Purchase order (PO) adalah dokumen resmi yang dikirim pembeli ke penjual untuk mendokumentasikan penjualan produk dan layanan yang akan dikirim pada akhir proses.
Hal ini memungkinkan pembeli melakukan pemesanan dengan pemasok tanpa segera melakukan pembayaran. Penjual menggunakan PO sebagai cara untuk menawarkan kredit kepada pembeli tanpa risiko, karena pembeli secara hukum berkewajiban membayar untuk produk dan layanan yang telah dikirimkan.
Setiap PO memiliki nomor uniknya sendiri, yang dikenal sebagai nomor pesanan pembelian. Nomor ini membantu pembeli dan penjual melacak pengiriman dan pembayaran. Purchase order adalah dokumen yang digunakan untuk mengikat pembeli untuk membeli produk atau layanan secara berkelanjutan sampai batas tertentu tercapai.
Untuk organisasi yang lebih besar, purchase order adalah langkah kedua dalam proses pembelian. Bagi orang-orang di luar departemen purchasing yang membutuhkan alat bantu seperti perlengkapan kantor atau departemen TI yang membutuhkan lebih banyak server, prosesnya dapat dimulai dengan permintaan purchase order yang juga dikenal sebagai purchase requisition. Dokumen ini mirip dengan purchase order yang menguraikan apa yang harus dibeli, berapa banyak, dari mana pembelian harus diterima, dan sebagainya.
Purchase requisition akan dikirim ke anggota staf untuk disetujui penandatangannya. Jika tidak disetujui, pemberi persetujuan dapat memberikan alasan mengapa ditolak dan meminta pengeditan sebelum proses persetujuan. Setelah disetujui, purchase requisition memenuhi purchase order dan berlanjut ke vendor untuk persetujuan dan pemrosesan.
Baca Juga: Apa Saja Perbedaan Purchase Requisition dan Purchase Order?
Informasi yang Terdapat dalam Purchase Order
Source: Mohamed Hassan from Pixabay
Informasi yang terdapat dalam purchase order digolongkan menjadi:
- Produk atau layanan yang akan dibeli
- Spesifikasi nama merek, SKU, nomor model, dll.
- Kuantitas yang dibeli
- Harga per unit
- Tanggal pengiriman: kapan pesanan harus dikirim
- Lokasi pengiriman: ke mana pesanan harus dikirim
- Alamat penagihan: tempat penjual harus mengirim faktur setelah pengiriman
- Diskon: setiap diskon yang diterapkan pada pesanan per ketentuan kontrak dengan vendor
- Ketentuan pembayaran: ketika faktur akan dibayarkan, seperti pada saat pengiriman, net 30 atau net 60 – biasanya sejalan dengan ketentuan kontrak antara pembeli dan penjual
Baca Juga: Perbedaan Procurement dan Purchasing, Ketahui Hal-hal Ini!
Cara Menggunakan Purchase Order
Source: tumisu from Pixabay
Purchase order digunakan untuk menyederhanakan proses pembelian, dengan uraian sebagai berikut:
- Pembeli memutuskan untuk membeli sesuatu
- Pembeli mengeluarkan PO kepada penjual, baik di atas kertas atau dengan sistem pesanan pembelian elektronik
- Penjual menerima PO dan mengonfirmasi kepada perusahaan untuk mengisi pesanan. Jika tidak, penjual akan memberi tahu pembeli dan meminta perubahan. Jika perubahan tidak dapat dilakukan, PO dibatalkan sehingga pembeli dapat menemukan vendor lain untuk memenuhi kebutuhan mereka.
- Jika pesanan dapat diisi, penjual menyiapkan pesanan dengan menarik inventaris yang benar atau menjadwalkan pengecekan oleh anggota staf jika diperlukan.
- Penyediaan pesanan atau layanan. Nomor PO disertakan pada slip kemasan sehingga pembeli dapat dengan mudah melacak pesanan yang telah tiba.
- Penjual mengirimkan faktur dengan nomor kode unik untuk pesanan, termasuk nomor PO sehingga dapat dicocokkan dengan informasi pengiriman.
- Pembeli membayar faktur sesuai dengan persyaratan yang tercantum dalam PO, yang harus didasarkan pada kontrak yang disepakati kedua belah pihak pada awal persetujuan.
Pro dan Kontra Purchase Order
Source: David McEachan from Pexels
Ada banyak alasan menggunakan purchase order. Alasan paling penting untuk menggunakannya meliputi:
- Akurasi yang lebih baik dalam hal manajemen keuangan dan persediaan
- Peningkatan anggaran karena dana harus tersedia sebelum menerbitkan PO
- Pengiriman lebih cepat karena PO membantu menjadwalkan pengiriman ketika pembeli membutuhkannya.
Meski begitu, purchase order juga memiliki beberapa kelemahan, di antaranya adalah;
- Untuk pembelian yang lebih kecil, dokumen yang diperlukan harus ditambah.
- Kartu kredit dapat melayani tujuan yang sama dari sudut pandang keuangan.
Untuk perampingan proses pembelian, berinvestasi dalam sistem pesanan pembelian elektronik bisa menjadi pertimbangan. Hal ini untuk menghilangkan ketergantungan terhadap kertas, yang dapat dengan mudah hilang. Purchase order elektronik memudahkan untuk mendapatkan persetujuan yang diperlukan dari kepala departemen sebelum melakukan pembelian.
Otomasi memungkinkan untuk mencocokkan purchase order dengan pengiriman pesanan ke faktur dalam proses yang dikenal sebagai pencocokan tiga arah atau three-way matching. Hal ini dapat memastikan bahwa Anda hanya membayar barang yang dipesan dan diterima.
Sistem ini juga memungkinkan Anda membuat template purchase order sehingga membuat setiap pesanan lebih cepat, dan ada jejak audit yang memungkinkan siapapun untuk melihat tindakan apapun yang diambil saat pemesanan. Ini dapat membantu meningkatkan akuntabilitas karyawan untuk semua transaksi pembelian.
Baca Juga: 4 Tipe Purchasing Berdasarkan Tujuan Penggunaannya
Software purchase order dapat digunakan untuk melacak pembelian dari semua vendor. Dengan cara ini Anda dapat menemukan masalah jika terjadi hambatan pada vendor yang tidak mengirimkan tepat waktu atau seperti yang dijanjikan, atau apapun yang terjadi di luar ketentuan kontrak yang disepakati. Sistem pembelian juga memastikan bisnis dapat menganggarkan pembelian dan mengelola arus kas sehingga semuanya berjalan lancar.
Sistem ini juga dapat digunakan untuk mendapatkan informasi tentang manajemen inventaris, sehingga tidak perlu mengikat dana dalam inventaris tambahan, dan tidak ada risiko inventaris semakin menipis selama puncak musim.
Bahkan, usaha kecil dapat mengambil manfaat dari sistem purchase order karena sistem ini dapat melacak apa yang dibeli, kapan waktu pembelian, dan di mana tempat pembeliannya. Sistem purchase order yang tepat dapat membantu perusahaan bertumbuh dan membuat segalanya jauh lebih mudah.
Tentang ProcurA
ProcurA sebagai penyedia solusi e-procurement bisa menjadi pilihan Anda dalam mengelola strategi perusahaan. Anda juga dapat menggunakan software e-procurement dengan mengunjungi situs kami di sini. Sukses!