Sistem procurement automation adalah sistem yang memungkinkan Anda melakukan proses pengadaan hanya dalam satu platform secara otomatis. Anda hanya perlu menetapkan kebijakan dan alur kerja sebagai satu standarisasi sistem.
Dan karena sistem ini biasanya sudah terintegrasi dengan perangkat lunak akuntansi dan ERP yang sudah ada, tidak perlu banyak mengubah proses procurement. Anda dapat memilih proses mana yang ingin diotomatisasi sehingga bisa disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda.
Baca Juga: Apa Itu Procurement Specialist? Penjelasan Lengkapnya di Sini!
5 Alur Kerja dengan Sistem Procurement Automation
Jika Anda kebingungan proses apa saja yang penting untuk menerapkan sistem procurement automation, berikut sudah kami rangkum beberapa pilihannya.
1. Membuat Daftar Pembelian
Permintaan pembelian merupakan hambatan potensial pertama dalam alur kerja suatu procurement. Keterlambatan persetujuan dan kesalahan yang terjadi saat mengisi formulir permintaan dapat menyebabkan kendala yang signifikan di awal proses.
Solusinya? Adalah dengan membuat formulir digital pada sistem procurement automation yang mengisi otomatis informasi standar. Hal ini bisa membuat pekerjaan lebih hemat waktu, mengurangi kemungkinan kesalahan, dan membuat format tunggal untuk permintaan pembelian.
Setelah formulir ini dibuat, akan muncul notifikasi kepada pihak yang menyetujui, baik melalui email atau alat komunikasi perusahaan sehingga tidak akan ada permintaan baru yang terlewatkan.
2. Mencari Supplier
Pengadaan mengacu pada proses mengidentifikasi, mengevaluasi, dan memilih pemasok untuk menyediakan barang atau jasa yang memenuhi persyaratan perusahaan. Jika dilakukan manual, pengadaan seringkali membutuhkan waktu yang lebih lama.
Proses ini biasanya melibatkan penggunaan beberapa platform untuk menyelesaikan transaksi pengadaan, belum lagi terlalu banyak komunikasi bolak-balik yang terkadang dapat terputus, yang menyebabkan penundaan.
Dengan sistem procurement automation, Anda bisa mencari pemasok dengan platform terpusat untuk berkomunikasi, membandingkan tawaran, dan menyimpan dokumen terkait pengadaan. Wawasan berbasis produk berdasarkan harga, waktu pengiriman, dan lainnya bisa membantu Anda memilih pemasok terbaik dengan mudah.
Baca Juga: Jenis-Jenis e-Procurement, Sudah Tahu Belum?
3. Penerimaan Barang dan Jasa
Seperti halnya formulir permintaan pembelian, purchase order (PO) adalah dokumen yang paling baik distandarkan dan didigitalkan. Ini tidak hanya akan mempercepat proses dan mengurangi kesalahan, tetapi juga akan mempermudah proses di tahap selanjutnya dari proses P2P Anda.
Pesanan pembelian terpusat yang terisi otomatis akan membantu tim procurement. Mereka tidak perlu kerepotan melakukan pencocokan pada catatan barang diterima atau GRN. Hanya dalam satu sistem procurement automation, mereka bisa mengetahui supplier mana yang belum mengirimkan barang secara real time.
4. Pembayaran Kepada Supplier
Karena semuanya sudah tersentral dengan baik, pembayaran supplier bisa dilakukan tepat waktu, hal ini bisa membangun hubungan yang lebih kuat antara supplier dengan bisnis Anda. Jika permintaan pembelian, PO, faktur, dan catatan penerimaan semuanya diatur dalam satu sistem, tim account payable bisa lebih cepat untuk menyetujui pembayaran.
Baca Juga: Kelebihan dan Kekurangan e-Procurement
5. Riwayat Pembelian Perusahaan
Adanya sistem procurement automation bisa memudahkan Anda mengumpulkan informasi tentang pembelian sebelumnya dengan pencatatan data otomatis. Tim procurement pun bisa menggunakan data ini untuk membuat keputusan yang tepat.
Ketika sistem sudah terotomatisasi, maka Anda sudah memiliki sumber informasi terpusat tentang semua data pembelian. Akan jauh lebih mudah untuk mengidentifikasi apa yang tidak bekerja karena memiliki gambaran menyeluruh tentang keseluruhan proses.
Tim keuangan jadi terbantu saat membuat anggaran untuk kuartal atau tahun berikutnya karena data PO bisa mudah diakses saat tiba waktunya. Hanya sekali klik, Anda dapat melihat seluruh pengeluaran dan anggaran.
Adanya sistem procurement automation, bisa membuat rantai pasokan suatu bisnis berjalan lebih lancar. Hal ini pada akhirnya membantu suatu bisnis lebih bisa bersaing. Tunggu apa lagi? Yuk, segera konsultasikan bersama ProcurA untuk menemukan sistem procurement automation sesuai kebutuhan bisnis Anda.
Referensi:
https://tipalti.com/procurement-hub/procurement-automation/