan, penumpukan barang, atau kesalahan pemesanan.
PO juga dapat membantu penjual untuk mengetahui permintaan pasar, mengelola inventaris, dan meningkatkan kualitas layanan.
3. Meningkatkan hubungan dan kerjasama
Pembeli dan penjual dapat menjalin hubungan dan kerjasama yang baik dan profesional. PO dapat menunjukkan komitmen dan keseriusan pembeli dalam melakukan transaksi.
PO juga dapat menimbulkan rasa saling percaya dan menghormati antara pembeli dan penjual.
Pengertian Invoice
Invoice adalah dokumen komersial yang mencatat rincian transaksi antara penjual dan pembeli. Invoice biasanya digunakan sebagai alat penagihan untuk pembayaran yang dilakukan secara kredit.
Invoice juga berfungsi sebagai bukti transaksi yang dapat digunakan untuk keperluan akuntansi dan perpajakan.
Ada beberapa jenis invoice, tergantung pada tujuan dan isi dari dokumen tersebut. Beberapa jenisnya yang umum ialah:
- Invoice jasa: invoice yang dikeluarkan oleh penyedia jasa kepada klien, seperti jasa penerjemahan, desain, hingga pelatihan.
- Invoice barang: invoice yang dikeluarkan oleh penjual barang kepada pembeli, seperti invoice untuk produk elektronik, pakaian.
- Invoice hotel: invoice yang dikeluarkan oleh hotel kepada tamu yang menginap, yang mencakup biaya kamar, makanan, minuman.
- Invoice travel & tour: invoice yang dikeluarkan oleh agen perjalanan kepada pelanggan yang memesan paket wisata, yang mencakup biaya tiket pesawat, hotel, transportasi.
- Invoice tagihan alat: invoice yang dikeluarkan oleh penjual alat kepada pembeli yang belum melunasi pembayaran secara penuh.
Baca Juga: Proses Procure to Pay yang Ideal Bagi Perusahaan Anda
Manfaat Invoice dalam Bisnis
Freepik.com
Berikut ini adalah beberapa manfaat menggunakan invoice dalam bisnis:
1. Menjaga hubungan baik dengan pelanggan
Apabila invoice dibuat dengan rapi dan profesional dapat meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan. Invoice juga dapat mencerminkan citra dan identitas bisnis Anda.
2. Mempercepat proses pembayaran
Invoice yang dikirimkan secara online atau seluler dapat memudahkan pelanggan untuk melakukan pembayaran secara cepat dan aman. Anda juga dapat memberikan pilihan metode pembayaran yang bervariasi dan fleksibel.
3. Meningkatkan akurasi dan efisiensi
Ketika invoice terotomatisasi, maka dapat mengurangi risiko kesalahan manusia, seperti salah ketik, salah hitung, atau salah kirim. Anda juga dapat menghemat waktu dan biaya yang biasanya diperlukan untuk membuat dan mengirim invoice secara manual.
4. Mempermudah pencatatan dan pelaporan
Sebaiknya, simpan invoice dengan rapi dalam sistem online atau cloud sehingga dapat diakses kapan saja dan di mana saja.
Anda juga dapat mengelompokkan, menyortir, dan menganalisis data invoice untuk membuat laporan keuangan yang akurat dan lengkap. Untuk membuat invoice yang baik, Anda perlu memperhatikan beberapa elemen penting, seperti:
- Nomor invoice yang unik dan berurutan
- Tanggal pembuatan dan jatuh tempo invoice
- Nama, alamat, dan kontak penjual dan pembeli
- Deskripsi, jumlah, satuan, dan harga barang atau jasa yang dijual
- Subtotal, diskon, pajak, biaya pengiriman, dan total tagihan
- Ketentuan pembayaran, seperti metode, batas waktu, denda, atau insentif
- Tanda tangan atau stempel penjual
Itulah pengertian, manfaat hingga perbedaan purchase order dengan invoice. Semoga bermanfaat dan dapat memberikan wawasan baru untuk Anda.
Referensi: